Todo lo que debes saber sobre nómina en 2023

Es clave que las empresas sepan en qué consiste el proceso de nómina, sin importar si son pequeñas o grandes. Esta labor, normalmente corresponde al equipo de Recursos Humanos y Finanzas, involucrando aspectos legales, administrativos y relacionados con el vínculo laboral entre colaboradores y la organización.  

La gestión de nómina es tan importante, que puede influir:

• La experiencia de los colaboradores: pagar a tiempo o no, afecta la percepción que tienen de la organización y las condiciones laborales. 
• En la relación con el SAT: elaborar la nómina adecuadamente, evita auditorías, sanciones y multas por parte del SAT. 
• En la optimización de tiempo: este proceso administrativo es de los que más tiempo le toma a los equipos de RH y Finanzas. Debe de hacerse correctamente a la primera, ya que de lo contrario, se pierde mucho tiempo. 

Por estas tres principales razones, es vital conocer el proceso de nómina en las organizaciones. Hoy te compartimos los aspectos más relevantes que debes conocer sobre la nómina, para entender bien este proceso y llevarlo a cabo de la mejor forma en tu organización. 

¿Qué es la nómina? 

Es el documento donde se plasma el salario que reciben los colaboradores, incluyendo el detalle de las deducciones (aquello que se retiene), para cumplir las obligaciones fiscales y cubrir la seguridad social del colaborador. Además, por toda la información que incluye, la nómina también especifica las condiciones legales de la relación laboral entre ambas partes. 

Este documento debe de ser legalmente válido, por eso es tan importante que se elabore correctamente, ya que cualquier equivocación puede provocar sanciones por parte del SAT, STPS, entre otras autoridades. 

El proceso de nómina requiere mucho conocimiento sobre la legislación en materia laboral. Entre las leyes que afectan este proceso, se encuentra:

• La Ley Federal del Trabajo (LFT)
• La Ley del Seguro Social (LSS)
• El Código Fiscal de la Federación (CFF)
• La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)

Idealmente, la organización debe contar con asesoría de expertos en creación de nóminas, ya que son quienes están informados sobre las normativas más recientes sobre las que se basa la nómina. 

Nómina: Obligaciones de los empleadores

Entre algunas de las obligaciones más importantes que tienen los empleadores con los colaboradores y las instituciones regulatorias y gubernamentales, son:

El artículo 804° de la LFT establece que el empleador debe de conservar y exhibir los siguientes documentos:

• Contratos de trabajo individuales (cuando no haya contratos colectivos o de ley aplicable).
• Listas de raya, nómina o recibos de pagos de salarios.
• Controles de asistencia.
• Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas de esta ley, pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. 
• Otros que señalen las leyes. 

Los documentos mencionados deberán guardarse mientras exista una relación laboral y hasta un 1 después de que se rompa el vínculo laboral.

El artículo 15° de la Ley del Seguro Social establece que los empleadores están obligados a:

• Inscribir a sus colaboradores en el IMSS.
• Comunicar altas y bajas, modificaciones de salario y otros, en un plazo no mayor a 5 días hábiles.
• Llevar registro de la nómina, donde se mencionen los días trabajados, los salarios percibidos y demás. Conservar estos registros por 5 años, después de su fecha de creación. 
• Determinar las cuotas obrero patronales de sus colaboradores y comunicarlas al IMSS. 
• Proporcionar al IMSS, elementos donde se comunique la existencia, naturaleza y cuantía de sus obligaciones. 

Tipos de nómina

Los tipos de nómina suelen determinarse por dos factores, su periodicidad y el cargo del colaborador. 

Por periodicidad de pago, podemos encontrar 4 tipos de nóminas distintas:

• Semanal
• Catorcenal
• Quincenal
• Mensual

En México, lo más común son las nóminas quincenales y semanales. 

A su vez, existe el tipo de nómina por puesto de trabajo, que se diferencia por la jerarquía en la que se encuentra el colaborador, existe:

• La general que se destina a los colaboradores. 
• La que se destina a altos cargos de la empresa. 

Esta última práctica no se lleva a cabo en todas las organizaciones, pero en algunas de ellas, se maneja de esta forma por temas de confidencialidad. 

Nómina: Sus elementos

• Percepciones: Todos los ingresos que se dan al colaborador por su trabajo, incluyendo sueldo, prestaciones, horas extra, bonos, gratificaciones y más. 
• Deducciones: Todas las retenciones que se hacen a las percepciones por las cotizaciones obligatorias al IMSS y el ISR. 
• Periodicidad: Se debe detallar qué tipo de nómina es, ya que esto también afecta el pago de nómina.

Formato del recibo de nómina

En caso del formato, los recibos del pago de la nómina deben contar con lo que pide el SAT e IMSS. Entre ellos: 

• El número de recibo
• Lugar y fecha de expedición
• Datos de la empresa: Logo, nombre o razón social, domicilio fiscal, registro patronal, número telefónico.
• Datos del colaborador: Número de identificación del empleado, CURP, RFC, puesto, área, régimen fiscal y riesgo del puesto. 
• Información laboral: Contrato, jornada, periodo y antigüedad.
• Percepciones salariales: Salario base, horas extra y trabajo en días festivos.
• Percepciones salariales adicionales: Vales, transporte, bonos y gratificaciones. 
• Deducciones: ISR, IMSS, pago a sindicatos, AFORE, ISN.
• Información del pago: Fecha de inicio y corte, banco, CLABE, forma y método de pago, clave, cantidad, unidad, descripción, valor unitario, importe (percepciones y deducciones), total gravado, horas extra (días, tipos, cantidad de horas), descuento (motivo), observaciones, subtotal, descuentos, ISR y el total. 

