¿Qué son las semanas cotizadas? - Buk

Las semanas cotizadas siempre están presentes en las conversaciones sobre trabajo y pensión en México. Son clave especialmente para los trabajadores afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE). 

En términos simples, una semana cotizada se refiere al tiempo que un colaborador ha dado al sistema de seguridad social a través de su salario, lo que representa un registro fundamental para su elegibilidad de cara a una pensión de retiro. 

Reguladas por las leyes mexicanas, la cantidad de semanas cotizadas define si un trabajador podrá acceder a una pensión al jubilarse, así como el monto de dicha pensión. En el caso del IMSS, por ejemplo, los trabajadores deben acumular al menos 500 semanas cotizadas si están bajo el régimen anterior a 1997, o 1,250 semanas bajo el régimen actual. Este número es relevante porque impacta directamente en la calidad de vida futura del colaborador. 

Es por eso que tanto la plantilla laboral como los empleadores deben estar atentos al correcto registro de estas semanas.

¿Cómo consultar las semanas cotizadas en el IMSS o ISSSTE?

Los departamentos de Recursos Humanos tienen una tarea importante en el tema de las semanas cotizadas, y es promover la importancia de llevar un control regular sobre esta información. Los errores o inconsistencias en el registro pueden afectar directamente la pensión de los colaboradores, por lo que capacitarlos al respecto es una buena manera de blindar su futuro. 

Para los responsables de Recursos Humanos, saber cómo ayudar a los empleados a consultar sus semanas cotizadas es crucial, ya que esto les permitirá hacer una planificación financiera a largo plazo y mejorar su bienestar laboral. 

Aquí repasamos cómo consultar de semanas cotizadas tanto en el IMSS como en el ISSSTE.

IMSS e ISSSTE: Los colaboradores afiliados al IMSS o al ISSSTE pueden consultar sus semanas cotizadas a través de internet.

Los empleadores, especialmente las áreas responsables de Recursos Humanos, tienen un papel activo en la correcta gestión de las semanas cotizadas de los empleados. 

Algunas acciones que pueden tomar para garantizar que sus trabajadores estén bien informados y al día con sus cotizaciones incluyen:

• Capacitaciones periódicas: Organizar talleres o capacitaciones donde se explique la importancia de las semanas cotizadas y cómo pueden consultarlas. Esto genera confianza y fomenta el sentido de responsabilidad entre los empleados sobre su futuro financiero.

• Comunicación constante: Es importante ofrecer a los colaboradores un canal de comunicación siempre abierto. Que sepan que pueden acercarse al departamento de Recursos Humanos para resolver dudas o corregir errores en su historial de cotización siempre que lo deseen.

Consejos para estabilizar las semanas cotizadas

Existen varias estrategias que tanto los colaboradores como los empleadores pueden implementar para aumentar las semanas cotizadas y, por ende, mejorar la pensión futura. 

Este es un ganar-ganar, ya que mientras los colaboradores más semanas cotizadas sumen en una empresa, mejoran la estabilidad y reducen la rotación de personal. Por eso es que resulta clave el buen manejo y el acceso a la información de las semanas cotizadas. 

Consejos clave para estabilizar las semanas cotizadas: 

• Mantener la estabilidad laboral: Para asegurar que las semanas se acumulen sin interrupciones, es importante procurar estabilidad en el empleo. Los periodos sin cotizar (como lapsos prolongados de desempleo) afectarán la cantidad de semanas acumuladas.

• Revisar constantemente el estado de cotización: Los empleados deben estar informados sobre sus semanas cotizadas. Si encuentran errores en sus reportes, deben solicitar la corrección inmediatamente.

• Evita la informalidad: Trabajar (o dejar que colaboradores trabajen) sin un contrato formal o sin estar afiliados al sistema de seguridad social implica perder semanas cotizadas, lo que a la larga perjudica la pensión.

Las semanas cotizadas juegan un papel fundamental en la planificación del retiro y en la calidad de vida futura de los trabajadores. 

Tanto el IMSS, como el ISSSTE, ofrecen plataformas fáciles de usar para que los colaboradores consulten sus semanas cotizadas, y los empleadores deben fomentar este hábito entre sus equipos.

A través de una gestión proactiva y bien informada, es posible garantizar que los empleados acumulen las semanas necesarias para obtener una pensión digna al final de su vida laboral.

3 preguntas importantes para los colaboradores relacionadas con las semanas cotizadas 

Es normal que los colaboradores tengan dudas sobre sus semanas cotizadas. Como responsable de Recursos Humanos, tu rol es guiarlos y brindarles claridad en este tema.

A continuación, te compartimos las preguntas más frecuentes para que puedas orientarlos de forma efectiva:

1. Si el colaborador deja de trabajar, ¿pierde las semanas cotizadas?

No, las semanas cotizadas no se pierden, incluso si el trabajador deja de trabajar o toma un descanso en su vida laboral.

