CFDI 4.0: Guía práctica para la gestión de nómina y RR.HH

El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI 4.0 es un documento clave para emitir correctamente los comprobantes de nómina de los trabajadores, pues debe incluir el desglose completo de salarios, ingresos, deducciones, fecha de pago y periodo de pago, entre otros datos fundamentales.

La implementación de esta nueva versión ha planteado una serie de retos para los equipos contables y/o encargados de la nómina en las empresas, entre ellos nuevos procesos y estipulaciones para el timbrado, pasos adicionales de certificación por parte del SAT, la ampliación de información para el complemento de nómina, entre otros más.

Por ello aquí te contamos a detalle todo lo que necesitas saber acerca de la emisión del CFDI 4.0, sus cambios, nuevas disposiciones y su impacto en la gestión de nómina.

¿Qué es el CFDI 4.0?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento electrónico clave en el sistema fiscal mexicano, que permite la validación de las transacciones comerciales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Con la versión 4.0, se introducen mejoras y cambios relevantes en la estructura de los comprobantes para adaptarse a nuevas  regulaciones y brindar mayor claridad en la facturación electrónica. 

Novedades y cambios en el CFDI 4.0

 El objetivo de toda empresa es crecer ¿cierto? Sin embargo, esto también puede significar que los procesos administrativos tiendan a ser más complejos.

Previendo esto, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), anunció hace un par de años una serie de cambios importantes en la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI, dando paso a la versión 4.0, la más actual. Su uso se hizo obligatorio a partir de abril del 2023.

No obstante, para los contribuyentes que emiten facturas con complemento de nómina, la autoridad fiscal amplió este plazo hasta el 1 de julio del mismo año, por lo que ahora las empresas están obligadas a realizarlas en la nueva versión 4.0.

A pesar de ello, el SAT estima que el 30% de las empresas aún no emiten el Comprobante Fiscal Digital por Internet o factura en su versión 4.0.

Estos cambios apuntan a llevar un mejor control fiscal por parte de la autoridad, a fin de evitar fraudes y esclarecer procesos y procedimientos tanto para los contribuyentes. 

Principales cambios y novedades de la CFDI 4.0

La versión 4.0 del CFDI introduce varias modificaciones diseñadas para mejorar la precisión y la transparencia en los procesos de facturación electrónica. Entre las principales novedades destacan:

1. Datos adicionales: El CFDI 4.0 incluye nuevos campos obligatorios que proporcionan más información sobre la factura. Ahora es necesario detallar el código postal, domicilio fiscal y régimen fiscal tanto del emisor como del receptor. Además, se requiere la clave del producto o servicio y una descripción detallada de los bienes o servicios facturados.

2. Nuevos catálogos: Se actualizan los catálogos de códigos y claves utilizados en las facturas electrónicas, lo que facilita la estandarización de la información. Esto también permite identificar si las operaciones realizadas están sujetas a impuestos indirectos, como el IVA.

3. Complemento de Comercio Exterior: Este complemento permite incluir información adicional en las facturas relacionadas con operaciones de comercio exterior. Detalla aspectos clave como la mercancía, su transporte y los impuestos vinculados a estas transacciones.

4. Cancelación de facturas: Con el CFDI 4.0, el proceso de cancelación se vuelve más controlado y transparente. Se han establecido nuevos plazos (hasta el 31 de enero del siguiente año fiscal) y es obligatorio incluir el motivo de cancelación. Además, en algunos casos, se debe emitir una nueva factura que sustituya a la anterior.

 
5. Validación previa: Antes de emitir un CFDI 4.0, es fundamental validar que los datos del emisor y receptor sean correctos y cumplan con los requisitos del SAT, evitando rechazos y errores en la facturación.

6. Validaciones adicionales: Además de la validación interna, los proveedores de certificación de CFDI ahora realizan validaciones adicionales (timbrado), garantizando la fiabilidad, seguridad y confianza en la emisión de las facturas.

7. Mayor control sobre impuestos: La nueva versión proporciona más detalles sobre la retención y traslado de impuestos, permitiendo un cálculo más exacto y reduciendo errores fiscales.

Otro de los cambios a destacar, es que el SAT ahora tendrá la facultad de cancelar el certificado digital y la e.firma si el contribuyente o alguno de los accionistas de la empresa no está al corriente de sus obligaciones fiscales, lo que podría impedir la emisión de comprobantes fiscales, afectar o retrasar pagos y generar múltiples sanciones.

Al final, el CFDI 4.0 no deja de ser una versión mejorada y actualizada de la factura electrónica, que incluye más información detallada, cambios en los procedimientos de cancelación y nuevos estándares para asegurar la precisión y validez de los comprobantes fiscales digitales.

Pasos para emitir un CFDI 4.0 válido

La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI 4.0) para el pago de nómina es una tarea crítica para una empresa responsable. Este proceso implica la generación y entrega de comprobantes fiscales a los colaboradores como constancia del pago recibido y, al mismo tiempo, cumple con las obligaciones fiscales requeridas.

Como sabrás, el proceso puede llegar a ser engorroso dadas los nuevos requerimientos del SAT o el tamaño de la nómina global, por ello aquí te compartimos algunos pasos para emitir un CFDI 4.0 válido: 

Paso 1: Preparación de la Información

Antes de emitir un CFDI 4.0 de nómina, es fundamental contar con la información precisa y completa de los colaboradores, incluyendo sus datos personales, cédula o constancia de situación fiscal, salarios, deducciones y conceptos adicionales. Además, es necesario conocer y determinar las fechas de pago y la estructura de la nómina.

