El secreto mejor guardado para hacer más eficientes las tareas cotidianas, es el orden. Piensa que, mientras mejor organices la información, podrás acceder más fácil a ella para hacer tu trabajo en menos tiempo del que pensabas. Para ello, los sistemas de gestión documental son una de las mejores herramientas que puedes utilizar hoy en día.
No por nada, estos sistemas están obteniendo cada vez más protagonismo en las empresas, sobre todo ahora que generan más información que nunca antes. Esto coloca a diferentes herramientas digitales como una parte fundamental para mantener la productividad, la competitividad y, sobre todo, el orden.
De acuerdo con Microsoft, 8 de cada 10 pymes en México han comenzado a apoyarse en nuevas tecnologías para mantenerse competitivas. Sin duda, esto ha sido un buen comienzo para avanzar hacia lo digital, sin embargo aún falta madurar y conocer más beneficios como los que pueden brindar los sistemas de gestión documental.
Si tomamos en cuenta que la gestión de documentos nos ayuda a administrar, almacenar, controlar y rastrear archivos e información con mayor facilidad, digitalizar este proceso puede traer aún más beneficios.
Para los equipos de recursos humanos, por ejemplo, un sistema para la gestión de documentos puede ser de gran utilidad, ya que:
Por otra parte, implementar un sistema de este tipo puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la productividad de una empresa a nivel general, pues al ser utilizado por diferentes equipos, se fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.
Teniendo claros sus beneficios, conoce en concreto las funciones que tienen los sistemas de gestión documental para eficientar las labores de las empresas:
Ahora que sabes lo importante que son estos sistemas, debes tomar en cuenta que existen diferentes herramientas al respecto. Todas y cada una de ellas con ventajas únicas que pueden beneficiar en mayor o menor medida a tu empresa.
Justo por esta razón, debes cerciorarte de elegir un software que ofrezca las funciones y características mencionadas arriba, así como la posibilidad de validar documentos con firma digital, manejar distintos tipos de archivos, y determinar un ciclo de vida para los documentos, permitiendo su eliminación de manera certificada y segura.
¿Crees que un sistema para la gestión de documentos te ayudaría a tener procesos más ordenados? ¿Qué característica te gustaría incluir en tu software actual? Cuéntanos en los comentarios
Por último, dentro de las características más importantes que no deben pasarse por alto en estas herramientas son las relacionadas a la seguridad de la información.
Las herramientas más avanzadas suelen contar con medidas de cifrado, copias de seguridad automatizadas y controles de acceso, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo de datos confidenciales, proporcionando así mayor tranquilidad en términos de protección y seguridad de la información de tu compañía.
En resumen, un sistema de gestión documental puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad. Al centralizar y organizar tus documentos de manera digital, puedes acceder rápidamente a la información relevante, mejorar la colaboración entre equipos y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
¿Cada día ves pilas más grandes de documentos que debes gestionar en tu compañía? Es normal, las empresas están generando un mayor número de información. Lo que no es normal, es no contar con un sistema que te ayude a clasificar y ordenar todos tus archivos.
Por ello, Buk te ofrece un software integral de gestión documental de clase mundial, el cual también te permite realizar tareas de gestión de personal, pago automatizado de nómina e incluso propiciar la comunicación fluida entre colaboradores y áreas.
Con el software de Buk, podrás olvidarte de papeleo innecesario y de tener que buscar datos específicos entre montones de documentos.
Confía en Buk para la gestión de los datos de tu empresa, y salta al terreno de los beneficios digitales. ¡Contáctanos!