¿Qué es una tarjeta de despensa para tus colaboradores? - Buk

Las tarjetas de despensa han dejado de ser solo un beneficio extra; ahora son una poderosa herramienta para impulsar el bienestar financiero y la motivación de tu equipo. Pero, ¿realmente sabes cómo sacarles todo el jugo? 

Las tarjetas de despensa es uno de los mejores beneficios que puedes ofrecer en tu empresa, pues al ser un medio electrónico de pago, terminan por ser una herramienta bastante práctica y conveniente para que un colaborador (o tú también 😉) puedan cubrir distintos tipos de gastos, como alimentación, vestimenta, transporte, entre otras cuestiones de su día a día. 

Pero, no todo termina en la conveniencia al momento de pagar, pues aunque no lo sepas, también pueden traer beneficios a tu organización, principalmente fiscales y organizacionales, ya que al incluirlos en tu estrategia de beneficios corporativos, no solo podrás reducir la carga fiscal, sino que también podrás aumentar la motivación y compromiso laboral, lo cual es lo mejor de este beneficio.

¿Quieres saber más acerca de las tarjetas de vales, y cómo puedes sacarles el mejor provecho? Entonces, sigue leyendo esta nota.

¿Qué es una tarjeta de despensa?

Las tarjetas de despensa son un beneficio corporativo que permite a los colaboradores recibir una parte de su compensación en forma de saldo destinado exclusivamente para la compra de alimentos y productos de consumo básico. Este beneficio, comúnmente regulado por las leyes laborales en varios países, es una alternativa moderna a los tradicionales vales de despensa en papel, ofreciendo una mayor flexibilidad y facilidad de uso para los colaboradores.

Este tipo de tarjeta es aceptada en una amplia red de tiendas y supermercados, lo que da a los colaboradores la libertad de gestionar mejor sus compras de productos esenciales, desde alimentos hasta productos de limpieza y otros artículos para el hogar.

Estrategias para sacarles el máximo provecho

Para las empresas, la clave está en implementar estrategias que permitan no solo ofrecer tarjetas de despensa, sino también educar a los colaboradores sobre cómo aprovecharlas de manera eficiente. Aquí algunas recomendaciones para maximizar su impacto:

• Capacitación financiera: Ofrecer talleres o seminarios sobre planificación financiera puede ayudar a los colaboradores a manejar mejor su presupuesto familiar, asegurando que aprovechen al máximo el saldo de sus tarjetas de despensa.
• Incentivos adicionales: Algunas empresas optan por combinar las tarjetas de despensa con otros beneficios como programas de recompensas o descuentos en ciertas tiendas. Esto no solo potencia el uso de las tarjetas, sino que también refuerza el vínculo entre empresa y colaboradores. 
• Revisión periódica de beneficios: Asegúrate de que el monto destinado a las tarjetas de despensa sea revisado de forma regular para que esté alineado con el costo de vida y las necesidades cambiantes de tus empleados.

¿Cómo funciona una tarjeta de despensa?

Una tarjeta de despensa es un instrumento electrónico que se entrega a los colaboradores como parte de sus prestaciones laborales, permitiéndoles adquirir productos básicos y de primera necesidad.

Su funcionamiento es muy similar al de una tarjeta de débito, pero con algunas diferencias clave en cuanto a su uso y restricciones. A continuación, te explicamos paso a paso cómo funciona:

• Asignación de saldo: Cada mes, la empresa deposita una cantidad de dinero en la tarjeta de despensa, monto que está exento de impuestos hasta un límite establecido por la legislación fiscal. El saldo no se recibe en efectivo, sino que está destinado exclusivamente para compras en tiendas y establecimientos autorizados.

• Uso en comercios afiliados: Las tarjetas de despensa sólo pueden utilizarse en ciertos comercios que están afiliados al sistema de pago de estos vales. Generalmente, incluyen supermercados, tiendas de abarrotes y establecimientos que venden productos alimenticios y básicos, como artículos de limpieza o higiene personal.

• Productos permitidos: Aunque las tarjetas de despensa permiten una gran flexibilidad en cuanto a dónde comprar, es importante recordar que están limitadas a la adquisición de productos de primera necesidad. Esto significa que no pueden utilizarse para la compra de productos como alcohol, tabaco o artículos que no sean considerados esenciales.

• Saldo acumulable: En la mayoría de los casos, el saldo de la tarjeta de despensa no caduca al finalizar el mes, lo que significa que, si no se gasta todo el monto en un periodo determinado, el saldo restante se acumula y puede utilizarse en el futuro. Esto ofrece flexibilidad para los colaboradores, quienes pueden planificar sus compras con mayor libertad.
• Seguridad y control: Las tarjetas de despensa, al igual que otros instrumentos electrónicos, suelen estar protegidas con un PIN para evitar su mal uso en caso de pérdida o robo. Además, muchas empresas brindan a sus colaboradores acceso a plataformas en línea donde pueden consultar el saldo disponible y revisar el historial de transacciones.

