Hoy en día, contar con un sistema de gestión de activos eficiente es esencial para maximizar el ciclo de vida de los activos y a su vez, garantizar un flujo de trabajo fluido.
Con el nuevo módulo de gestión de activos de Buk, sacar el máximo provecho a cada activo, se vuelve sencillo. Descubre cómo y de qué manera.
¿Qué es un sistema de gestión de activos y por qué es clave para el área de RR.HH.?
Un sistema de gestión de activos es una herramienta que permite supervisar, controlar y administrar todos los recursos físicos o digitales de una empresa a lo largo de su ciclo de vida, de principio a fin.
Sin embargo, si nos enfocamos en el contexto de Recursos Humanos, el sistema de gestión de activos es esencial por varias razones. Conócelas a fondo:
- Asignación eficiente de recursos: Garantiza que cada colaborador cuente con las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de acuerdo a su rol desde el primer día.
- Seguimiento de activos: Permite visualizar quien dispone de un activo y el estado en el que se encuentra, facilitando su recuperación si es el caso y asegurando su mantenimiento cuando sea necesario.
- Automatización de procesos: Simplifica tareas administrativas como la generación de documentos de entrega y recepción.
- Cumplimiento normativo: Centraliza la documentación relacionada con los activos, facilitando auditorías y asegurando el cumplimiento de normativas laborales.
Toma en cuenta que la falta de entrega o de evidencia puede dar lugar a multas desde $27,142 MXN hasta $ 542,850 MXN por infracción, dependiendo del tamaño de la empresa y la gravedad de la falta.
¿Cuáles son las ventajas de usar un software de gestión de activos, como Buk, en tu organización?
Implementar un software especializado en la gestión de activos como Buk, ofrece múltiples beneficios, entre los más importantes están:
- Reducción de costos: Al optimizar el uso y mantenimiento de los activos, se evitan gastos innecesarios.
“Según Capterra, el 71% de los profesionales de RR.HH. ha perdido equipos no devueltos por colaboradores, con un valor promedio de hasta 2.000 USD por unidad. Por lo tanto, Buk facilita su seguimiento y recuperación, reduciendo pérdidas y riesgos de seguridad.”
- Mayor productividad: Los colaboradores pueden acceder a las herramientas adecuadas en el momento oportuno, mejorando su desempeño en el día a día.
- Toma de decisiones informada: Proporciona datos precisos sobre el estado de los activos, permitiendo tomar decisiones estratégicas más acertadas.
- Mejora en la planificación: Facilita la programación de mantenimiento y/o reemplazo con anticipación, eliminando interrupciones en la gestión diaria del equipo.
Tal vez te interese: Normativas en la Gestión de Activos: Lo que RH debe saber
¿Cómo un software de gestión de activos impacta en la experiencia del colaborador?
Adaptación: Los colaboradores reciben las herramientas necesarias desde el primer día, lo que facilita su integración al equipo y acelera su desempeño.
Seguridad: Al tener visibilidad sobre los activos que tiene asignados, el colaborador asume con mayor claridad sus responsabilidades, lo que contribuye a un entorno más ordenado y seguro para todos.
Transparencia total: Cada persona puede consultar fácilmente, desde su ficha en la plataforma, los activos que tiene asignados, promoviendo claridad y responsabilidad en su uso.
¿Cómo funciona el nuevo sistema de gestión de activos de Buk?
El módulo de gestión de activos de Buk es una solución completa y fácil de usar que te permite acceder a:
- Inventario centralizado: Administra todos los activos desde una única plataforma, con información actualizada en tiempo real. ¡Dile adiós a las planillas excel!
- Integración con RR.HH.: Vincula los activos a la ficha del colaborador, facilitando la asignación de los recursos y el seguimiento.
- Automatización de flujos: Permite establecer procesos de aprobación y generación de documentos de manera automática.
- Personalización por cargo: Asocia activos específicos a roles o áreas, asegurando que cada empleado reciba lo necesario para su función.
- Reportes detallados: Genera informes sobre el uso, estado y movimientos de los activos, aportando a la toma de decisiones.
En concreto, ¿qué aporta exactamente esta nueva funcionalidad?
- Catálogo de productos a partir del cual se crea el inventario
- Inventario de todos los activos de la empresa, independiente en el estado en el que se encuentre
- Creación de atributos personalizados
- Asignación de activos a colaboradores
- Registro y control de cada movimiento que tiene un activo
- Visualizar el listado de activos asignados en la ficha de cada colaborador
- Exportadores personalizados
- Vista de solicitudes por asignar para el -Administrador de activos
- Integración con workflow para solicitar activos durante cualquier etapa del ciclo de vida de un colaborador
¡Qué maravilla! ¿No crees? Optimizar el ciclo de vida de los activos tanto tangibles como intangibles nunca había sido tan sencillo como ahora, dejándolo todo en manos de Buk, te aseguras de que todo funcione como se debe.
Entonces, ¿Cómo y con qué módulos se integra esta nueva función?
El nuevo módulo de Gestión de Activos se conecta de forma inteligente con distintos módulos clave de Buk para automatizar procesos, mejorar el control y asegurar una trazabilidad completa.
- Firma y Gestión Documental: Automatiza la generación y firma de documentos al asignar activos
Cada producto puede vincularse con una plantilla específica, generando actas de entrega automáticamente, listas para ser firmadas digitalmente y accesibles tanto para el colaborador como para el administrador.
- Workflows: Centraliza la solicitud y aprobación de activos a través de flujos personalizados. Al aprobarse una solicitud, esta se registra automáticamente en el sistema y notifica al área correspondiente, agilizando la entrega de recursos como laptops, audífonos y más.
Tus activos, bajo control con Buk
¿Equipos perdidos? ¿Asignaciones sin seguimiento? Eso quedó atrás. Con el nuevo módulo de Gestión de Activos de Buk, centralizas todo el inventario de tu empresa en un solo lugar y automatizas procesos clave como asignaciones, mantenimiento y generación de documentos.
Gestiona cada recurso con claridad, desde su adquisición hasta su baja, con trazabilidad total y alineación directa con el área de Recursos Humanos. Así reduces riesgos, evitas compras innecesarias y aseguras que cada colaborador tenga justo lo que necesita para trabajar.
¿Listo para simplificar el control y maximizar la eficiencia? Contáctanos para conocer cómo Buk puede ayudarte a lograrlo.