El secreto mejor guardado para hacer más eficientes las tareas cotidianas, es el orden. Piensa que, mientras mejor organices la información, podrás acceder más fácil a ella para hacer tu trabajo en menos tiempo del que pensabas. Para ello, los sistemas de gestión documental son una de las mejores herramientas que puedes utilizar hoy en día.
No por nada, estos sistemas están obteniendo cada vez más protagonismo en las empresas, sobre todo ahora que generan más información que nunca antes. Esto coloca a diferentes herramientas digitales como una parte fundamental para mantener la productividad, la competitividad y, sobre todo, el orden.
De acuerdo con Microsoft, 8 de cada 10 pymes en México han comenzado a apoyarse en nuevas tecnologías para mantenerse competitivas. Sin duda, esto ha sido un buen comienzo para avanzar hacia lo digital, sin embargo aún falta madurar y conocer más beneficios como los que pueden brindar los sistemas de gestión documental.
¿Cómo puede beneficiar a tu empresa un sistema de gestión documental?
Si tomamos en cuenta que la gestión de documentos nos ayuda a administrar, almacenar, controlar y rastrear archivos e información con mayor facilidad, digitalizar este proceso puede traer aún más beneficios.
Para los equipos de recursos humanos, por ejemplo, un sistema para la gestión de documentos puede ser de gran utilidad, ya que:
- Centraliza archivos: toda la información se encuentra y almacena en un solo lugar, lo cual evita que se “traspapele” o se pierda entre otros datos.
- Gestión segura en la nube: esto reduce riesgos de que la información sea destruida, se extravíe definitivamente o se vea dañada, algo bastante probable cuando se trabaja con discos duros o papel.
- Procesos más eficientes: estas herramientas estructuran el flujo de información, permitiendo una fácil indexación y ubicación de datos, de esta forma, agilizando tiempos y reduciendo cargas de trabajo.
- Gestión documental escalable: los sistemas siempre te brindarán el espacio necesario para almacenar los que necesites, aún cuando aumente tu flujo de datos.
Por otra parte, implementar un sistema de este tipo puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la productividad de una empresa a nivel general, pues al ser utilizado por diferentes equipos, se fomenta la colaboración y el trabajo en equipo.
Sistemas de gestión documental: funciones y características clave
Teniendo claros sus beneficios, conoce en concreto las funciones que tienen los sistemas de gestión documental para eficientar las labores de las empresas:
- Establecer reglas y políticas que marquen la pauta y faciliten la creación y la administración de documentos
- Organizar de manera ordenada y lógica toda la información
- Garantizar que cualquier dato que se busque estará disponible de manera inmediata y fácil
- Conservar de forma segura los documentos
- Determinar estrategias sólidas a nivel técnico
¿Cómo elegir el mejor sistema de gestión documental?
Ahora que sabes lo importante que son estos sistemas, debes tomar en cuenta que existen diferentes herramientas al respecto. Todas y cada una de ellas con ventajas únicas que pueden beneficiar en mayor o menor medida a tu empresa.
Justo por esta razón, debes cerciorarte de elegir un software que ofrezca las funciones y características mencionadas arriba, así como la posibilidad de validar documentos con firma digital, manejar distintos tipos de archivos, y determinar un ciclo de vida para los documentos, permitiendo su eliminación de manera certificada y segura.
Funciones que debes considerar:
- Ofrezca un control en los accesos para mantener datos resguardados y sin posibilidad de que caigan en manos equivocadas
- Permita generar las plantillas que sean necesarias con llenado automático para eficientar aún más los procesos
- Tenga carga masiva de documentos, seguimiento de modificaciones y tareas pendientes
¿Crees que un sistema para la gestión de documentos te ayudaría a tener procesos más ordenados? ¿Qué característica te gustaría incluir en tu software actual? Cuéntanos en los comentarios
Por último, dentro de las características más importantes que no deben pasarse por alto en estas herramientas son las relacionadas a la seguridad de la información.
Las herramientas más avanzadas suelen contar con medidas de cifrado, copias de seguridad automatizadas y controles de acceso, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo de datos confidenciales, proporcionando así mayor tranquilidad en términos de protección y seguridad de la información de tu compañía.
En resumen, un sistema de gestión documental puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad. Al centralizar y organizar tus documentos de manera digital, puedes acceder rápidamente a la información relevante, mejorar la colaboración entre equipos y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
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