Pago de Aguinaldo 2023: ¡Todo lo que debes saber!

Es la recta final del año, y para los equipos de Recursos Humanos, Nómina y Remuneraciones, esto significa comenzar a gestionar el pago del Aguinaldo, pues este debe pagarse de forma puntual a los colaboradores antes del 20 de Diciembre, tal cual lo índica la ley vigente.

En nuestro país, este monto adicional al sueldo se convirtió en un derecho para los trabajadores tras incluirse en la Ley Federal del Trabajo hace poco más de 50 años. 

Su objetivo es brindar un respaldo económico adicional a los colaboradores, pues es en estas fechas cuando surgen deudas y gastos adicionales o bien, se replantean nuevos hábitos financieros.

Por esto mismo está prohibido sustituir el pago del aguinaldo por alguna otra forma de retribución que no sea monetaria. De lo contrario, las empresas podrían ser acreedoras a fuertes sanciones económicas.

También es importante recordar que esta prestación es fija, es decir, no incrementa con los años del colaborador en la empresa.

Conocer estas y otras circunstancias relacionadas al aguinaldo siempre es de gran utilidad para evitar errores de cálculo, pues más allá de ser un proceso administrativo, la eficiencia en su gestión contribuye a mejorar la relación y el bienestar de los colaboradores. 

Por ello en esta nota te compartimos todo lo que debes saber sobre el pago de aguinaldo a tus colaboradores en este 2023. 

¿Qué es el aguinaldo?

Es un pago que tienen que hacer los empleadores de forma obligatoria en el mes de Diciembre, específicamente antes del día 20. Por ende, es un derecho de los colaboradores y una prestación independiente al salario.

Comúnmente, este pago extra sirve para financiar gastos de fin de año, liquidar deudas o ahorrar un monto adicional para proyectos a futuro. 

Asimismo, el aguinaldo es quizás la prestación más esperada por los trabajadores: de acuerdo con el Estudio de Navidad de Kantar, las personas destinan el 40% de su aguinaldo en pagos del hogar como renta o servicios. 

¿Qué dice la ley sobre el aguinaldo?

Hasta antes de 1970, era decisión de las empresas otorgar o no un pago adicional a los colaboradores en épocas navideñas. No obstante, a partir del año en cuestión se establece de manera oficial en el artículo 87 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), siendo ahora una prestación obligatoria para los empleadores con sus colaboradores. 

De acuerdo con lo que se establece en la Ley, el aguinaldo en México: 

1. Es de carácter obligatorio para todos los trabajadores amparados por la LFT.

2. Debe ser equivalente a al menos 15 días de salario para los colaboradores de la iniciativa privada; para algunos de los trabajadores del gobierno este es equivalente a 40 días de salario.

3. Tiene que pagarse antes del 20 de diciembre de cada año para evitar la aplicación de sanciones y multas económicas.

 
4. Si el salario es variable, se debe promediar el ingreso diario de los últimos 30 días trabajados.

La ley también contempla el derecho al pago de aguinaldo de aquellos trabajadores que aún no cumplen un año en su organización, a quienes les corresponde un pago proporcional al período de trabajo en el año.  

Por otro lado, si un colaborador sale de la organización, es despedido –e incluso si fallece– antes de que se otorgue este beneficio, también es obligación de la empresa o empleador brindar el pago proporcional. 

Los trabajadores temporales, de confianza, e incluso aquellos que han solicitado una licencia por maternidad o paternidad, tienen derecho a recibir su aguinaldo completo en relación al tiempo trabajado en la compañía.

¿Los trabajadores por honorarios y salarios asimilados reciben aguinaldo?

Para los colaboradores trabajando por honorarios, la ley establece que éstos no tienen derecho al pago de aguinaldo, a menos que exista una relación de subordinación (que reporten directamente a un jefe o patrón en la organización) y/o cubran un máximo de ocho horas.

Para aquellas personas trabajando bajo un esquema de salarios asimilados, los empleadores tampoco están obligados a realizar el pago de aguinaldo; sin embargo en su caso sí es posible llegar a un acuerdo de palabra entre ambas partes.

La actualidad del aguinaldo en México

En nuestro país, el aguinaldo es una de las remuneraciones económicas más valoradas por los colaboradores; es un reconocimiento tangible y oportuno a su trabajo de todo el año.

Además, históricamente el aguinaldo ha servido como un apoyo financiero valioso para las personas, especialmente en estas épocas donde las deudas y las compras decembrinas tienen un impacto considerable en su bolsillo y define sus proyectos para el próximo año.

Sin embargo, a pesar de la relevancia que representa esta prestación, en México no todos los colaboradores reciben esta prestación: de acuerdo con la última Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE) del inegi, se estima que más del 30% de los colaboradores (casi 14 millones de personas) no reciben este pago.

Con el fin de reducir estos casos, la Secretaría de Trabajo y Previsión Social ha establecido en su Programa de Inspección 2023 diferentes líneas de acción con énfasis en el pago de esta remuneración.

Por otro lado, este año los Legisladores se han planteado la posibilidad de aumentar el aguinaldo a 30 días de salario para reducir este tipo de brechas y desigualdades. Hasta ahora, la discusión de este proyecto sigue en curso, y existe una ligera posibilidad de que se apruebe para este 2023. 

Es por eso que en caso de que haya alguna anomalía con el pago de esta prestación, la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo protege y asesora a todos los colaboradores que lo necesiten. 

