La gestión documental es uno de los conceptos de mayor relevancia para las empresas, especialmente en áreas como las de Recursos Humanos, ya que estos equipos suelen resguardar una gran cantidad de documentos personales de muchos colaboradores.
En este sentido, saber mantener ordenados y accesibles distintos archivos como contratos o expedientes, es algo que aporta mucho valor a la gestión de personas, pues es una forma más de agilizar procesos y de ofrecer experiencias positivas a todos los colaboradores.
Tanto así, que algunas cifras no solamente muestran que en México, las empresas invierten el 33% de sus recursos en innovar sus procesos de analítica de datos e información, sino que existe un creciente interés en adoptar nuevas herramientas para la gestión de documentos.
Por ese motivo, es importante dar el reconocimiento que merece la gestión documental en los procesos de recursos humanos, especialmente ahora que el flujo de información crece en las compañías.
¿Qué es la gestión documental y cuál es su función?
La gestión documental es el grupo de buenas prácticas que permiten almacenar y clasificar adecuadamente las grandes cantidades de registros y archivos que posee una organización.
El objetivo principal de la gestión documental es permitir a equipos como los de Recursos Humanos, Administración o Finanzas, buscar y encontrar fácilmente cualquier información sin problema, sin perder tiempo, de forma segura y bien organizada.
Hoy en día, la transparencia, la alineación y acceso a la información más importante, es uno de los valores más apreciados por las empresas. Una de las mayores ventajas de la gestión de documentos en la actualidad, es que existen diversas plataformas que pueden ayudar a las personas a ahorrar mucho tiempo y a agilizar sus procesos cotidianos.
Esto significa, menos tiempo para archivar y buscar papeles, ¡y mayor tiempo para dedicarlo a lo más importante!
¿Cómo usar la gestión documental en mi empresa?
Como ya mencionamos, digitalizar la gestión documental conlleva muchas ventajas, principalmente en cuanto a eficiencia y ahorro de tiempo se refiere.
Sin embargo, existen otros beneficios más que facilitan la vida de los equipos de Recursos Humanos, como:
- Evitar la pérdida de documentos
- Creación de filtros para su almacenamiento y clasificación
- Localización y trazabilidad
- Evaluación y aprobación inmediata (sobre todo si cuentas con una herramienta de firma digital)
- Flujos de trabajo ágiles y mejor distribución
Además, las mejores plataformas para la gestión documental cuentan con una central de documentos que permite crear repositorios para los documentos más importantes.
De la misma manera, un sistema basado en la nube permite traspasar la data que anteriormente se almacenaba en papel o discos duros. Ya que anteriormente podían:
- Ser robados
- Quedar ilegibles
- Sufrir un daño irreparable por humedad o en caso de incendio
Estos riesgos se solucionan porque en los servidores de la nube se aplica ciberseguridad, respaldo y recuperación de archivos. Además, hace más fácil el envío de archivos entre muchos colaboradores para que distintos equipos puedan trabajar información en conjunto y en tiempo real; todo de forma sencilla e inmediata.
Las mejores herramientas para la gestión documental
Un sistema de gestión documental debe de ofrecer herramientas o funciones que lo conviertan en una opción viable que facilite las actividades de los equipos. Pero, ¿con qué funciones o herramientas conviene contar para la gestión de documentos? Aquí te compartimos algunas de ellas:
- Integración con otros sistemas o herramientas de tu compañía
- Acceso y almacenamiento en la nube
- Trazabilidad documental sencilla
- Permitir la mencionada colaboración entre usuarios para el manejo de datos
- Estructuración y categorización
- Manejar una gran cantidad de formatos de archivos
¿Cómo es la gestión de documentos en tu empresa?¿Crees que mejorando la administración de archivos tendrías tiempo para tareas más importantes? ¡Déjanos saber en los comentarios!
La gestión documental ha pasado de ser una buena práctica a una labor imprescindible para trabajar mejor. Es por ello que vale mucho la pena contar con procesos para administrar y clasificar archivos, especialmente si tu equipo batalla mucho encontrando información importante o maneja muchos documentos a la vez.
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