Sin duda, la firma digital es la forma más confiable y segura para firmar un documento de manera electrónica, además te ayuda a cumplir con todas las normas y reglas de México, para que tus documentos sean válidos legalmente.
Conforme avanza la digitalización, la seguridad y la protección de la información son más prioritarias para las empresas. Solo en 2021, el uso de herramientas de firma digital aumentó un 26% en comparación con la época previa a la pandemia.
Con la firma digital se puede: tener un alto nivel de seguridad en cuanto a la identidad de cada colaborador que firma, corroborar la autenticidad de diferentes tipos de archivos y reducir las probabilidades de fraude y falsificación.
Por eso, esta tecnología se ha vuelto la mejor forma de agilizar la protección de la información en las empresas. ¿Te interesa implementarla en tu compañía? Sigue leyendo para conocer todo acerca de la firma digital.
¿Cómo funciona la firma digital?
Como un mecanismo de seguridad, la firma digital es un proceso que garantiza la autenticidad del firmante y la integridad del mensaje. A este proceso se le conoce como criptografía de clave pública o asimétrica.
La criptografía de clave pública usa y genera dos claves, una pública y otra privada, las cuales se encargan de encriptar, mandar y descifrar mensajes.
A continuación te explicamos el proceso de criptografía de clave pública con el que funciona la firma digital:
- El firmante usa un software de firma digital para crear dos claves, una privada y una pública.
- La clave privada se guarda en el dispositivo de quien firma y se usa para crear la firma digital, mientras que la clave pública se comparte con quien recibe el documento.
- La persona que firma, usa su clave privada para crear una firma digital en el documento. Que se crea a través de un algoritmo matemático que codifica el documento y la clave privada de quien firma.
- La persona que recibe el documento puede verificar la autenticidad de la firma digital usando la clave pública del firmante. Para hacerlo, el receptor también hace uso de un software de verificación de firma digital, que usa el mismo algoritmo matemático con el que se hizo la firma digital.
- Si la firma digital es auténtica, el software de verificación lo confirmará y considerará que el documento no haya sido modificado desde que se creó la firma digital.
De esta forma, las empresas se aseguran de contar con tres aspectos fundamentales para la seguridad de su información: la autenticación de quien firma, la existencia de un mensaje y la integridad de la información.
Beneficios de la firma digital
La firma digital cuenta con muchas ventajas para proteger y validar la información:
- Ahorra tiempo: Elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos.
- Aumenta la seguridad: Verifica la autenticidad e integridad de un documento, ayudando a prevenir falsificaciones.
- Mejora la eficiencia: Permite una rápida transmisión de documentos y mensajes, acelerando los procesos administrativos.
Con esto, los equipos administrativos, legales y de gestión de personas, pueden agilizar sus procesos y asegurar un buen uso de la información de sus colaboradores, cumpliendo con los lineamientos que establece la Ley de Firma Electrónica Avanzada (art. 7 y 8).
El objetivo de la firma digital
Se debe garantizar la autenticidad e integridad de los documentos y mensajes. Al firmar un documento de forma digital, esta tecnología asegura que quien firma es quien dice ser, y que el documento no ha sido modificado. Esto es importante en el mundo empresarial, donde la firma de contratos y acuerdos es común y requiere una forma infalible de asegurar que las partes involucradas están de acuerdo con los términos y condiciones establecidas.
La firma digital puede prevenir el fraude, la falsificación de documentos, y consecuencias legales y financieras. De hecho, 72 % de los líderes considera que los documentos digitales les han permitido garantizar la continuidad de los negocios en circunstancias vulnerables, de acuerdo con un estudio de Adobe.
La firma digital tiene como objetivo principal proporcionar una forma segura y eficiente de verificar la autenticidad e integridad de los documentos y mensajes electrónicos en línea.
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