El proceso de nómina es de los más importantes en una empresa, pues involucra el control del salario, deducciones y retenciones, presentado en cifras desglosadas en un comprobante o recibo de nómina por cada trabajador, en un lapso determinado.
Así mismo, realizar este proceso de forma cuidadosa y organizada es fundamental para evitar errores de cálculo o demora, pues esto puede llegar a desgastar la relación entre la empresa y el colaborador o incluso llegar a generar fuertes multas y sanciones por parte de la autoridad.
Según lo regula el artículo 15 de la Ley del Seguro Social Federal, una de las obligaciones del patrón es llevar registros clave, dentro de los que se encuentra la nómina. De hecho, debe conservarlos por los próximos 5 años siguientes de la fecha de su emisión.
Además, la nómina juega un papel fundamental para realizar pagos de forma organizada y mantener buenos registros.
¿Quieres saber más acerca de cómo optimizar tus procesos de nómina? Sigue leyendo este artículo.
Tabla de contenido
- ¿Cómo funciona el pago de nómina?
- ¿Cuáles son las etapas del proceso de nómina?
- Importancia de la nómina: Relación empleado-empresa
- Herramientas para mejorar el proceso de nómina
- 5 Ventajas del software de nómina
- Errores comunes en el proceso de nómina y cómo prevenirlos
- Preguntas frecuentes
- Recursos que no te puedes perder
¿Cómo funciona el pago de nómina?
- Lo primero es tener en claro que debes pagarles a tus colaboradores en una fecha determinada, de forma exacta.
- Lo siguiente es definir el método que se utilizará para pagar la nómina, ya sea transferencia, cheque o efectivo.
- Por otra parte, necesitas tener preparado un listado con las cantidades netas que corresponden a cada trabajador. Dicho listado, además del sueldo neto a pagar, debe de contar con el número de empleado, su nombre, tipo de pago y el banco, en caso de que sea por transferencia o cheque.
¿Cuáles son las etapas del proceso de nómina?
Las fases que componen este proceso en el que se paga a los colaboradores su sueldo, se pueden resumir en 8. Ya que es un proceso complejo que involucra el pago de impuestos y contribuciones al seguro social. Además, debe de ser un exacto, ya que involucra el sueldo que corresponde a un colaborador de acuerdo a la ley.
Fases:
1. Sueldo y retenciones: Debes determinar los salarios y las deducciones de cada trabajador, de acuerdo a su puesto y a las capacidades económicas de la empresa. No olvides tomar en cuenta todos los impuestos que se deben de pagar (como el ISR e ISN) y las aportaciones al seguro social.
2. Políticas de pago: Define las políticas de pago, con el objetivo de que exista transparencia en cuanto al salario, prestaciones y deducciones que existen por ley.
3. Calendario: Calendariza los pagos para evitar retrasos y mala organización. Estos pueden ser semanales, catorcenales, quincenales o mensuales.
4. Incidencias o descuentos: Revisa si hubo alguna incidencia o descuento, para poder recalcular lo que debe recibir cada colaborador.
5. Pagos adicionales: Toma en consideración también si debe haber pagos extras, como bonos.
6. Suma y resta: Haz las sumas y restas correspondientes, de todo lo anterior, para calcular la nómina de forma correcta.
7. Reportes: Obtén reportes, los cuales servirán para los créditos bancarios, el Infonavit y el IMSS. Eso es parte de las obligaciones fiscales, así como de seguridad social, del patrón.
8. Paga: Realiza los pagos y cierra el proceso de nómina. Archiva los pagos y prepara tus declaraciones.
Importancia de la nómina: Relación empleado-empresa
La relevancia de la nómina está dada, principalmente, por el hecho de que los colaboradores la necesitan para satisfacer sus necesidades financieras. Además, es el pago por su trabajo y refleja su esfuerzo y empeño durante el periodo.