Además, el recibo de nómina debe incluir obligatoriamente un apartado que diga: 

“Recibí de (empresa) el total señalado y estoy de acuerdo con lo indicado en este recibo.” 

El cual tendrá que ser firmado por el colaborador. 

¿Cómo se calcula la nómina?

Para poder elaborar la nómina de forma adecuada, idealmente hay que seguir un proceso estructurado que permita tomar todo en cuenta. 

1. Definición de políticas de salário

El conjunto de principios y metodologías para retribuir a los colaboradores, incluyendo lineamientos para estipular salarios de la organización.  

Esto implica revisar el organigrama para conocer actividades y responsabilidades, investigar los rangos salariales de los puestos, tomar en cuenta el presupuesto para definir los rangos salariales, crear un documento donde se estipule cómo se determinan los salarios (conceptos y deducciones), establecer la periodicidad del pago de nómina y finalmente comunicar esto a los colaboradores. 

2. Elaboración de calendario de pago

Se debe determinar y planear con anticipación un calendario para pagar la nómina. No se debe hacer de forma improvisada, ya que se debe de evaluar el presupuesto, liquidez, entre otros temas financieros para prevenir incumplimientos.

3. Determinación de sueldo y prestaciones

En el primer paso ya se definieron los lineamientos, ahora se debe determinar el sueldo y las prestaciones de cada colaborador, de forma puntual. Sin olvidar incluir las prestaciones mínimas de ley, y sí es posible y la organización lo desea, agregar prestaciones y beneficios adicionales. A todo esto se le conoce como percepciones recurrentes, ya que se dan cada periodo. 

Además existen las percepciones extraordinarias, como lo son los bonos, comisiones, tiempo extra laborado y gratificaciones adicionales.

En este paso, también es importante verificar el RFC de los colaboradores, para tener certeza de que se tienen sus datos correctos.

4. Establecimiento de deducciones y descuentos

Las establecidas por la LSS, son las que el colaborador tiene que dar al IMSS, pero es el empleador el que:

• Define el monto a deducir de la nómina de sus colaboradores.
• Comparte y detalla todo en el recibo para que sus colaboradores sepan qué es lo que se les está deduciendo. 

Las establecidas por la LISR, son las que el colaborador debe pagar al SAT. 

Además, también se descuentan préstamos de la empresa, adelantos de sueldo, retardos, faltas, y más. 

5. Identificación de incidencias

Las incidencias son eventualidades o los cambios que surgen en el periodo, en relación a los colaboradores y sus funciones. Estas influyen en su remuneración y modifican el monto de la nómina, e incluyen inasistencias injustificadas, horas extra, vacaciones, incapacidades, entre otras. 

Pueden representar un aumento o descuento en la nómina. Y además, afectar los factores de integración del IMSS y el Salario Base de Cotización (SBC) para el cálculo de las deducciones. 

6. Cálculo de nómina

Con toda la información reunida, se debe de realizar el cálculo de nómina de cada colaborador. Incluyendo su salario, percepciones y prestaciones, la cantidad de días y horas trabajadas, las deducciones, incidencias, la periodicidad de la nómina y más. 

• Registro de ajustes: Se deben registrar altas, bajas y modificaciones salariales. Para 

• presentarlas ante el IDSE, los 5 días después de hacer estos cambios, de lo contrario podrán haber sanciones. 

• Cálculo de percepciones: Recurrentes (salario y prestaciones) y extraordinarias (bonos, comisiones, tiempo extra laborado y gratificaciones). 
• Cálculo de deducciones: Recurrentes (IMSS, ISR, INFONAVIT, fondo de ahorro, ISN) y extraordinarias (préstamos, adelantos de sueldo, retardos, faltas, entre otros). 

7. Pago de nómina

El proceso termina al pagar a los colaboradores su sueldo y al entregarles sus recibos de nómina correspondientes. 

El pago puede ser hecho por medio del Sistema de Transferencias y Pago, Layout de dispersión bancaria, cheque o efectivo. 

Timbra la nómina o certifica los pagos realizados a los colaboradores. Primero se deben enviar la nómina en formato .txt o .xml al tu Proveedor Autorizado de Certificaciones, el cual debe verificar si se cumplen los requisitos del SAT, de ser así, el timbrado se hará de forma automática, pero de lo contrario, deberá de corregirse y enviarse nuevamente. 

El recibo de nómina llega por medio del Proveedor Autorizado de Certificaciones que se tiene, para que lo puedas enviar a tus colaboradores y ellos lo firmen para respaldar su legalidad.

8. Pago de impuestos y procesos extraordinarios

Se debe de calcular y realizar el pago de impuestos: 

• La cuotas obrero patronales (IMSS e INFONAVIT): Se deben procesar en el SUA para obtener el disco de pago y realizar el pago del monto estipulado. 
• ISN: Se debe determinar mensualmente el impuesto correspondiente a los pagos que se hagan a los colaboradores. 
• ISR: Las retenciones que se hayan hecho a los colaboradores, deberán entregarse al SAT.

Estos tres procesos deberán efectuarse a más tardar el 17 del mes siguiente al que correspondan. 

A su vez existen procesos extraordinarios que también deben pagarse, como: 

• PTU: Cada año, debe pagarse el Reparto de Utilidades de acuerdo con la LFT. El cual se paga dentro de los 60 días posteriores a la fecha en la que se haya hecho la declaración anual. 
• Aguinaldo: Se debe tomar en cuenta el pago del aguinaldo, el cual debe realizarse antes del 20 de diciembre y mínimo tiene que ser de 15 días de salario por año laborado. 

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• Notificando al SAT sobre el pago de nómina y retenciones (IMSS, INFONAVIT, entre otros). 
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