Todo lo que necesitas saber sobre los vales de despensa

Hoy en día  siempre buscamos formas de conectar con las verdaderas necesidades de nuestros colaboradores, y los vales de despensa han demostrado ser mucho más que un simple extra en la nómina. Este beneficio tiene el poder de impactar directamente en el bienestar de las personas, aliviando gastos cotidianos y ofreciendo una ventaja tangible que los colaboradores valoran de inmediato.

¡En esta nota te explicamos por qué los vales de despensa son una herramienta imprescindible para fidelizar a los colaboradores!

¿Qué son los vales de despensa y cómo funcionan?

Los vales de despensa son un beneficio adicional que las empresas otorgan a sus colaboradores para apoyar en sus gastos de alimentación y productos básicos. Esta prestación, considerada superior a la ley y parte de la llamada previsión social, funciona como un medio de pago, generalmente a través de una tarjeta o cupones electrónicos, que los colaboradores pueden utilizar en establecimientos afiliados, como supermercados y tiendas de conveniencia.

En esencia, este beneficio cumple una doble función: por un lado, mejora el poder adquisitivo del colaborador, y por otro, refuerza el compromiso y la satisfacción laboral, lo que se traduce en mayor productividad y lealtad hacia la empresa.

¿Cómo se calculan los vales de despensa?

El cálculo de los vales de despensa depende de la política de cada empresa, ya sea mediante un porcentaje del salario del colaborador (entre el 8% y 12%) o un monto fijo mensual. Sin embargo, es importante considerar las disposiciones legales que rigen este beneficio.

De acuerdo con la Ley del Seguro Social y la Ley del Infonavit, los vales de despensa no forman parte del Salario Base de Cotización (SBC) para el IMSS, siempre y cuando su valor no exceda el 40% de una Unidad de Medida y Actualización (UMA) por día. Para 2024, el límite mensual establecido es de $1,320.21 pesos. Esto permite a las empresas otorgar este beneficio sin incrementar las obligaciones de seguridad social ni el costo fiscal.

Además, los vales de despensa también están exentos del Impuesto Sobre la Renta (ISR), siempre que se entreguen a través de monederos electrónicos autorizados por el SAT y se respeten los topes establecidos. Este esquema permite a las empresas incrementar el monto de los vales basándose en el valor vigente de la UMA, brindando un beneficio atractivo y fiscalmente eficiente tanto para las organizaciones como para los colaboradores.

¿Cuál es el límite máximo permitido para los vales de despensa?

Conocer los límites para los vales de despensa es crucial para empleadores y empleados, ya que afecta los beneficios fiscales.

• Límite mensual deducible: Según la Ley del ISR, el monto máximo mensual deducible es de $3,300.50 pesos.

• Cálculo mediante la UMA: Bajo el artículo 27 de la Ley del Seguro Social, el límite diario es de $108.57 pesos, y el mensual no debe exceder los $1,320.21 pesos.

La UMA 2024 y su impacto en el cálculo de vales de despensa 

La Unidad de Medida y Actualización (UMA) es crucial para determinar los límites de los vales de despensa en México. En 2024, este indicador establece que el monto máximo exento de Impuesto Sobre la Renta (ISR) debe ser equivalente al 40% de una UMA diaria, lo que influye directamente en el beneficio que las empresas pueden otorgar a sus empleados. Las empresas deben ajustar sus políticas de vales de despensa anualmente, garantizando que se mantengan dentro de los límites legales y continúen proporcionando un apoyo económico significativo a sus colaboradores.

Beneficios de los vales de despensa para empleados y empresas

Los vales de despensa ayudan a mejorar la estabilidad financiera de los colaboradores, su correcta implementación ofrece ventajas competitivas para las organizaciones, impactando de manera favorable en aspectos estratégicos y fiscales.

¿Qué puedes y no puedes comprar con los vales de despensa?

Los vales de despensa están diseñados para apoyar a los colaboradores en la adquisición de productos de primera necesidad, principalmente alimentos y productos básicos del hogar. Sin embargo, es importante saber que existen restricciones sobre lo que se puede y no se puede comprar con ellos. 

