Firma electrónica y firma digital: Diferencias

La firma electrónica y la firma digital son dos conceptos muy parecidos, que incluso a veces son tratados como sinónimos. Sin embargo, es importante que las empresas tengan claro qué es cada una y cuáles son sus diferencias, pues esto permite sacarles mejor provecho y usarlas para optimizar los diferentes procesos de la organización.

De hecho, más del 40% de las empresas mexicanas se han aventurado a implementar procesamiento de datos en alguna medida. Sin embargo, queda camino por recorrer, cosas por aprender, y este es el caso de las firmas digitales. Es por eso que en este artículo definiremos qué es cada una y cómo pueden usarse.

¿Qué es una firma electrónica y cómo funciona?

La firma electrónica es un concepto legal y se compone de una serie de autenticaciones en formato electrónico. Son datos que se asocian entre sí y son utilizados por una persona para reemplazar a su firma normal o autógrafa.

Sirve como una forma fácil y rápida para autenticar diversos documentos, validando la voluntad de quien firma, de manera remota. Poner una firma electrónica involucra la verificación de un procedimiento o acción, utilizando un medio electrónico que deja un registro de la fecha y la hora en que se rubricó.

Existen diversos tipos:

• Simple o estándar: La firma digital simple es de verificación sencilla, pasa a través de una cuenta y luego de una clave para ser validada. No usa certificados digitales de autenticación, pero tiene validez jurídica. 

• Avanzada: La firma digital avanzada se compone de un grupo de datos, que van dentro de un mensaje, para validar la legitimidad de la persona que firma.
• E.firma: Esta firma requiere de un certificado digital y se usa para trámites ante el SAT.
  

¿Qué es una firma digital y cómo funciona?

Una firma digital es el complemento de algunas firmas electrónicas, como la e.firma, que implica implementaciones técnicas que aplican algoritmos de criptografía para generar un certificado digital.

A diferencia de la firma electrónica, la digital es un elemento que recopila y almacena los datos del firmante, de manera segura, avalando de este modo su autenticidad e integridad.

Son caracteres que suelen adjuntarse al final de algún documento, de modo que se le dé seguridad y validez. De este modo el receptor del documento firmado puede identificar al emisor o firmante, así como certificar y constatar que no hubo modificaciones en dicho documento, y es el original.

Firma electrónica y firma digital: Principales diferencias

Sus diferencias radican en:

• Su naturaleza: Mientras la firma electrónica es de índole legal y tiene un marco normativo, la firma digital no posee naturaleza jurídica y está hecha para encriptar datos.

• Certificados: La firma digital debe de tener certificados emitidos por prestadores de servicios facultados por las autoridades competentes. Se aplica en la firma electrónica avanzada, mientras que la firma electrónica estándar no necesita esto.

• Los casos de uso: No todos los documentos necesitan de un certificado digital, y basta con utilizar la firma electrónica estándar. Sin embargo, hay documentos delicados que deben de tener las capas de seguridad brindadas por la firma digital.

Beneficios de usar firmas digitales y firmas electrónicas

La firma digital es muy importante en el mercado latinoamericano, con un valor estimado de 435,057 millones de dólares en 2023. Las investigaciones especializadas consideran que este mercado podría valer casi 908,000 millones de dólares en 2032, solo en la región latinoamericana.

La digitalización, el trabajo remoto, los procesos simplificados, la ciberseguridad y la conciencia ambiental son los principales impulsores del mercado de la firma digital en Latinoamérica, mismo que seguirá creciendo a grandes pasos, por lo que las empresas deberían incluirlo en sus planes a mediano y corto plazo.

• Digitalización:Las empresas de la región siguen digitalizando sus procesos y operaciones, esfuerzos para los que la firma digital es un aliado eficaz.
• Cumplimiento legal: Las firmas electrónicas facilitan la conformidad con regulaciones y leyes, que se establecen en varios países para reconocer la validez legal de esta clase de firmas. 
• Eficiencia operativa: El uso de firmas digitales y electrónicas puede mejorar significativamente los tiempos de procesos y la eficiencia operativa, característica crucial en el trabajo remoto o híbrido.
• Impacto ambiental: Al reducir la necesidad de documentos físicos, las empresas pueden disminuir su huella de carbono y promover prácticas más ecológicas; de acuerdo con TheWorldCounts, el papel representa el 50% de los desperdicios en el mundo empresarial, por lo que digitalizar los procesos y las aprobaciones, gracias a las firmas electrónicas, puede ayudar en este tema.

¿Tu empresa usa algún tipo de firma electrónica o digital en sus documentos? ¿Consideras que este proceso optimiza tiempos? ¡Cuéntanos en los comentarios!

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