Calcular las cuotas del IMSS en la nómina puede parecer una tarea compleja, llena de porcentajes y términos técnicos. Sin embargo, es un proceso fundamental para la seguridad social de los trabajadores en México y el cumplimiento de las obligaciones patronales. En este artículo, desglosamos de forma clara y sencilla cómo se realiza este cálculo, explicando de forma clara para que puedas entenderlo sin dificultad.
¿Cuáles son las cuotas del IMSS y cómo se reflejan en el recibo de nómina?
Las cuotas del IMSS, también conocidas como cuotas obrero-patronales, son las aportaciones que tanto los trabajadores como los empleadores realizan al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). A estas aportaciones se suma una cuota social que aporta el gobierno mexicano.
Estas aportaciones garantizan a los trabajadores inscritos en el seguro social el acceso a diversas coberturas esenciales, como:
- Seguro de Enfermedades y Maternidad: Cubre atención médica, hospitalaria y medicamentos.
- Seguro de Riesgos de Trabajo: Protege en caso de accidentes o enfermedades laborales.
- Seguro de Invalidez y Vida: Brinda apoyo económico en situaciones de invalidez o fallecimiento.
- Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV): Construye un patrimonio para la jubilación del trabajador.
- Guarderías y Prestaciones Sociales: Ofrece servicios de guardería y otras prestaciones.
Estas aportaciones periódicas deben reflejarse en el recibo de nómina del trabajador bajo el concepto de "IMSS" o "Seguro Social".
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Paso a paso para calcular las cuotas del IMSS en el pago de nómina
Calcular las cuotas del IMSS en la nómina puede parecer un proceso complejo y lleno de tecnicismos. Sin embargo, es importante cerciorarse de que las cuotas se muestren adecuadamente en el recibo de nómina para evitar conflictos o malentendidos.
Por ello aquí te explicamos lo que necesitas para calcular las cuotas del IMSS en el salario de tus colaboradores.
Primero: Determina el Salario Base de Cotización (SBC)
El primer paso (y el más importante) es determinar el Salario Base de Cotización (SBC) de cada empleado. El SBC es el monto diario sobre el cual se calculan las aportaciones, por lo que no simplemente es el salario que el empleado recibe.
El SBC Incluye:
- El salario diario en efectivo.
- Gratificaciones.
- Comisiones.
- Habitación y alimentación.
- Proporcional de aguinaldo y prima vacacional.
Otro paso fundamental para calcular el Salario Base de Cotización es el factor de integración, el cual considera las prestaciones mínimas de ley a las que un trabajador tiene derecho. La fórmula es la siguiente:
Una vez que tienes el factor de integración, el SBC se calcula así:
SBC = Salario Diario x Factor de Integración
Es importante tener en cuenta dos consideraciones clave respecto al SBC:
- Salario mínimo: Si el salario del empleado es menor al salario mínimo aplicable, se tomará el valor del salario mínimo como base para el cálculo de la cuota.
- Límite superior: Si el salario supera la suma de 25 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), se considera este último valor como límite para el cálculo de la cuota. La UMA es una referencia económica que se actualiza anualmente y que en 2025, tiene un valor diario de $113.14 pesos.
Desglose de las Cuotas del IMSS por Seguros
Una vez determinado el SBC, se procede a calcular las primas de cada uno de los cinco seguros que cubre el IMSS. Las aportaciones se dividen entre la parte que corresponde al patrón y la que corresponde al trabajador.
1. Seguro de Riesgos de Trabajo
El monto de este seguro varía según la clase de riesgo de trabajo a la que pertenezca la empresa, la cual está definida en el Reglamento de la Ley del Seguro Social. Cada clase tiene una prima media en porcentaje:
|
Prima media |
Porcentaje |
|
Clase I |
0.54355 |
|
Clase II |
1.13065 |
|
Clase III |
2.5984 |
|
Clase IV |
4.65325 |
|
Clase V |
7.58875 |
Esta cuota es cubierta en su totalidad por el patrón.
2. Seguro de Enfermedades y Maternidad
Este seguro tiene varias componentes:
- Cuota Fija (Patrón): 20.40% de la UMA mensual.
- Prestaciones en Dinero:
- Patrón: 0.700% del SBC.
- Trabajador: 0.250% del SBC.
- Gastos Médicos para Pensionados y Beneficiarios:
- Patrón: 1.05% del SBC.
- Trabajador: 0.375% del SBC.
- Cuota Adicional sobre el excedente de 3 UMAS:
- Patrón: 1.10% sobre el SBC excedente a 3 UMAS.
- Trabajador: 0.40% sobre el SBC excedente a 3 UMAS.
3. Seguro de Invalidez y Vida
Las aportaciones para este seguro son:
- Patrón: 1.75% del SBC.
- Trabajador: 0.625% del SBC.
4. Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV)
Este seguro tiene un componente para Retiro y otro para Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, con aportaciones exclusivamente patronales que, a partir de 2023, tienen un aumento gradual.