¿Cómo puede un software integral de RR.HH. facilitar la gestión diaria y maximizar los beneficios?

Como sabes, la gestión de vales de despensa es una de las que genera mayor carga administrativa y riesgo de error para Recursos Humanos y Finanzas.

Y es que el problema central no está en el beneficio en sí, sino en la desconexión de las plataformas que lo administran.

La mayoría de las herramientas de vales operan como "islas", completamente separadas del sistema donde "vive" la información real del colaborador: la nómina.

Esto obliga a los administradores a un proceso manual, repetitivo y propenso a errores:

1. Calcular la nómina en su sistema principal.
2. Exportar los montos y los datos de los colaboradores (a menudo en layouts o archivos de Excel).
3. Cruzar manualmente las incidencias (como faltas, incapacidades o nuevos ingresos) que afectan el cálculo del vale.
4. Cargar esos archivos en la plataforma externa de vales, rezando para que no haya un error en una celda.

Este "brinco" entre plataformas es una fuente constante de reprocesos y dobles capturas.

La solución: Nómina y Vales en un mismo lugar

El verdadero avance en la gestión de beneficios no es la tarjeta, es la plataforma. La solución ideal es aquella que conecta el beneficio directamente con el "cerebro" de la operación: la nómina.

Por ello en Buk conectamos la gestión de Vales de Despensa de forma nativa a nuestra plataforma de Nómina.

Esta no es una "integración" simple; es una conexión directa donde tu nómina alimenta automáticamente el monto a dispersar, eliminando la doble captura y los errores manuales, lo cual te ayuda a:

1. Automatización del Cálculo (Cero Reprocesos): Olvídate de los layouts. El cálculo de tu nómina ya considera las incidencias como faltas o incapacidades. Ese monto final es el que se usa para la dispersión de vales, asegurando que el cálculo sea siempre exacto.
2. Eliminación de Errores Manuales: Al no existir una doble captura de información entre sistemas, se elimina la principal fuente de errores humanos, garantizando que el colaborador reciba el monto correcto.
3. Gestión Centralizada y Trazabilidad: Desde la solicitud de nuevas tarjetas hasta la dispersión mensual, todo se gestiona y se rastrea desde la plataforma de Buk que ya conoces. Menos carga administrativa para RH, más control para Finanzas.

¿Cómo se usa una tarjeta de despensa y en dónde?

Las tarjetas de despensa son herramientas prácticas y accesibles que permiten a los colaboradores realizar sus compras de productos básicos de manera sencilla. A continuación, te mostramos cómo se utilizan y los tipos de establecimientos donde pueden ser empleadas:

1. Proceso de uso  

• Seleccionar productos: Escoge los artículos permitidos en la tienda.
• Presentar la tarjeta: Entrega la tarjeta al cajero al momento de pagar.
• Ingresar el PIN: Introduce tu PIN para completar la transacción.
• Confirmar la compra: Una vez aprobada, recibe tus productos.

2. Establecimientos donde se acepta 

Las tarjetas de despensa son generalmente aceptadas en:

• Supermercados: Para alimentos y productos de limpieza.
• Tiendas de abarrotes: Compras rápidas de productos esenciales.
• Farmacias: Medicamentos y artículos de higiene.
• Tiendas de limpieza: Productos de limpieza y cuidado del hogar.

3. Limitaciones en el uso 

No se pueden comprar:

• Alcohol y tabaco: Prohibidos por legislación.
• Artículos no esenciales: Solo se permiten productos de primera necesidad.

4. Consulta de saldo y control de gastos 

Los colaboradores pueden acceder a plataformas en línea o aplicaciones móviles para verificar su saldo y revisar el historial de transacciones, facilitando el control de sus gastos.

Conclusión

Las tarjetas de despensa son una opción de beneficio conveniente y flexible que permite a los colaboradores gestionar su presupuesto de manera efectiva. Al comprender cómo usarlas y dónde se aceptan, los colaboradores pueden maximizar el beneficio que ofrecen estas tarjetas, contribuyendo así a su bienestar financiero.

Buk: tu aliado para la gestión de vales de despensa

Más que un beneficio, los vales de despensa pueden convertirse en una herramienta que impulse la motivación y el bienestar de tu equipo. Con Buk, puedes automatizar su asignación desde la nómina, evitar errores y mantener toda la información actualizada y legalmente correcta. Así, tus colaboradores se sienten valorados mientras tú optimizas tiempo y recursos.

Agenda una llamada con nosotros y conoce cómo Buk puede transformar la gestión de vales de despensa en una ventaja para tu empresa y tu equipo.