El pago del salario a los colaboradores suele ser un tema bastante complejo, ya que implica una serie de responsabilidades legales y fiscales que deben cumplirse de manera precisa. Es por eso que siempre es importante estar al tanto de las leyes que regulan la nómina en México, pues de esta forma puede evitarse el pago de multas y sanciones innecesarias para tu empresa.
Por otro lado, el desconocimiento o la violación de las leyes ligadas a la nómina puede conducir a conflictos con los colaboradores que afecten su moral, productividad y sentido de pertenencia a la organización, así como problemas con la salud financiera del negocio a largo plazo.
En este artículo, te brindaremos toda la información que necesitas saber para cumplir con las leyes que regulan el cálculo de nómina en nuestro país. Verás que no solo te ayudará a cumplir con tus obligaciones como patrón, sino también a llevar una mejor relación con tus colaboradores.
Primero, ¿Cómo funciona la nómina en México?
Como muchos otros procesos que componen las relaciones obrero-patronales, la gestión eficiente de nómina y pago de sueldos en nuestro país cuenta con sus propias particularidades. En general, debes saber que el pago de salarios y prestaciones se rige por la Ley Federal del Trabajo (LFT), así como por diversas regulaciones fiscales.
Así mismo, la LFT también contempla el cumplimiento de otras leyes que veremos más adelante, esto para garantizar un pago justo, adecuado y a tiempo de la nómina de los trabajadores.
Hay ciertos elementos que deben incluirse de forma obligatoria en el cálculo de la nómina, estos son:
- Salario.
- Bonos y premios por puntualidad.
- Horas extra.
- Deducción de impuestos.
- Aportaciones a seguridad social, vivienda y retenciones a créditos estatales.
- Pago de aguinaldo.
- Prima vacacional.
No olvides que como empresa debes estar al tanto de estas obligaciones para llevar a cabo una gestión adecuada de tu nómina, pues un paso en falso o un error en la contabilidad puede llegar a comprometer el bienestar financiero, o desgastar la satisfacción laboral y el bienestar de tus colaboradores.
Tampoco olvides que más allá de incluir los detalles de pago de un empleado, las leyes que regulan la nómina en México exigen especificar las condiciones legales de la relación laboral entre empleador y trabajador, como por ejemplo, el régimen fiscal al que pertenecen, los cuales pueden ser:
Régimen Asalariado:
Se aplica a los trabajadores que reciben un salario fijo o sueldo por su trabajo. En esta modalidad, el empleador está obligado a retener impuestos sobre la renta (ISR) y las contribuciones a la seguridad social (IMSS) directamente de los salarios de los empleados.
Como patrón o empleador deberás presentar declaraciones fiscales mensuales y cumplir con las obligaciones ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y otras autoridades.
Régimen de Incorporación Fiscal (RIF):
Este régimen está diseñado para pequeños contribuyentes, microempresarios y profesionistas en general que no tengan ingresos superiores a ciertos límites establecidos por la ley.
Los contribuyentes en este régimen tienen obligaciones específicas, como presentar declaraciones bimestrales y pagar impuestos según una tasa fija sobre sus ingresos.
Tipos de contrato
Así mismo, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo también exige un contrato para establecer un vínculo laboral de forma oficial. De acuerdo con las leyes mexicanas vigentes, estos pueden ser:
- Contrato por tiempo determinado
- Contrato laboral por tiempo indeterminado.
- Contrato temporal
- Contrato de capacitación
- Contrato periodo de prueba (lo más común son 3 meses).
Por tanto, la nómina debe estar plasmada en un documento legalmente válido que contenga la información anterior, el cual se debe elaborar y revisar cuidadosamente en colaboración con el equipo legal. Cualquier equivocación puede llevar a tu empresa a pagar sanciones al SAT, la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) u otras entidades regulatorias.
Uno de los primeros pasos que debes asegurarte de cumplir, es conocer y entender las leyes que regulan la nómina en México, pues el pago a los colaboradores se encuentra respaldado por diversos instrumentos legales y jurídicos que brindan protección al sueldo y al bienestar de los trabajadores.
Leyes regulan el proceso de nómina en México
El punto de partida para cualquier regulación en el ámbito laboral en México se encuentra en el artículo 123 de nuestra Constitución. Por este motivo, el proceso de nómina requiere de un conocimiento amplio sobre la legislación en materia laboral, así como temas derivados a ella, como por ejemplo, la seguridad social.
