¿Qué es el recibo de nómina y por qué es importante para los empleados?

El recibo de nómina es mucho más que un simple comprobante del sueldo que reciben los empleados. Este documento sirve para que las empresas puedan demostrar el cumplimiento de sus obligaciones ante autoridades como el SAT, el IMSS y la STPS.

Además, registrar adecuadamente los recibos de nómina también es una medida preventiva contra posibles incumplimientos que podrían resultar en sanciones y multas o durante un juicio. La falta de documentación adecuada puede conducir a problemas legales, financieros y con los colaboradores, por lo que contar con un sistema robusto de emisión y archivo de recibos es esencial para los equipos de Recursos Humanos.

Incluir correctamente la información, como las fechas de pago y los conceptos detallados, ayuda a evitar errores que podrían desencadenar auditorías y sanciones. Por ello, generar automáticamente los recibos mediante un software puede ser especialmente útil para minimizar riesgos y establecer una cultura responsable en tu compañía.

Por esta y más razones, en este artículo abordaremos más sobre el recibo de nómina y su importancia.

¿Cómo leer un recibo de nómina y qué información contiene?

El recibo de nómina es un comprobante importante que puede ser digital o impreso. Indica el salario del colaborador, e incluye el desglose de las deducciones, remuneraciones extra y descuentos, durante un determinado periodo de tiempo.

Para saber cómo leerlo, hay que conocer qué datos lo integran, un recibo incluye:

• Datos de la empresa: Régimen fiscal, razón social, RFC y registro ante el IMSS
• Datos del empleado: Nombre, número de SS y RFC
• Periodo del pago: Semanal, quincenal o mensual
• Salario base de cotización (SBC): El promedio del sueldo por día
• Percepciones: Salario neto junto con bonos, prima vacacional o aguinaldo
• Deducciones: Retenciones por impuestos y contribuciones al seguro social

¿Qué es el CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet es la factura electrónica que sirve como constancia del pago (en el caso de una relación laboral) por los servicios prestados por un colaborador.

En este documento se indica de forma desglosada, la cantidad pagada (todos los conceptos que se suman) y todos los conceptos que se deducen, como los impuestos y contribuciones para la seguridad social. Ahí mismo también se detallan todos los datos necesarios para el recibo de nómina, tanto de la parte emisora (la empresa) como del receptor (el colaborador).

De esta manera, el CFDI también puede considerarse como un recibo de nómina, aunque lo recomendable es gestionar ambos documentos de forma individual.

CFDI: ¿cómo generarlo y cancelarlo? Ejemplo práctico

Para generarlo en el portal del SAT, debes:

• Entrar al apartado de “Mi nómina”, que se encuentra en la sección de “Mis cuentas”. 
• Ingresar tu RFC junto con tu e.firma o contraseña.
• Completar la información requerida en los apartados “Datos del patrón”, “Datos de los Trabajadores” y “Recibo de nómina”.
• Generar el comprobante.
• Descargar el CFDI de nómina.

Si requieres hacer una cancelación:

1. Puedes encontrar el comprobante a cancelar dentro del portal del SAT, en el apartado de “Facturación”. 
2. Una vez lo encuentres, debes elegir el motivo “01-Comprobante emitido con errores con relación”. 
3. Y poner el folio del comprobante que sustituyó al anterior.

¿Qué es el Régimen Simplificado de Confianza?

En el contexto de la nómina, otro elemento que debes conocer es el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). El cual está disponible para personas físicas y morales (empresas). 

El de empresas, incluye a personas morales constituidas por personas físicas que no estén asociados a otras organizaciones y cuyos ingresos anuales no excedan los $35 millones mxn (entre otros).

El objetivo de este nuevo régimen es otorgar mayor liquidez a las empresas, para que tengan mayor efectivo para sus gastos inmediatos. Pero, ¿cómo se obtiene esta liquidez?

• Podrán pagar sus impuestos cuando tengan ingresos por facturación cobrada.
• Pueden deducir las inversiones que hagan para su operación, y así pagar menores impuestos. Deduciendo en menor tiempo y con mayores tasas.

Las empresas que pueden tributar en este régimen, deben:

• Estar inscritas al Régimen General.
• Presentan su declaración anual de ISR y declaraciones provisionales mensuales.
• Reportar los ingresos y gastos facturados en cada periodo.
• Residir en México.
• Estar constituidas por personas físicas cuyos ingresos totales en el ejercicio inmediato anterior no excedan los $35 millones mxn. O ser persona moral residente de México, constituida por personas físicas cuyos ingresos no excedan dicha cantidad.
  
  

Recibo de nómina: Los errores más comunes y cómo evitarlos

La administración de la nómina es una tarea delicada que implica manejar con precisión y diligencia los aspectos financieros y legales relacionados con el pago de los empleados.

Sin embargo, es común encontrar errores que, aunque inadvertidos, pueden tener consecuencias significativas. Aquí te mostramos los errores más comunes en la nómina y proporcionaremos estrategias para evitarlos.

• Realizar cálculos erróneos
• Usar como base recibos pasados
• Usar un RFC o CURP incorrecto.
• No verificar el régimen y contrato.

La clave para mantener una buena gestión de nómina es mantener procesos ordenados y claros.

Por otro lado, la prevención de errores en la nómina no solo es esencial para evitar posibles consecuencias legales y financieras, sino también para mantener la confianza y la satisfacción de los empleados. La adopción de tecnologías avanzadas como un software de nómina y la capacitación constante del personal son inversiones valiosas que pueden salvar a las empresas de aguas turbulentas en el complejo mundo de la administración de nómina.

¿Ya conocías toda esta información?

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El rollo del recibo de nómina es más importante de lo que parece. No solo es papeleo, ¡es clave para una relación excepcional con los colaboradores! Recuerda que con cuentas claras y procesos bien explicados, se evitan malentendidos y se construye una mejor cultura en la empresa. 

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