El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI 4.0 es un documento clave para emitir correctamente los comprobantes de nómina de los trabajadores, pues debe incluir el desglose completo de salarios, ingresos, deducciones, fecha de pago y periodo de pago, entre otros datos fundamentales.
La implementación de esta nueva versión ha planteado una serie de retos para los equipos contables y/o encargados de la nómina en las empresas, entre ellos nuevos procesos y estipulaciones para el timbrado, pasos adicionales de certificación por parte del SAT, la ampliación de información para el complemento de nómina, entre otros más.
Por ello aquí te contamos a detalle todo lo que necesitas saber acerca de la emisión del CFDI 4.0, sus cambios, nuevas disposiciones y su impacto en la gestión de nómina.
¿Qué es el CFDI 4.0?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento electrónico clave en el sistema fiscal mexicano, que permite la validación de las transacciones comerciales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Con la versión 4.0, se introducen mejoras y cambios relevantes en la estructura de los comprobantes para adaptarse a nuevas regulaciones y brindar mayor claridad en la facturación electrónica.
Novedades y cambios en el CFDI 4.0
El objetivo de toda empresa es crecer ¿cierto? Sin embargo, esto también puede significar que los procesos administrativos tiendan a ser más complejos.
Previendo esto, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), anunció hace un par de años una serie de cambios importantes en la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI, dando paso a la versión 4.0, la más actual. Su uso se hizo obligatorio a partir de abril del 2023.
No obstante, para los contribuyentes que emiten facturas con complemento de nómina, la autoridad fiscal amplió este plazo hasta el 1 de julio del mismo año, por lo que ahora las empresas están obligadas a realizarlas en la nueva versión 4.0.
A pesar de ello, el SAT estima que el 30% de las empresas aún no emiten el Comprobante Fiscal Digital por Internet o factura en su versión 4.0.
Estos cambios apuntan a llevar un mejor control fiscal por parte de la autoridad, a fin de evitar fraudes y esclarecer procesos y procedimientos tanto para los contribuyentes.
Principales cambios y novedades del CFDI en 2026 (Revisión E)
Recientemente, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha dado a conocer la actualización más reciente (Revisión E) de la CFDI 4.0, en el cual se introducen modificaciones diseñadas para mejorar el reporte de ingresos por parte de los empleadores y evitar errores comunes en el timbrado.
Aquí te compartimos las novedades más relevantes:
- Nuevas reglas para Importes Gravados y Exentos: El SAT ha ajustado las validaciones para que no existan nodos vacíos de forma errónea. Ahora, si registras "0" en el importe exento, el importe gravado debe ser forzosamente superior a "0", y viceversa. Esto obliga a las empresas a definir claramente la naturaleza de cada percepción.
- Nuevas claves para Días de Descanso: Para dar mayor visibilidad a los pagos extraordinarios, se incorporan claves específicas en el catálogo c_TipoPercepcion:
- 054: Días de descanso laborados.
- 055: Días de descanso obligatorios laborados.
De la mano de esto, se agregan claves de deducción (108 a 111) para realizar ajustes específicos sobre estos conceptos. - Actualización del Subsidio al Empleo:Debido a los cambios en los límites salariales para 2026, el SAT actualizó los valores mínimos y máximos para el atributo SubsidioCausado. El valor mínimo soportado pasa de 407.02 a 628.00, ajustando los factores de cálculo para reflejar la realidad económica actual.
- Corrección en Devoluciones de ISR: La clave "Otros Pagos 001" se ha modificado para que, a partir de 2026, solo se utilice para reintegros de ISR que fueron retenidos en exceso y que no se entregaron al SAT.
- Restricción en la Clave 038: Para la clave de percepción "038 – Otros ingresos por salarios", se ha implementado una validación estricta que exige registrar el valor "0" en atributos específicos; de lo contrario, el recibo será rechazado automáticamente por el sistema.
Pasos para emitir un CFDI 4.0 válido en 2026
La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI 4.0) para el pago de nómina es una tarea crítica para una empresa responsable. Este proceso implica la generación y entrega de comprobantes fiscales a los colaboradores como constancia del pago recibido y, al mismo tiempo, cumple con las obligaciones fiscales requeridas.
Como sabrás, el proceso puede llegar a ser engorroso dadas los nuevos requerimientos del SAT o el tamaño de la nómina global, por ello aquí te compartimos algunos pasos para emitir un CFDI 4.0 válido:
Paso 1: Preparación de la Información
Antes de emitir un CFDI 4.0 de nómina, es fundamental contar con la información precisa y completa de los colaboradores, incluyendo sus datos personales, cédula o constancia de situación fiscal, salarios, deducciones y conceptos adicionales. Además, es necesario conocer y determinar las fechas de pago y la estructura de la nómina.
Paso 2: Selección del Sistema de Facturación Electrónica
El siguiente paso es elegir o utilizar un sistema de facturación electrónica que cumpla con los requisitos fiscales vigentes y, sobre todo, que sea compatible con el CFDI 4.0. Asegúrate de que el sistema pueda generar los archivos .XML necesarios para el timbrado.
Paso 3: Generación del CFDI 4.0
Utiliza el sistema seleccionado para generar el CFDI 4.0 de nómina. Este documento debe contener información detallada sobre los conceptos de ingresos y deducciones, así como los datos fiscales de la empresa y del colaborador. Es crucial que la información sea precisa y esté actualizada para evitar errores y/o sanciones.
Paso 4: Timbrado del CFDI
El timbrado es el proceso en el cual el CFDI es validado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para garantizar su autenticidad y cumplimiento fiscal. El PAC asigna un sello digital y un código QR al CFDI, lo que lo convierte en un documento válido ante las autoridades.
Paso 5: Certificación de Facturas Digitales
Después del timbrado, el CFDI debe ser certificado y almacenado electrónicamente en cumplimiento con los lineamientos fiscales. Esto implica el resguardo seguro de los CFDI para futuras auditorías o consultas.
Importancia del Comprobante de Situación Fiscal en el Cálculo de Nómina
El comprobante o constancia de situación fiscal, obtenido a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT), es esencial en el proceso de cálculo de nómina. Este documento permite a los responsables de nómina verificar los datos fiscales de los colaboradores y aplicar correctamente las tasas de retención de impuestos.
Sin una constancia de situación fiscal actualizada, el cálculo de nómina puede ser incorrecto y generar problemas tanto para la empresa como para el colaborador.
La emisión adecuada de un CFDI 4.0 para el pago de nómina, garantiza el cumplimiento fiscal y la transparencia en los pagos a los colaboradores, al tiempo que asegura un cálculo preciso de nómina.
El conocimiento y cumplimiento de estos procesos son esenciales para mantener una operación financiera y fiscal sólida en cualquier empresa.
Herramientas y plataformas para generar CFDI 4.0 sin errores
La actualización tecnológica es la mejor aliada para enfrentar estos cambios. Herramientas como Buk permiten a los equipos de recursos humanos automatizar estas transiciones. Buk ya contempla las disposiciones legales vigentes, facilitando:
- La generación de archivos XML y PDF con los nuevos catálogos de 2026.
- El cálculo automático de impuestos y subsidios actualizados.
- La centralización de la información para evitar discrepancias con el SAT.
Con una plataforma integral, tu empresa puede dejar de preocuparse por los tecnicismos de las revisiones del SAT y enfocarse en lo más importante: el bienestar de sus colaboradores.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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