Para entender de manera general las leyes que regulan la nómina en México, es importante repasar aquellas que tienen mayor injerencia en este proceso. Aquí te explicamos cada una de ellas:
La Ley Federal del Trabajo (LFT)
Es la principal normativa que establece los derechos y obligaciones, tanto de los empleados como de los empleadores en México. Su objetivo es regular las relaciones laborales y garantizar condiciones justas y equitativas para ambas partes.
En cuanto a la nómina, la Ley Federal del Trabajo establece los lineamientos que deben seguirse en cuanto al salario mínimo, las prestaciones laborales, las jornadas de trabajo, las vacaciones, la seguridad social, el despido y la indemnización.
La Ley del Seguro Social (LSS)
Dentro del artículo 15 de la Ley del Seguro Social, se establecen las obligaciones de los empleadores con sus trabajadores, sobre todo en cuanto a salud y bienestar se refiere. En dicho artículo se detalla todo lo que los patrones deben hacer para registrar e inscribir a sus trabajadores en el IMSS, así como las modificaciones que se hagan en sus salarios.
Por otro lado, la ley del IMSS también describe lo que el instituto brinda a las personas en cuanto a:
- Seguros por riesgo de trabajo.
- Enfermedades y maternidad.
- Guarderías y prestaciones sociales.
- Invalidez.
- Retiro y cesantía en edad avanzada.
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Código Fiscal de la Federación (CFF)
La principal función del Código Fiscal de la Federación es identificar las contribuciones y las responsabilidades que deben cumplirse en relación con los impuestos federales. El código establece los procesos que deben seguirse para la recolección de ingresos por parte del gobierno, al tiempo que regula la forma en que se aplican las normas fiscales aplicadas al ejercicio y relación laboral.
Es importante señalar que estas contribuciones deben reflejarse en las nóminas de los colaboradores, pues esto da fe y legalidad jurídica de su pago y declaración.
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)
El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es una de las leyes que tiene un impacto importante sobre la nómina de los trabajadores. El ISR establece que los empleadores deben retener un porcentaje del salario de los trabajadores, el cual será destinado para la recaudación fiscal.
La tasa de retención depende de diversos factores, y puede ir del 1.9% hasta el 35% al mes. Se calcula de acuerdo a una tabla de retención que puedes consultar en la página del SAT, el porcentaje de retención va ascendiendo a medida que tus ingresos lo hacen.
Leyes del FONACOT e INFONAVIT
Tanto la ley del FONACOT como la del INFONAVIT, establecen los requisitos y deducciones que deben hacerse al salario de los trabajadores cuando solicitan un crédito al Estado. Ya sea para la compra o remodelación de su vivienda en el caso del INFONAVIT, o para cualquier otro fin que se destine ese préstamo como sucede en el caso del FONACOT.
Ambos contemplan los porcentajes que los empleadores deben retener o deducir del salario base de los colaboradores, así como los estatutos y normas que implican este tipo de préstamos.
Modificaciones en materia de legislación: ¿Cómo evitar multas?
Un mal manejo en el pago de nómina puede llevar a tu organización a ser acreedora al pago de diversos tipos de multas y/o adeudos fiscales.
Para evitar este escenario, lo mejor que podemos hacer es mantenernos actualizados y seguir muy de cerca las leyes que regulan la nómina en México, así como sus eventuales cambios y actualizaciones en materia laboral y fiscal.
Por otro lado, también puedes hacer uso de herramientas tecnológicas que te ayuden a hacer más eficientes tus procesos de pago de nómina, así como para mantener actualizada toda la información de pago de tus colaboradores en un solo espacio.
¿Estás al tanto de las leyes y regulaciones que rigen el pago de nómina en México? ¿Utilizas alguna herramienta digital para agilizar tus procesos? ¡Cuéntanos en los comentarios!
Conocer todo lo que implica la gestión de nómina en cuestiones legales, no solo te ayudará a estandarizar procesos o evitar multas, sino que mejorará tu experiencia al momento de calcular el pago a tus colaboradores.
Esto no solo se traduce en menos papeleo o flujos más rápidos sino en un ahorro significativo de horas que te permitirá concentrarte en tareas más importantes.
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