Hoy en día, las empresas adoptan nuevas herramientas y tecnologías para ser más productivas y llevar a cabo sus tareas de forma más eficiente. Una de estas herramientas es la firma digital de documentos, la cual permite firmar y compartir documentos de forma digital, sin necesariamente tener que imprimirlos o compartirlos de manera física.
La firma digital de documentos, no solo es una opción más sostenible, además ofrece otros beneficios, como la disminución de tiempo de espera y errores en los procesos. Aquí analizaremos cómo es que las empresas se benefician de la firma digital de documentos y por qué es una herramienta clave para las organizaciones.
La firma digital de documentos permite a las personas firmar documentos de forma electrónica, y en México tiene la misma validez legal de una firma autógrafa o manuscrita.
Este es un proceso seguro y legal, que usa la tecnología para asegurar la autenticidad e integridad del documento. Esta herramienta cada vez es más popular, gracias a su conveniencia, rapidez y seguridad, en comparación con las firmas autógrafas y físicas.
Respecto a la legislación Mexicana, la firma digital se encuentra fundamentada por distintas normas:
“Son admisibles en el proceso todos los medios de prueba que no sean contrarios a la moral y al derecho, y en especial los siguientes […]
VIII. […] Documento digital, firma electrónica o contraseña”
Por tanto, el uso de la firma electrónica es válido para la emisión, remisión y conservación de documentos laborales, como: contratos, adendas, boletas de pago, certificados, liquidación de beneficios sociales y otros.
La firma electrónica es válida cuando cumple con los lineamientos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada (art. 7 y 8). Los requisitos son:
La firma digital de documentos es importante porque ofrece numerosos beneficios para las empresas:
La firma digital de documentos ofrece una gran cantidad de beneficios y ventajas para las empresas. Te compartimos algunos de los más importantes:
Al no tener que imprimir, enviar físicamente o almacenar documentos en papel, se ahorra una gran cantidad de tiempo, costos de envío, uso de recursos (papel) y espacio de almacenamiento.
El proceso de firma y envío de documentos es más eficiente y rápido. Todo el proceso se puede realizar en línea, desde avisar que ya se compartió el documento de forma digital, hasta la firma después de unos cuantos clics.
Hoy en día, la tecnología que se utiliza, garantiza la autenticidad e integridad del documento y de la firma digital real de la persona. Lo que significa que este es un proceso mucho más seguro que la firma en papel.
Al reducir los tiempos y costos relacionados con la firma física de documentos, las empresas pueden aumentar su productividad, dedicando su tiempo y recursos a otras labores relevantes.
Es un proceso que se puede realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento, haciendo que la firma digital sea mucho más conveniente que la firma en papel.
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