Hoy en día, las empresas adoptan nuevas herramientas y tecnologías para ser más productivas y llevar a cabo sus tareas de forma más eficiente. Una de estas herramientas es la firma digital de documentos, la cual permite firmar y compartir documentos de forma digital, sin necesariamente tener que imprimirlos o compartirlos de manera física.

Imagina poder firmar un contrato mientras estás en una cafetería o en el parque, sin necesidad de papel ni complicaciones. La firma digital ha transformado la manera en que gestionamos documentos, convirtiéndose en una herramienta esencial para la digitalización de las empresas.

No solo es una opción más sostenible, sino que también ofrece otros beneficios significativos, como la disminución de tiempo de espera y la reducción de errores en los procesos. Aquí analizaremos cómo la firma digital de documentos puede beneficiar a tu empresa y por qué es una herramienta clave para las organizaciones modernas

.

¿Quieres saber más acerca de este tema? Sigue leyendo y descubre sus increíbles beneficios.

¿Qué es la firma digital de documentos?

La firma digital de documentos permite a las personas firmar documentos de forma electrónica, y en México tiene la misma validez legal que una firma autógrafa o manuscrita. Este es un proceso seguro y legal, que usa la tecnología para asegurar la autenticidad e integridad del documento.

Esta herramienta cada vez es más popular, gracias a su conveniencia, rapidez y seguridad, en comparación con las firmas autógrafas y físicas. Para una solución integral, nuestra plataforma ofrece un avanzado módulo de Firma Digital y Gestión de Documentos, diseñado para optimizar y simplificar este proceso en tu empresa.

Funcionamiento:

La firma digital utiliza criptografía para crear una huella digital única que se adjunta al documento. Esto garantiza que cualquier alteración posterior al documento sea detectable, asegurando así su integridad. Al firmar un documento digitalmente, se utiliza una clave privada que corresponde a una clave pública conocida por todos, lo que permite verificar la autenticidad del firmante.

Validez Legal:

En México, la firma digital es reconocida y tiene la misma validez legal que una firma manuscrita gracias a diversas leyes y regulaciones, como el Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Estas leyes establecen que los documentos firmados digitalmente son admisibles como prueba en los tribunales y tienen el mismo peso legal que los documentos firmados a mano.

Seguridad:

La firma digital ofrece altos niveles de seguridad. Utiliza algoritmos de cifrado avanzados que protegen los datos del documento y la firma. Además, incorpora características como la autenticación multifactor, la trazabilidad y la capacidad de generar evidencia de no repudio, lo que significa que el firmante no puede negar haber firmado el documento.

Respecto a la legislación Mexicana, la firma digital se encuentra fundamentada por distintas normas:

• El Código de Comercio (art. 89,93,94 y 1205)
• El Código Civil Federal (art. 1803,1811,1834)
• El Código Federal de Procedimientos Civiles (210-A)
• El Código Nacional de Procedimientos Penales y la Ley Federal del Trabajo: (art. 776):

“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes […] 

                      VIII. […] Documento digital, firma electrónica o contraseña”

Por tanto, el uso de la firma electrónica es válido para la emisión, remisión y conservación de documentos laborales, como: contratos, adendas, boletas de pago, certificados, liquidación de beneficios sociales y otros. 

La firma electrónica es válida cuando cumple con los lineamientos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada (art. 7 y 8). Los requisitos son:

1. Equivalencia Funcional: Satisface el requisito de firma, al igual que una firma autógrafa.
2. Autenticidad: Permite comprobar la identidad de los firmantes y verifica que la persona sea quien dice ser.
3. Integridad: Los documentos no se pueden borrar ni modificar (son fijos e inalterables) y generan data única, como quiénes son los firmantes, su email, la fecha y hora, IP, Token único y código QR. 
4. Neutralidad tecnológica: Cuenta con políticas de seguridad, como la norma ISO-27001 para la total privacidad de datos.
5. No repudio: Se puede comprobar y garantizar la autoría del firmante.
6. Confidencialidad: El documento sólo puede ser visto por quien firma y su receptor.

¿Por qué es importante la firma digital de documentos?

La firma digital de documentos es importante porque ofrece numerosos beneficios para las empresas:

1. Ahorra tiempo y dinero: Elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y firmar documentos físicos, evitando los costos de envío y almacenamiento de papel.
2. Proceso eficiente y rápido: Todo el proceso, tanto la firma como el envío de documentos, se puede realizar en línea.
3. Más seguro: La tecnología utilizada garantiza la autenticidad e integridad del documento, siendo un método más seguro que la firma manuscrita en papel.
   

Firma digital de documentos: Beneficios y ventajas 

La firma digital de documentos ofrece una gran cantidad de beneficios y ventajas para las empresas. Te compartimos algunos de los más importantes:

• Ahorro de tiempo y dinero: La firma digital elimina la necesidad de imprimir, enviar y almacenar documentos en papel, ahorrando tiempo, costos de envío, recursos y espacio.
• Eficiencia y rapidez: El proceso de firma y envío de documentos es más rápido y eficiente, realizándose completamente en línea con solo unos clics.
• Seguridad: La tecnología garantiza la autenticidad e integridad del documento y la firma, siendo más segura que la firma en papel.
• Aumento de la productividad: Al reducir tiempos y costos, las empresas pueden dedicar más tiempo y recursos a actividades importantes.
• Comodidad: La firma digital permite firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siendo más conveniente que la firma en papel.

Ejemplos de firma digital de documentos

Hay muchos ejemplos del uso de la firma digital de documentos del mundo empresarial, algunos de ellos son:

• Contratos: La firma digital de contratos es una práctica común. Incluye contratos de trabajo, de compra-venta, acuerdos de confidencialidad, entre otros.
• Autorizaciones: Las autorizaciones para trámites legales, también se pueden firmar digitalmente. Un ejemplo es la autorización para un representante legal.
• Acuerdos de confidencialidad: Los acuerdos de confidencialidad, un ejemplo claro y conciso sobre documentos que idealmente deben firmarse de manera segura y confidencial.
• Certificados: Se pueden firmar certificados digitalmente. Esto permite que los usuarios puedan verificar la autenticidad del certificado de una forma más eficiente y segura.
• Facturas y pagos: A su vez, se pueden firmar facturas digitalmente, esto permite que los usuarios puedan procesar y enviar facturas de una forma eficiente y segura.
  
  

¡Cuéntanos! ¿En tu organización ya cuentan con una herramienta para la firma digital de documentos?

¡Optimiza todos tus procesos de gestión de personas!

Buk es un software integral de gestión de personas, con el que puedes firmar tus documentos de forma digital para optimizar recursos, tiempo y asegurar la protección y almacenamiento de información relevante.

Además, con nuestra plataforma también puedes gestionar el cálculo de tu nómina, el proceso de reclutamiento y onboarding, las evaluaciones de desempeño, la comunicación con tus colaboradores, ¡y mucho más! Para que puedas hacer de tu empresa, un lugar de trabajo más feliz.

¿Qué esperas para unirte a Buk? ¡Agenda una llamada con nosotros para que te contemos todos los detalles!