¿Qué si puedo comprar? 

Los vales de despensa generalmente se aceptan en supermercados, tiendas de autoservicio, y otros establecimientos que comercializan productos esenciales. Entre los artículos que se pueden adquirir destacan: 

¿Qué no puedo comprar? 

Aunque los vales ofrecen flexibilidad en la compra de productos esenciales, no pueden ser utilizados para adquirir productos que no se consideran parte de la canasta básica o que no son esenciales. Algunos de los artículos que no pueden comprarse incluyen:

¿Qué necesita tu empresa para dar vales de despensa?

Para implementar un sistema de vales de despensa efectivo y cumplir con las normativas legales, las empresas deben considerar varios aspectos clave:

Elección del Proveedor

• Proveedor autorizado: Es fundamental establecer un contrato con un proveedor que esté autorizado para emitir monederos electrónicos de vales de despensa.
• Facturación: Asegúrate de recibir facturas electrónicas del proveedor, lo que facilitará el manejo contable.

Registros Empresariales

• Actualización de registros: Mantén actualizada la documentación empresarial y asegúrate de estar registrado en el Régimen Federal de los Trabajadores.
• Salud fiscal: No debes tener deudas fiscales pendientes y permitir auditorías del SAT cuando sea necesario.
• Contabilidad segura: Es esencial llevar un registro exhaustivo de la contabilidad y contar con un sistema informático seguro para proteger la información.

Acuerdo y Comunicación con Empleados

• Presupuesto definido: Destina un presupuesto específico para los vales de despensa, asegurando su viabilidad financiera.
• Plan claro: Establece un plan escrito que detalle el monto y la forma de pago, garantizando transparencia en la entrega de este beneficio.
• Igualdad en la entrega: Asegúrate de que todos los colaboradores reciban esta prestación de manera equitativa.
• Uso y restricciones: Comunica claramente los usos permitidos y las restricciones de los vales de despensa para evitar confusiones.

Cumplimiento Normativo

• Transparencia y gestión: Seguir estos pasos no solo garantiza un manejo adecuado de los vales de despensa, sino que también promueve una cultura de transparencia y responsabilidad dentro de la empresa.

Cómo elegir el mejor proveedor de vales de despensa para tu negocio

 Elegir el proveedor adecuado de vales de despensa puede marcar una gran diferencia en la efectividad de este beneficio para tus empleados y en la satisfacción general de tu equipo. Aquí te presentamos algunos aspectos clave a considerar para tomar una decisión informada:

• Reputación y experiencia: Investiga la trayectoria del proveedor en el mercado. Opta por aquellos con buenas referencias y una sólida experiencia en la gestión de vales de despensa.

• Variedad de opciones: Un buen proveedor debe ofrecer diversas modalidades de entrega, como monederos electrónicos o vales físicos, y una amplia red de establecimientos donde se puedan utilizar.

• Cumplimiento legal: Asegúrate de que el proveedor cumpla con todas las regulaciones fiscales y laborales, garantizando que los vales estén exentos de impuestos y sean deducibles para tu empresa.

• Servicio al cliente: Evalúa la calidad del servicio al cliente que ofrece el proveedor. La disponibilidad de soporte y asesoría puede ser crucial para resolver cualquier inconveniente que surja.

• Costo y transparencia: Compara los costos de los diferentes proveedores y asegúrate de que no haya tarifas ocultas. Un proveedor transparente te permitirá planificar mejor tu presupuesto.

• Facilidad de implementación: Elige un proveedor que ofrezca una integración sencilla con tus sistemas de nómina y recursos humanos, lo que facilitará la gestión de los vales de despensa.

Los vales de despensa son un beneficio fundamental que mejora el bienestar de los empleados y ofrece ventajas fiscales para las empresas. Este apoyo económico permite a los colaboradores destinar recursos a alimentos y productos básicos, contribuyendo a su estabilidad financiera. Elegir un proveedor adecuado y utilizar monederos electrónicos facilita su implementación y uso. En conjunto, estos factores fomentan un ambiente laboral más positivo y comprometido, lo que ayuda a atraer y retener talento.

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