• Las semanas que ya se han acumulado permanecen registradas en el historial del IMSS y se mantienen vigentes para el cálculo de prestaciones, como la pensión. Esto significa que, aunque en un período no esté cotizando, el IMSS conserva el  historial.
• Cuando el colaborador regrese a la actividad laboral formal, las nuevas aportaciones se sumarán a su historial, permitiéndole avanzar hacia el número de semanas requeridas para prestaciones como la pensión.

2. ¿Cómo afectan las incapacidades y licencias a las semanas cotizadas?

Durante periodos de incapacidad o licencias (por enfermedad, maternidad u otras causas justificadas), el tiempo generalmente se sigue considerando como semanas cotizadas, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos:

• Continuidad de aportaciones:
  
  Cuando un trabajador está de baja médica o en licencia, la organización y el IMSS deben continuar realizando las aportaciones correspondientes. Por lo tanto, durante ese tiempo, se seguirán contando las semanas cotizadas.
• Reconocimiento formal del periodo:
  
  Es fundamental que RR.HH haya registrado correctamente al colaborador ante el IMSS para que el periodo de incapacidad o licencia esté debidamente registrado y reconocido ante la entidad. 
• Verificación en el historial:
  
  Se recomienda al colaborador revisar frecuentemente su historial de semanas cotizadas en el portal del IMSS para asegurarse de que estos periodos hayan sido contemplados. 

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3. ¿Qué debe hacer un colaborador si detecta errores en el historial de semanas cotizadas?

Está claro que las semanas cotizadas son indispensables, por esta razón, es necesario que tanto el departamento de recursos humanos como el colaborador verifiquen que no haya errores en el historial. 

Si es así, te recomendamos: 

• Verificar la información: Lo ideal es revisar a detalle la constancia de semanas cotizadas. 
• Reunir evidencia: Es necesario recopilar todos los documentos como recibos de nómina, contratos, comprobantes de pago y cualquier otro documento que evidencie los periodos de trabajo.
• Acudir a la subdelegación: El colaborador deberá presentar su caso en la subdelegación del IMSS más cercana, exponer de manera clara los errores detectados y entregar la documentación de respaldo. 
• Realizar la solicitud de corrección: Después de comprobar los errores encontrados, deberá solicitar de manera formal la revisión y corrección de su historial. El IMSS por su parte, tendrá que verificar la información, después de esto, procederá a actualizar los datos.
• Seguimiento: No se debe pasar por alto el seguimiento del caso. Lo más recomendable es solicitar un comprobante de la actualización realizada en el historial, esto dará constancia de que se hizo la corrección. 

¿Y si no hay una solución? 

Si aún después de realizar la solicitud no se actualiza la información, lo que le puedes sugerir al colaborador es buscar asesoría legal, puede ser con un abogado de confianza o bien, con un especialista en seguridad social, quien lo podrá orientar sobre cómo manejar esta situación. 

¡Atención! Este es un proceso que se puede hacer en conjunto con el área de recursos humanos, recuerda mostrar empatía y disposición en la medida de lo posible, toma en cuenta que acompañar a tu colaborador en una situación como esta puede marcar la diferencia. 

Errores comunes y multas por mala gestión de las semanas cotizadas

Como en toda gestión, pueden existir malas prácticas por desconocimiento en los procesos de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social, así que para evitarlo te compartimos los errores más comunes, así te aseguras de no cometerlos. ¡Aquí vamos! 

1. No registrar o inscribir extemporáneamente a los trabajadores:

Es responsabilidad de la organización inscribir  y registrar a los empleados en el IMSS al inicio de la relación laboral. No gestionarlo o hacerlo después puede significar multas de 20 a 350 veces la UMA.

2. Omitir el pago de las cuotas obrero-patronales:

3. Declarar salarios inferiores a los reales:

Reportar un salario menor al real afecta las prestaciones del trabajador e implica una evasión, lo que trae consigo multas y pagos retroactivos.

4. No conservar registros de nómina:

La organización debe llevar registros detallados de salarios y días trabajados, conservándolos al menos cinco años, de no ser así se debe pagar una multa de 20 a 75 veces la UMA.

¡Pst! Usa la tecnología para que esto no sea un problema, con softwares especializados como Buk, la documentación de tu colaborador puede ser almacenada de manera digital en un solo lugar. 

5. Presentar documentos de afiliación con datos falsos:

Proporcionar información incorrecta o falsificada al IMSS en cualquier documento oficial, también es motivo de multa, la cual puede ser de 20 a 210 veces la UMA.

Es evidente que lo mejor es cumplir con las obligaciones relacionadas con las aportaciones del IMSS como se debe, de esta manera tanto tú como tus colaboradores estarán más seguros en todo sentido. 

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