Timbrado de nómina: ¿Cómo funciona?

El timbrado de nómina es un proceso fiscal obligatorio que toda organización debe cumplir al momento de pagar el salario a los colaboradores. A su vez, se trata de un requisito impuesto por el SAT y su impacto es tan importante que emitirlo correctamente, se refleja en la transparencia fiscal, el cumplimiento normativo y por supuesto, en la confianza del  equipo.

Si quieres saber cómo funciona, los pasos para emitir correctamente tus CFDI de nómina y de qué manera puedes evitar errores con ayuda de la automatización, esta nota es para ti. 

¿Qué es el timbrado de nómina y por qué es obligatorio?

El timbrado de nómina es el proceso mediante el cual el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que emite una empresa para registrar el pago de salarios es validado y sellado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien lo envía al SAT.

Y… ¿Qué datos debe contener un CFDI de nómina?

• RFC, CURP y régimen tanto del emisor como del receptor.
• Periodo de pago.
• Percepciones (sueldos, aguinaldos, bonos, etc.).
• Deducciones (ISR, IMSS).
• Total neto a pagar.
• Sello digital del SAT.

Es probable que suene muy complejo, pero en palabras más simples, este proceso garantiza que el recibo de nómina es auténtico, que cumple con la normatividad vigente y que puede ser utilizado por el colaborador para efectos fiscales.

¡Ojo! Porque desde 2014, el timbrado de nómina es obligatorio, y su incumplimiento puede derivar en multas, deducciones no válidas y sanciones fiscales para la empresa.

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¿Cuáles son los pasos clave para emitir un CFDI de nómina correctamente?

Emitir correctamente un CFDI de nómina, es uno de los pasos esenciales cuando hablamos del timbrado, además, va directamente alineado con el SAT, así que, para no fallar en el intento, es importante:

1. Verificar que el RFC, CURP y régimen fiscal de los colaboradores sean correctos.
2. Asegurar que el cálculo de percepciones y deducciones  (sueldo, bonos, horas extras, ISR, IMSS) estén bien clasificados.
3. Elaborar el CFDI con el complemento de nómina vigente (versión 1.2).
4. Enviar el comprobante al PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para que se valide y selle el documento digital.
5. Entregar al colaborador un comprobante de nómina y tenerlo a la mano por cualquier cosa. 

Pero… ¿cómo poner en práctica correctamente todos estos pasos? Si, sabemos que se escucha como algo complejo de gestionar, por eso, a continuación te contamos de qué manera la tecnología puede facilitarte este proceso. 

¿Un sistema automatizado reduce errores en el timbrado de nómina?

Si, pues al realizar el timbrado de nómina manual, es normal que existan errores humanos por parte de los líderes de RR.HH. desde datos mal capturados hasta omisiones de conceptos.

Entonces, siendo así, un sistema automatizado suele evitar:

• Errores fiscales: Calcular automáticamente ISR, cuotas del IMSS y clasificar correctamente las percepciones y deducciones, no es un problema.
• Timbrado a destiempo: Al conectar directamente con un PAC para emitir CFDI válidos y con sello digital al instante, estás seguro de que tanto el timbrado como la emisión del CFDI se hacen en tiempo y forma.
• Desactualizaciones: Si se está utilizando una versión obsoleta del complemento de nómina,  la organización lo sabe y puede corregir el error.
• Desperdicio de tiempo y recursos: Al disminuir la carga operativa de los responsables del timbrado de nómina, también disminuye el riesgo de sanciones.

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Automatizar el timbrado no es solo una buena práctica, es una decisión estratégica que impulsa al equipo de RR.HH. a trabajar con mayor eficiencia. El resultado es invaluable: decisiones más acertadas, estrategias mejor ejecutadas y, en conjunto, un mejor desempeño organizacional.

¿Y a los colaboradores? ¿Les importa el timbrado de nómina? 

¡Claro! Una buena gestión del timbrado de nómina va más allá de cumplir con la ley, pues también significa:

1. Certeza: Recibir el pago de sueldo como se debe, es algo muy valioso para cualquier colaborador. 
2. Transparencia: Si al punto anterior le sumas la posibilidad de consultar los comprobantes de nómina, podrás inspirar la confianza y el compromiso de tu equipo. 
3. Seguridad: Hacer las cosas bien, no solo beneficia a los colaboradores, sino también a la organización, pues no hay nada como tener la seguridad de no correr riesgos legales y de tener todo en orden en caso de auditorías. 

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