Sin duda, la firma digital es la forma más confiable y segura para firmar un documento de manera electrónica, además te ayuda a cumplir con todas las normas y reglas de México, para que tus documentos sean válidos legalmente.
Conforme avanza la digitalización, la seguridad y la protección de la información son más prioritarias para las empresas. Solo en 2021, el uso de herramientas de firma digital aumentó un 26% en comparación con la época previa a la pandemia.
Con la firma digital se puede: tener un alto nivel de seguridad en cuanto a la identidad de cada colaborador que firma un documento, corroborar la autenticidad de diferentes tipos de archivos y reducir las probabilidades de fraude y falsificación.
Por eso, esta tecnología se ha vuelto la mejor forma de agilizar la protección de la información en las empresas. ¿Te interesa implementarla en tu compañía? Sigue leyendo para conocer todo acerca de la firma digital.
Como si se tratase de un mecanismo de seguridad, la firma digital es un proceso que garantiza dos aspectos fundamentales de la gestión documental: la autenticidad del firmante y la integridad del mensaje. A este proceso se le conoce como criptografía de clave pública o asimétrica.
La criptografía de clave pública usa y genera dos claves, una pública y otra privada, las cuales se encargan de encriptar, mandar y descifrar mensajes.
A continuación te explicamos el proceso de criptografía de clave pública con el que funciona la firma digital:
De esta forma, las empresas se aseguran de contar con tres aspectos fundamentales para la seguridad de su información: la autenticación de quien firma, la existencia de un mensaje y la integridad de la información.
La firma digital cuenta con muchas ventajas para proteger y validar la información:
Con esto, los equipos administrativos, legales y de gestión de personas, pueden agilizar sus procesos y asegurar un buen uso de la información de sus colaboradores, cumpliendo con los lineamientos que establece la Ley de Firma Electrónica Avanzada (art. 7 y 8).
Se debe garantizar la autenticidad e integridad de los documentos y mensajes. Al firmar un documento de forma digital, esta tecnología asegura que quien firma es quien dice ser, y que el documento no ha sido modificado. Esto es importante en el mundo empresarial, donde la firma de contratos y acuerdos es común y requiere una forma infalible de asegurar que las partes involucradas están de acuerdo con los términos y condiciones establecidas.
La firma digital puede prevenir el fraude, la falsificación de documentos, y consecuencias legales y financieras. De hecho, 72 % de los líderes considera que los documentos digitales les han permitido garantizar la continuidad de los negocios en circunstancias vulnerables, de acuerdo con un estudio de Adobe.
La firma digital tiene como objetivo principal proporcionar una forma segura y eficiente de verificar la autenticidad e integridad de los documentos y mensajes electrónicos en línea.
Es común que los términos "firma electrónica" y "firma digital" se usen indistintamente, pero en realidad no son lo mismo. Ambas cumplen la función de validar documentos sin necesidad de papel ni tinta, pero su nivel de seguridad y reconocimiento legal puede variar.
Es normal pensar que son lo mismo, sin embargo, sí existen algunos puntos que diferencian un concepto del otro, en seguida lo exploramos a detalle:
Firma electrónica:
Firma digital:
¿Entonces, cuál es mejor?
Digamos que por practicidad, una firma digital puede ahorrarte pasos extra, por ejemplo, un contrato con una firma escaneada podría requerir pruebas adicionales para su validez.En cambio cuando se utiliza una firma digital, está respaldada por un certificado, lo que significa que tiene plena validez legal y mayor seguridad.
Así que te recomendamos tomarlo en cuenta para la próxima.
Las organizaciones alrededor del mundo están utilizando la firma digital como un diferenciador que puede acelerar procesos y traer múltiples beneficios.
La competitividad en el mundo globalizado es cada vez más dura, por lo que los corporativos buscan la mayor cantidad de herramientas posibles, para así volverse más competentes y enfrentar de mejor manera los distintos retos, sin importar el mercado al que pertenecen.
La firma digital significa varios beneficios para las empresas, incluyendo la reducción de costos relacionados con la gestión de papeles y documentos.
En el mundo de los negocios el tiempo es dinero. El ahorro que las firmas electrónicas pueden traer consigo no solo es monetario, también es de tiempo: el 65% de las organizaciones que utilizan papel y tinta para recolectar firmas de distintas personas aseguran que estos procesos suelen tomar un día laboral completo.
¿Tu compañía ya cuenta con un sistema para la gestión de firma digital? ¿Crees que pueda ayudarte a mejorar los procesos de papeleo y gestión documental? ¡Cuéntanos en los comentarios!
Para ayudarte a entender 100% sobre este tema, recopilamos algunas de las preguntas más frecuentes que pueden ayudarte a tener todo el contexto.
Sí, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código de Comercio establecen que la firma digital tiene el mismo valor que una firma autógrafa, siempre que esté certificada por una entidad autorizada.
Una firma digital válida debe estar protegida con criptografía y contar con un certificado digital emitido por el SAT.
Depende. Para documentos internos o acuerdos privados, una firma digital puede ser suficiente. Sin embargo, toma en cuenta que también existen trámites que requieren firmas certificadas ante un notario por ejemplo.
La e.firma del SAT es una firma digital oficial utilizada para trámites fiscales propios de la misma entidad. Sin embargo, también existen firmas digitales emitidas por proveedores privados y que tienen validez en distintos contextos.
Ahora que tienes toda la información que necesitas, podrás tomar decisiones más certeras y elegir la mejor opción para firmar documentos importantes.
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¡Comienza a firmar tus documentos de manera digital y segura! ¡Contáctanos y crea lugares de trabajo más felices!