Es clave que las empresas sepan en qué consiste el proceso de nómina, sin importar si son pequeñas o grandes. Esta labor, normalmente corresponde al equipo de Recursos Humanos y Finanzas, involucrando aspectos legales, administrativos y relacionados con el vínculo laboral entre colaboradores y la organización.
La gestión de nómina es tan importante, que puede influir:
Por estas tres principales razones, es vital conocer el proceso de nómina en las organizaciones. Hoy te compartimos los aspectos más relevantes que debes conocer sobre la nómina, para entender bien este proceso y llevarlo a cabo de la mejor forma en tu organización.
Es el documento donde se plasma el salario que reciben los colaboradores, incluyendo el detalle de las deducciones (aquello que se retiene), para cumplir las obligaciones fiscales y cubrir la seguridad social del colaborador. Además, por toda la información que incluye, la nómina también especifica las condiciones legales de la relación laboral entre ambas partes.
Este documento debe de ser legalmente válido, por eso es tan importante que se elabore correctamente, ya que cualquier equivocación puede provocar sanciones por parte del SAT, STPS, entre otras autoridades.
El proceso de nómina requiere mucho conocimiento sobre la legislación en materia laboral. Entre las leyes que afectan este proceso, se encuentra:
Idealmente, la organización debe contar con asesoría de expertos en creación de nóminas, ya que son quienes están informados sobre las normativas más recientes sobre las que se basa la nómina.
Entre algunas de las obligaciones más importantes que tienen los empleadores con los colaboradores y las instituciones regulatorias y gubernamentales, son:
El artículo 804° de la LFT establece que el empleador debe de conservar y exhibir los siguientes documentos:
Los documentos mencionados deberán guardarse mientras exista una relación laboral y hasta un 1 después de que se rompa el vínculo laboral.
El artículo 15° de la Ley del Seguro Social establece que los empleadores están obligados a:
Los tipos de nómina suelen determinarse por dos factores, su periodicidad y el cargo del colaborador.
Por periodicidad de pago, podemos encontrar 4 tipos de nóminas distintas:
En México, lo más común son las nóminas quincenales y semanales.
A su vez, existe el tipo de nómina por puesto de trabajo, que se diferencia por la jerarquía en la que se encuentra el colaborador, existe:
Esta última práctica no se lleva a cabo en todas las organizaciones, pero en algunas de ellas, se maneja de esta forma por temas de confidencialidad.
En caso del formato, los recibos del pago de la nómina deben contar con lo que pide el SAT e IMSS. Entre ellos:
Además, el recibo de nómina debe incluir obligatoriamente un apartado que diga:
“Recibí de (empresa) el total señalado y estoy de acuerdo con lo indicado en este recibo.”
El cual tendrá que ser firmado por el colaborador.
Para poder elaborar la nómina de forma adecuada, idealmente hay que seguir un proceso estructurado que permita tomar todo en cuenta.
1. Definición de políticas de salário
El conjunto de principios y metodologías para retribuir a los colaboradores, incluyendo lineamientos para estipular salarios de la organización.
Esto implica revisar el organigrama para conocer actividades y responsabilidades, investigar los rangos salariales de los puestos, tomar en cuenta el presupuesto para definir los rangos salariales, crear un documento donde se estipule cómo se determinan los salarios (conceptos y deducciones), establecer la periodicidad del pago de nómina y finalmente comunicar esto a los colaboradores.
2. Elaboración de calendario de pago
Se debe determinar y planear con anticipación un calendario para pagar la nómina. No se debe hacer de forma improvisada, ya que se debe de evaluar el presupuesto, liquidez, entre otros temas financieros para prevenir incumplimientos.
3. Determinación de sueldo y prestaciones
En el primer paso ya se definieron los lineamientos, ahora se debe determinar el sueldo y las prestaciones de cada colaborador, de forma puntual. Sin olvidar incluir las prestaciones mínimas de ley, y sí es posible y la organización lo desea, agregar prestaciones y beneficios adicionales. A todo esto se le conoce como percepciones recurrentes, ya que se dan cada periodo.
Además existen las percepciones extraordinarias, como lo son los bonos, comisiones, tiempo extra laborado y gratificaciones adicionales.
En este paso, también es importante verificar el RFC de los colaboradores, para tener certeza de que se tienen sus datos correctos.
4. Establecimiento de deducciones y descuentos
Las establecidas por la LSS, son las que el colaborador tiene que dar al IMSS, pero es el empleador el que:
Las establecidas por la LISR, son las que el colaborador debe pagar al SAT.
Además, también se descuentan préstamos de la empresa, adelantos de sueldo, retardos, faltas, y más.
5. Identificación de incidencias
Las incidencias son eventualidades o los cambios que surgen en el periodo, en relación a los colaboradores y sus funciones. Estas influyen en su remuneración y modifican el monto de la nómina, e incluyen inasistencias injustificadas, horas extra, vacaciones, incapacidades, entre otras.
Pueden representar un aumento o descuento en la nómina. Y además, afectar los factores de integración del IMSS y el Salario Base de Cotización (SBC) para el cálculo de las deducciones.
6. Cálculo de nómina
Con toda la información reunida, se debe de realizar el cálculo de nómina de cada colaborador. Incluyendo su salario, percepciones y prestaciones, la cantidad de días y horas trabajadas, las deducciones, incidencias, la periodicidad de la nómina y más.
7. Pago de nómina
El proceso termina al pagar a los colaboradores su sueldo y al entregarles sus recibos de nómina correspondientes.
El pago puede ser hecho por medio del Sistema de Transferencias y Pago, Layout de dispersión bancaria, cheque o efectivo.
Timbra la nómina o certifica los pagos realizados a los colaboradores. Primero se deben enviar la nómina en formato .txt o .xml al tu Proveedor Autorizado de Certificaciones, el cual debe verificar si se cumplen los requisitos del SAT, de ser así, el timbrado se hará de forma automática, pero de lo contrario, deberá de corregirse y enviarse nuevamente.
El recibo de nómina llega por medio del Proveedor Autorizado de Certificaciones que se tiene, para que lo puedas enviar a tus colaboradores y ellos lo firmen para respaldar su legalidad.
8. Pago de impuestos y procesos extraordinarios
Se debe de calcular y realizar el pago de impuestos:
Estos tres procesos deberán efectuarse a más tardar el 17 del mes siguiente al que correspondan.
A su vez existen procesos extraordinarios que también deben pagarse, como:
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