¿Cómo calcular el aguinaldo en 2023?

La ley actual establece que los colaboradores tienen derecho a un aguinaldo de al menos 15 días de salario. Esta condición debe cumplirse siempre y cuando hayan trabajado durante el año completo (del 30 de noviembre del año anterior al 1 de diciembre del año en curso). De lo contrario, deberá considerarse un cálculo proporcional al periodo trabajado. 

El sueldo es fijo o variable también es otro aspecto que debe tomarse en cuenta para el cálculo del pago de aguinaldo. Si es fijo se debe obtener el salario por jornada laboral o salario diario; en el caso de ser variable, como pueden llegar a ser los equipos de ventas que ganan por comisión, debe promediarse el salario diario de los últimos 30 días laborados.

Pasos a seguir para calcular el aguinaldo

Paso 1: Calcula el salario diario

Para calcular el salario diario, toma el salario neto mensual en cuestión y divídelo entre 30 días. Esto es lo que gana cada colaborador en su jornada diaria de trabajo.

Paso 2: Define y calcula el aguinaldo

Multiplica el salario diario por el número de días de aguinaldo correspondientes. La ley establece un mínimo de 15 días como obligatorio, aunque algunas empresas pueden otorgar más a fin de mejorar sus prestaciones y beneficios

La fórmula es: 

(Salario Diario) x (Número de Días de Aguinaldo) = Aguinaldo

Paso 3: Considera ajustes y proporciones

Si tu colaborador no ha trabajado durante todo el periodo de cálculo (un año) o ha trabajado parcialmente, ajusta el aguinaldo proporcionalmente multiplicando el salario diario por el número de días trabajados.

Paso 4: Realiza el pago de aguinaldo

Entrega el monto del aguinaldo al empleado en efectivo o mediante transferencia bancaria antes del 20 de diciembre. Un sistema o software de nómina puede ayudarte a realizar pagos de forma rápida, puntual y eficiente, ya que te permite automatizar este proceso. 

Paso 5: Registra el pago

Siempre es importante llevar un registro del pago, incluyendo la fecha, el monto y la firma del colaborador.

Aguinaldo: Un ejemplo práctico

Para ayudarte, creamos un caso práctico que te ayudará a realizar el cálculo correctamente: 

1. Imaginemos que el sueldo neto mensual del colaborador es de $9,500 pesos.

 
2. Primero debemos obtener el salario promedio diario, por lo que dividiremos esta cantidad entre los 30 días del mes. Esto nos da como resultado $316 mxn.

3. Este salario promedio diario debe multiplicarse por los días laborados que estipula la empresa en el aguinaldo de sus colaboradores (mínimo de 15 días). En este caso obtenemos un aguinaldo de $4,750 mxn para el trabajador.

Hasta ahora, el caso corresponde a un colaborador que lleva un año entero en la compañía. Pero ¿cómo calcular un aguinaldo proporcional?

Para ello los pasos sería: 

• Dividir el aguinaldo ($4,750) entre los 365 días del año. Esto nos da: 13.01 de cuota proporcional de aguinaldo.

•  Enseguida, debemos multiplicar esta parte proporcional por días trabajados del colaborador. Supongamos que ha estado 7 meses, lo que equivale a 212 días: 13.01 de proporcional x 212 días = $2,758.
• En conclusión, el aguinaldo de un colaborador cuyo sueldo es de $9,500 mensuales y ha trabajado por 7 meses en la compañía es de $2,758 pesos. 

¿El aguinaldo es libre de impuestos? 

Es importante recordar que el pago de aguinaldo no está exento de responsabilidades fiscales que repercuten tanto en los empleadores como en los colaboradores. 

La autoridad fiscal, representada por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) en México, cobra un porcentaje de impuesto Sobre la Renta (ISR) dependiendo de los ingresos del colaborador.

No olvides que el cálculo del impuesto a esta remuneración se basa en el ingreso bruto de los colaboradores; sin embargo, dado que normalmente el aguinaldo se paga junto con el sueldo neto, el cálculo del pago de ISR se hace con base a los recibido ese día.

Para aclarar este proceso, examinemos el siguiente escenario:

• Salario mensual de un colaborador: $9,500.00.
• Aguinaldo que se entregará al empleado: $4,750.00 (lo que corresponde a 15 días de acuerdo a la ley).

Para determinar los impuestos al aguinaldo debemos contemplar el valor de la UMA (Unidad de Medida y Actualización), el cual equivale a $103.74, la cual fungirá como la parte del aguinaldo exenta al cálculo de impuestos.

Para determinar los impuestos al aguinaldo debemos restar la UMA (Unidad de Medida y Actualización), que fungirá como la parte del aguinaldo exenta al cálculo de impuestos. Al día de hoy, la UMA asciende a $3,153.70.

Por tanto, la cantidad del aguinaldo sujeta al ISR (Impuesto sobre la Renta) será de $1,596, la cual se someterá a diversos cálculos junto con el salario correspondiente al mes para determinar la cantidad de ISR que debe ser deducida.

Es crucial asegurarse de que estos cálculos se realicen con precisión, conforme a la normativa fiscal vigente, para garantizar que nuestros colaboradores reciban su aguinaldo de manera justa y cumplan con sus obligaciones tributarias de forma adecuada.

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Por supuesto, cada caso puede variar, lo que hace más complicado el cálculo del aguinaldo.

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