Ahora que la tecnología es un elemento crucial para la gestión de personas, implementar un software de RR.HH. no es un proceso que se deba tomar a la ligera; va mucho más allá de crear un usuario y contraseña a los colaboradores: aquí te explicamos por qué.
Implementar un software de RR.HH. no se reduce a habilitar accesos o cargar información solo por que sí. Hacerlo correctamente implica un cambio organizacional, la adopción por parte del equipo y claro, una estrategia clara desde el primer día.
Cuando el proceso no se toma en serio, las consecuencias pueden ser tiempo perdido, desgaste interno y decisiones mal informadas que afectan la operación diaria y la percepción del área de Recursos Humanos. Conozcamos más de cerca los 5 errores más comunes al implementar un software de RR.HH. ¡Toma nota!
Uno de los errores más frecuentes ocurre cuando la implementación se diseña únicamente desde la perspectiva del área de RR.HH. Toma en cuenta que, al final, el colaborador también lo usa y, de hecho, la idea es precisamente simplificar varios procesos para mejorar su experiencia.
Cuando el uso del software es complejo o poco intuitivo, los empleados no saben cómo sacarle provecho, por lo tanto, aumentan las solicitudes manuales y se genera retrabajo para RR.HH.
Asegúrate de que el software sea amigable o fácil de navegar para los colaboradores de todas las generaciones. Además, imparte capacitaciones, manuales o incluso workshops en donde expliques cómo utilizarlo.
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Otro error muy común es asumir que “el equipo aprenderá sobre la marcha”. En realidad, la curva de aprendizaje es uno de los mayores riesgos en cualquier implementación tecnológica.
Si no te preparas y no consideras elementos de aprendizaje como un plan de capacitación, acompañamiento durante el cambio y comunicación clara acerca del objetivo que tiene la implementación, esto puede causar que los colaboradores opten por no usar el software.
Arma un calendario en donde consideres tiempos, desde días y horas que tendrán que dedicar los colaboradores para sus capacitaciones, además, designa expertos, a los que cualquier trabajador pueda contactar en caso de dudas, esto producirá seguridad, cercanía y confianza.
Muchas organizaciones realizan la implementación de un software de RR.HH. sin definir qué esperan lograr con él. En este punto, seguro no es necesario profundizar más, pues está claro que cuando no hay indicadores claros, es imposible medir el éxito de la implementación o justificar la inversión.
Recomendación para evitarlo:
No te fijes únicamente en el costo. Si, claro que sabemos que es un aspecto muy importante, sin embargo si no consideras variables como la reducción de tareas administrativas, la disminución de errores en procesos críticos, la mejora en la toma de decisiones y el impacto en la retención de talento, la percepción de valor va perder sentido con el tiempo y no se tendrán claras las mejoras que trajo consigo la decisión.
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Una implementación sin un alcance claramente definido ocurre cuando no se establece qué módulos se implementarán, en qué orden y con qué nivel de profundidad.
Por ejemplo, existen softwares como Buk, que son modulares, lo que quiere decir que, es posible primero implementar un módulo de nómina, para después adicionar evaluación de desempeño o reportería. Si esto no está claro desde el principio, los equipos pueden asumir que el software resolverá más cosas de las que realmente se contemplaron en esta etapa, generando frustración interna y externa.
Define desde el inicio cuáles procesos y módulos formarán parte de la implementación inicial y cuáles quedarán para fases posteriores. Documenta estos acuerdos y comunícalos a todos los involucrados para evitar confusión y asegurar un avance ordenado.
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Implementar un nuevo software de RR.HH. sin considerar la migración de datos es quizá uno de los errores más graves dentro de este proceso. Esto ocurre con frecuencia cuando la organización ya utiliza otro software de RR.HH. o cuando pasa de soluciones especializadas (por ejemplo, solo nómina) a un sistema “todo en uno”.
Asumir que la información se migrará “sin problema” o dejar esta etapa para el final genera reprocesos, validaciones de última hora y desconfianza en los datos. Si tienes suerte, la implementación puede avanzar técnicamente, pero la operación diaria se ve afectada cuando los equipos no encuentran información correcta o histórica en el nuevo sistema.
Antes de iniciar la implementación, define si la información que necesitas se puede migrar, desde dónde, en qué formato y quién será responsable de validarla. Trabaja este plan junto con el proveedor y considera tiempos para la consolidación de los datos, pruebas y ajustes. Una migración bien planificada es clave para asegurar continuidad operativa y una adopción exitosa.
Una implementación exitosa no es la que termina más rápido, sino la que logra equilibrio entre:
Si estos elementos se alinean, la tecnología se convertirá en un plus que mejore la cultura organizacional y además, maximice la eficiencia en los procesos.
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Si tu respuesta es “Si” en la mayoría de los siguientes puntos, entonces estás en el camino correcto:
☐ Se definieron responsables claros para liderar la implementación.
☐ Se consideró la experiencia del colaborador desde el día uno.
☐ Se tomó en cuenta la capacitación y comunicación como parte del plan.
☐ Se definieron indicadores claros para medir el éxito de la implementación y el ROI.
☐ Se consideró el acompañamiento del proveedor durante el proceso como un factor decisivo para tomar la decisión.
En caso de que alguno de estos puntos esté en duda, entonces es una señal de que la implementación necesita ajustes antes de avanzar.
Implementar un software de RR.HH. impacta directamente en cómo funcionará la organización en el día a día. No se trata solo de activar una plataforma, sino de acompañar a las personas en el cambio y de asegurarse que sea la mejor opción para simplificar procesos que por años han sido manuales.
Una buena implementación convierte la tecnología en una aliada; una mala, en una barrera silenciosa. Así que, antes de avanzar, vale la pena que la organización se pregunte: ¿Estamos preparados para adoptar esta herramienta o solo para contratarla?
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