Paso 2: Selección del Sistema de Facturación Electrónica

El siguiente paso es elegir o utilizar un sistema de facturación electrónica que cumpla con los requisitos fiscales vigentes y, sobre todo, que sea compatible con el CFDI 4.0. Asegúrate de que el sistema pueda generar los archivos .XML necesarios para el timbrado.

Paso 3: Generación del CFDI 4.0

Utiliza el sistema seleccionado para generar el CFDI 4.0 de nómina. Este documento debe contener información detallada sobre los conceptos de ingresos y deducciones, así como los datos fiscales de la empresa y del colaborador. Es crucial que la información sea precisa y esté actualizada para evitar errores y/o sanciones.

Paso 4: Timbrado del CFDI

El timbrado es el proceso en el cual el CFDI es validado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para garantizar su autenticidad y cumplimiento fiscal. El PAC asigna un sello digital y un código QR al CFDI, lo que lo convierte en un documento válido ante las autoridades.

Paso 5: Certificación de Facturas Digitales

Después del timbrado, el CFDI debe ser certificado y almacenado electrónicamente en cumplimiento con los lineamientos fiscales. Esto implica el resguardo seguro de los CFDI para futuras auditorías o consultas.

Importancia del Comprobante de Situación Fiscal en el Cálculo de Nómina

El comprobante o constancia de situación fiscal, obtenido a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT), es esencial en el proceso de cálculo de nómina. Este documento permite a los responsables de nómina verificar los datos fiscales de los colaboradores y aplicar correctamente las tasas de retención de impuestos.

Sin una constancia de situación fiscal actualizada, el cálculo de nómina puede ser incorrecto y generar problemas tanto para la empresa como para el colaborador.

La emisión adecuada de un CFDI 4.0 para el pago de nómina, garantiza el cumplimiento fiscal y la transparencia en los pagos a los colaboradores, al tiempo que asegura un cálculo preciso de nómina.

El conocimiento y cumplimiento de estos procesos son esenciales para mantener una operación financiera y fiscal sólida en cualquier empresa.

Herramientas y plataformas para generar CFDI 4.0

La reforma fiscal de 2022 ha traído cambios importantes, exigiendo que las empresas actualicen sus sistemas de facturación electrónica con nuevos campos y realicen modificaciones a los cálculos de retenciones, así como a los pagos de obligaciones fiscales. Para las áreas de recursos humanos, esto implica no solo una actualización tecnológica, sino también la inversión de tiempo en capacitación para asegurar que se cumplan correctamente todas las disposiciones fiscales.

Sin embargo, este desafío también representa una gran oportunidad para modernizarse y mejorar sus procesos.

Hoy en día, la tecnología brinda a las áreas de recursos humanos múltiples herramientas para digitalizar y automatizar sus tareas, incluyendo el cálculo y pago de nómina a sus colaboradores. Esto no solo facilita el cumplimiento de las nuevas normativas, sino que también reduce el riesgo de errores y optimiza el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Buk, por ejemplo, es un sistema modular que permite a los equipos de recursos humanos realizar y expedir recibos de nómina con validez fiscal, de manera eficiente y cumpliendo con las disposiciones legales. Algunas de sus principales funcionalidades incluyen:

• Organizar toda la información de nómina en una plataforma centralizada y generar distintas fórmulas de cálculo (mensual, quincenal o semanal).
• Generar los archivos del proceso de nómina en los formatos necesarios (XML o PDF) para facilitar el cierre de mes.
• Automatizar el cálculo de nómina, descuentos de impuestos y de seguridad social, asegurando el cumplimiento con la legislación vigente y reduciendo la carga administrativa.
• Reportar toda la información necesaria al SAT para cumplir con las obligaciones fiscales derivadas de los pagos a los colaboradores.
• Monitorear el gasto en nómina de tu empresa, con la posibilidad de crear reportes personalizados, asignar diferentes perfiles de acceso y compartirlos con otros usuarios.
• Ofrece reportes generales con gráficos en línea, lo que facilita el análisis y la toma de decisiones.

Con herramientas como Buk, las áreas de recursos humanos pueden enfrentar los desafíos que impone la reforma fiscal mientras se benefician de la modernización de sus procesos, asegurando un manejo más eficiente y preciso de la nómina.

¡En Buk, transformamos la gestión de Recursos Humanos en tu empresa!

Somos Buk un software integral de recursos humanos diseñado para facilitar todas tus operaciones, desde la gestión de nómina y control de asistencia, hasta la gestión de talento y desarrollo organizacional. Con Buk, podrás centralizar todos los procesos de RR.HH. en una plataforma intuitiva y automatizada, lo que te permitirá optimizar tiempos, mejorar la productividad y tomar decisiones más estratégicas basadas en datos en tiempo real. Nuestras soluciones están pensadas para adaptarse a las necesidades de tu equipo y asegurar una administración eficiente en cada área.

Así que, para optimizar las operaciones de tu empresa, las soluciones digitales que ofrece Buk en gestión de asistencia traen múltiples beneficios.

Si quieres descubrir más sobre cómo Buk puede ayudarte a crear un espacio de trabajo más feliz, agenda una breve llamada con nosotros para conocerte y contarte a detalle acerca de nuestras soluciones.