- Retiro (Patrón): 2% del SBC.
- Cesantía en Edad Avanzada y Vejez:
- Patrón: Varía según el SBC del trabajador, de 3.150% (para 1.0 SM) hasta 4.241% (para 4.01 UMA en adelante) en 2023. Estas tasas aumentarán progresivamente hasta 2030.
- Trabajador: 1.125% del SBC.
5. Seguro de Guarderías y Prestaciones Sociales
- Patrón: 1% del SBC.
Ejemplo Simplificado: Calculando el IMSS para un Salario Mínimo
Para ilustrar el proceso, tomemos el ejemplo de Julio, quien gana el salario mínimo de $278.80 MXN diarios y tiene un año de antigüedad, lo que le da derecho a 12 días de vacaciones con 25% de prima vacacional y 15 días de aguinaldo.
- Cálculo del Factor de Integración:
Factor de Integración = (365+(12×0.25)+15)/365=(365+3+15)/365=383/365=1.0493 - Cálculo del SBC Diario:
SBC Diario = 278.80×1.0493=$292.54 MXN
Este es el salario que Julio tendrá registrado ante el IMSS. - Cálculo Mensual de las Cuotas:
Dado que el salario de Julio es el mínimo, y según el Artículo 36 de la Ley del Seguro Social, corresponde al patrón pagar íntegramente la cuota señalada para los trabajadores en estos casos.
SBC Mensual = 292.54×30.4(días promedio del mes)=$8,893.36 MXN (aproximadamente, para efectos de cálculo de cuotas mensuales donde se usa el SBC mensual).
Vamos a tomar el SBC mensual, que es de $8,893.36 pesos para un salario mínimo de $278.80 pesos diarios. Aunque los valores sean ligeramente distintos, el procedimiento es el mismo.
Cuotas del Patrón:
- Enfermedades y Maternidad (Cuota Fija): 108.57 UMA diaria×30 días×20.40%=$664.45
- Enfermedades y Maternidad (Prestaciones en dinero): 8,893×0.70%=$62.25
- Gastos médicos pensionados: 8,893×1.05%=$93.38
- Riesgos de Trabajo (ej. 0.5%): 8,893×0.5%=$44.46
- Invalidez y Vida (IV): 8,893×1.75%=$155.63
- Guarderías y Prestaciones Sociales: 8,893×1%=$88.93
- Retiro (RCV): 8,893×2%=$177.86
- Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV): 8,893×4.353%=$387.12
Total Cuotas Patronales: $1,674.08 pesos
Cuotas del Trabajador:
- Enfermedades y Maternidad (Prestaciones en dinero): 8,893×0.25%=$22.23
- Gastos médicos pensionados: 8,893×0.375%=$33.34
- Invalidez y Vida (IV): 8,893×0.625%=$55.58
- Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV): 8,893×1.125%=$100.04
Total Cuotas del Trabajador: $211.19 pesos
En este caso de salario mínimo, el patrón asume el total de las cuotas. Por lo tanto, el total mensual a pagar al IMSS por Julio sería la suma de las cuotas patronales y las que corresponden al trabajador, es decir, $1885.27pesos.
IMSS y nómina: más allá del cálculo
El cálculo y pago de las cuotas del IMSS son una parte integral de la gestión de nóminas y las obligaciones de cualquier empleador.
- Obligaciones del Empleador: Registrar a los trabajadores en el IMSS, reportar sus salarios y cualquier cambio, y calcular y aportar las cuotas correctamente.
- Derechos del Trabajador: Estar registrado en el IMSS garantiza al trabajador y a sus dependientes el acceso a servicios de salud, subsidios por incapacidad, pensiones y servicios de guardería.
- Reporte y Pago: El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es la herramienta principal que los empleadores utilizan para realizar el cálculo, reporte y pago mensual de las cuotas al IMSS y el INFONAVIT.
Evita Errores: la Importancia de la precisión
La precisión en el cálculo del IMSS es fundamental. Errores pueden llevar a multas, sanciones y afectar los derechos de los trabajadores. Además, las cuotas del IMSS impactan directamente las declaraciones anuales tanto de los trabajadores como de la empresa ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Dado que las tablas de porcentajes y valores como la UMA se actualizan anualmente, y las aportaciones patronales de RCV aumentan de forma gradual hasta 2030, mantenerse al día con estos cambios es crucial.
Buk: La solución para simplificar el proceso
Aunque el cálculo del IMSS sigue una lógica clara, la cantidad de variables y actualizaciones puede hacerlo tedioso y propenso a errores, especialmente en empresas con muchos colaboradores. Aquí es donde la automatización juega un papel vital.
Un software de nómina puede agilizar enormemente este proceso, realizando los cálculos en segundos, asegurando la precisión y liberando a tu equipo de Recursos Humanos para enfocarse en tareas más estratégicas.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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