Hoy en día, las empresas adoptan nuevas herramientas y tecnologías para ser más productivas y llevar a cabo sus tareas de forma más eficiente. Una de estas herramientas es la firma digital de documentos, la cual permite firmar y compartir documentos de forma digital, sin necesariamente tener que imprimirlos o compartirlos de manera física.
La firma digital de documentos, no solo es una opción más sostenible, además ofrece otros beneficios, como la disminución de tiempo de espera y errores en los procesos. Aquí analizaremos cómo es que las empresas se benefician de la firma digital de documentos y por qué es una herramienta clave para las organizaciones.
¿Qué es la firma digital de documentos?
La firma digital de documentos permite a las personas firmar documentos de forma electrónica, y en México tiene la misma validez legal de una firma autógrafa o manuscrita.
Este es un proceso seguro y legal, que usa la tecnología para asegurar la autenticidad e integridad del documento. Esta herramienta cada vez es más popular, gracias a su conveniencia, rapidez y seguridad, en comparación con las firmas autógrafas y físicas.
Respecto a la legislación Mexicana, la firma digital se encuentra fundamentada por distintas normas:
- El Código de Comercio (art. 89,93,94 y 1205)
- El Código Civil Federal (art. 1803,1811,1834)
- El Código Federal de Procedimientos Civiles (210-A)
- El Código Nacional de Procedimientos Penales y la Ley Federal del Trabajo: (art. 776):
“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes […]
VIII. […] Documento digital, firma electrónica o contraseña”
Por tanto, el uso de la firma electrónica es válido para la emisión, remisión y conservación de documentos laborales, como: contratos, adendas, boletas de pago, certificados, liquidación de beneficios sociales y otros.
La firma electrónica es válida cuando cumple con los lineamientos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada (art. 7 y 8). Los requisitos son:
- Equivalencia Funcional: Satisface el requisito de firma, al igual que una firma autógrafa.
- Autenticidad: Permite comprobar la identidad de los firmantes y verifica que la persona sea quien dice ser.
- Integridad: Los documentos no se pueden borrar ni modificar (son fijos e inalterables) y generan data única, como quiénes son los firmantes, su email, la fecha y hora, IP, Token único y código QR.
- Neutralidad tecnológica: Cuenta con políticas de seguridad, como la norma ISO-27001 para la total privacidad de datos.
- No repudio: Se puede comprobar y garantizar la autoría del firmante.
- Confidencialidad: El documento sólo puede ser visto por quien firma y su receptor.
¿Por qué es importante la firma digital de documentos?
La firma digital de documentos es importante porque ofrece numerosos beneficios para las empresas:
- Ahorra tiempo y dinero: Elimina la necesidad de tener que imprimir, enviar por correo y firmar documentos físicos. Evitando los costos de envío y el almacenamiento de papel.
- Permite un proceso más eficiente y rápido: Todo el proceso, tanto la firma como el envío de documentos, se puede realizar en línea.
- Es más seguro: La tecnología utilizada garantiza la autenticidad e integridad del documento, siendo un método más seguro que la firma manuscrita en papel.
Firma digital de documentos: Beneficios y ventajas
La firma digital de documentos ofrece una gran cantidad de beneficios y ventajas para las empresas. Te compartimos algunos de los más importantes:
- Ahorro de tiempo y dinero
Al no tener que imprimir, enviar físicamente o almacenar documentos en papel, se ahorra una gran cantidad de tiempo, costos de envío, uso de recursos (papel) y espacio de almacenamiento.
- Eficiencia y rapidez
El proceso de firma y envío de documentos es más eficiente y rápido. Todo el proceso se puede realizar en línea, desde avisar que ya se compartió el documento de forma digital, hasta la firma después de unos cuantos clics.
- Seguridad
Hoy en día, la tecnología que se utiliza, garantiza la autenticidad e integridad del documento y de la firma digital real de la persona. Lo que significa que este es un proceso mucho más seguro que la firma en papel.
- Aumento de la productividad
Al reducir los tiempos y costos relacionados con la firma física de documentos, las empresas pueden aumentar su productividad, dedicando su tiempo y recursos a otras labores relevantes.
- Comodidad
Es un proceso que se puede realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento, haciendo que la firma digital sea mucho más conveniente que la firma en papel.
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