A su vez, es la prueba de que las empresas y los colaboradores cumplen la ley y sus obligaciones fiscales, tanto el pago de impuestos, como el pago de su seguro social. Permitiendo que los organismos gubernamentales involucrados y todos los trabajadores puedan conocer cada aspecto de sus ingresos de manera clara.
Herramientas para mejorar el proceso de nómina
Si quieres hacer más eficiente el proceso, además de apoyarte en un calendario de pagos, puedes implementar un software que te permita gestionar la nómina.
Con una solución digital puedes automatizar funciones, hacer cálculos inmediatos, simplificar procesos extraordinarios (como el pago de bonos o descuentos), validarlo rápidamente desde cualquier lugar, en cualquier momento, y darles sus recibos a los trabajadores en cuestión de minutos, a través de varios canales.
5 Ventajas del software de nómina
1. Ahorro de tiempo: Calcula automáticamente la nómina en minutos y simplifica procesos extraordinarios como finiquitos y aguinaldos.
2. Precisión: Genera reportes personalizados y editables, garantizando cálculos precisos y actualizados.
3.Facilidad de uso: Gestiona movimientos ante el IMSS y notifica al SAT de forma automática.
4. Accesibilidad: Colaboradores pueden acceder a sus recibos de nómina en línea y en la app.
5. Control total: Monitorea gastos y crea reportes detallados para un mejor control financiero.
Errores comunes en el proceso de nómina y cómo prevenirlos
Una gestión de nómina bien ejecutada no solo garantiza el pago correcto a los colaboradores, también evita sanciones, conflictos internos y minimiza errores.
Identificar cuáles son los errores más comunes, puede ayudarte a evitarlos de manera más sabia:
- Datos mal capturados: Desde errores en la información personal del colaborador, número de días trabajados o incluso el monto que percibe, pueden afectar directamente el cálculo final del salario.
Tip: Revisa y valida los datos ingresados cada cierto tiempo o automatiza el proceso con softwares como Buk.
- Pagos fuera de tiempo: Retrasarte con el pago de nómina puede traer consigo riesgos legales y a su vez, afectar la confianza del equipo.
Tip: Tómate el tiempo de realizar un calendario interno claro con fechas de pago y compártelo con tus colaboradores.
- Cálculos imprecisos: En algunas ocasiones no solo debes encargarte de calcular la nómina, sino también horas extras, ISR o cuotas del IMSS que repercuten directamente en el salario neto.
Tip: Usa herramientas automatizadas que consideren las fórmulas correctas, así te aseguras de no cometer errores.
- Falta de documentación: No emitir recibos de nómina, contratos o registros de incidencias puede dejar desprotegida a la organización en caso de alguna incidencia legal.
Tip: Digitaliza los documentos clave y centralízalos en un sistema seguro y accesible.
- Fallas de comunicación: Al tratarse de un proceso muy importante como lo es el de nómina, es necesario que áreas como Recursos Humanos y finanzas es esencial para no realizar pagos erróneos por no tener la información actualizada.
Tip: Establece canales de comunicación claros o reuniones de seguimiento antes de cada cierre de nómina.
Recursos que no te puedes perder
- Conoce más acerca de la legislación, fases del proceso de nómina, los beneficios de implementar un software para su cálculo y cómo generar el CFDI, con nuestro ebook GRATUITO: Todo lo que necesitas saber sobre Nómina
- 5 beneficios de dejar la nómina en manos de Buk:
No sufras más: simplifica los cálculos de nómina
¿Te toma horas realizar cálculos, validar incidencias o corregir errores de nómina? Con nuestro módulo software de nómina, puedes simplificar todo el proceso y tener mayor control, sin complicaciones.
Minimiza errores, automatiza tareas clave y asegúrate de tener todo en regla:
🎯 Reduce riesgos legales
🧾 Mantén tus cálculos alineados con la ley
📊 Toma mejores decisiones con reportes claros y útiles
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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