Sello digital: ¿Qué es y por qué es importante? - Buk

Hoy por hoy, debido al auge de la era digital, la seguridad y autenticidad de los documentos son dos pilares invaluables que garantizan confiabilidad y eficacia. En este sentido, una de las  ventajas de un documento que te hace sentir más seguro,  es el sello digital.

Pero, ¿qué es exactamente y cómo funciona? En este artículo, te explicamos su utilidad, ventajas y el gran impacto que tiene en la gestión de Recursos Humanos.

¿Qué es un sello digital y cómo funciona?

El sello digital es una herramienta tecnológica que autentica y protege facturas electrónicas. Funciona como una especie de "huella digital" única que se genera a partir de un conjunto de datos específicos, la idea de este elemento es asegurar la integridad del contenido.

¿Cómo funciona?

1. Generación del sello: Se crea con una clave privada proporcionada por el SAT. 
2. Protección de datos: Usa métodos especiales para asegurar que la información sea auténtica. 
3. Validación: Cuando alguien recibe un documento con sello digital, puede verificar su fiabilidad a través de la clave pública correspondiente.
4. Uso en documentos fiscales y empresariales: Es indispensable para emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI), recibos de nómina y facturas electrónicas. 

Como puedes notar, el sello digital no solo protege la información, sino que también optimiza procesos administrativos, facilita la gestión documental para las empresas y garantiza la veracidad de archivos. 

¿Cuáles son los beneficios del sello digital? 

Son múltiples las ventajas que entrega el sello digital para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos.

Entre las más importantes están:

• Seguridad : Verifica que el documento no ha sido modificado desde su emisión, lo que te protege contra fraudes o alteraciones.
• Regulación: Cumples con este requisito impuesto por el SAT, el cual es esencial en la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y otros documentos oficiales. 
• Optimización: Reduce la necesidad de archivos físicos y a su vez,  mejora la eficiencia operativa.
• Automatización: Se saca provecho de la tecnología, ahorrando tiempo en la firma y validación masiva de documentos.

Al implementar el sello digital, no solo se refuerza la seguridad, sino que también impulsa la transformación digital en las empresas.

¿Cómo tramitar el sello digital ante el SAT?

El Servicio de Administración Tributaria, o más comúnmente conocido como SAT, genera un Certificado de Sello Digital, el cual avala que las organizaciones cuentan con un sello digital y por lo tanto, se puede confiar en la transparencia de los documentos.

Para obtenerlo,  se deben seguir estos pasos oficiales según el SAT:

1. Generar la solicitud de certificado a través de la aplicación Certifica. 
2. Subir la solicitud en la aplicación CertiSAT Web.
3. Esperar la aprobación del SAT, proceso que suele tardar aproximadamente 24 horas.
4. Descargar el certificado desde el portal del SAT.

¡Ojo! Es importante contar con la firma digital vigente, pues está directamente vinculada al proceso de emisión del CSD.

Entonces, ¿Cuáles son las diferencias entre sello digital y firma digital? 

Sabemos que el sello digital y la firma digital pueden parecer similares, pero debes tomar en cuenta que cumplen funciones distintas. Consulta el siguiente cuadro comparativo:

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Ahora que las diferencias están claras, podrás utilizar cada herramienta de manera adecuada.

Hablemos de la importancia del sello digital en la gestión de RH

Dentro del mundo de RR.HH, el sello digital es crucial en la confiabilidad de procesos. En resumen, podríamos decir que su importancia recae en:

• Contratos y documentos laborales: Si la firma de acuerdos se hace de manera digital, el sello otorga seguridad. 
• Emisión de recibos de nómina digitales: Asegura la legitimidad y validez de los CFDI de nómina.
• Facilita otros trámites fiscales: El sello digital también permite realizar otros trámites fiscales como la emisión de comprobantes de retención de impuestos.

Así que ya lo sabes, si quieres llevar los procesos manuales de RR.HH. a otro nivel, opta por implementar el sello digital, así optimizas las operaciones y fortaleces la seguridad de la información.

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