El software de gestión de activos es un sistema que optimiza la organización y el control de herramientas, bienes tangibles e intangibles, equipos de cómputo o seguridad, gadgets y todo lo necesario para que los colaboradores puedan desarrollar su trabajo de forma eficiente, siendo esta una herramienta imprescindible para administrar eficientemente una empresa.
Hoy en día, las personas no solo necesitan herramientas que faciliten su trabajo, sino que también estén en perfecto estado y puedan acceder fácilmente a ellas. Por tanto, es crucial que los encargados de cuidar y resguardar estos recursos realicen esta labor estratégicamente, y esto es algo que solo puede lograrse con ayuda del software de gestión de activos.
Sabemos que mantener un inventario de trabajo en perfectas condiciones ayuda a las personas a trabajar mejor, por ello en Buk presentamos nuestro nuevo sistema de gestión de activos, una solución con funciones avanzadas integrada a nuestra plataforma de RR.HH. que te permitirá tener control absoluto sobre las herramientas de trabajo en tu compañía.
En esta nota te explicaremos por qué es importante contar con un software como este en tu organización, cómo implementarlo y sacarle el mayor provecho. Sigue leyendo.
Un software de gestión de activos es una herramienta digital diseñada para llevar un control detallado de todos los bienes materiales que posee una empresa, desde computadoras y mobiliario, hasta herramientas especializadas, equipos tecnológicos e incluso automóviles y licencias de software. Su principal objetivo es facilitar el seguimiento, la asignación y el mantenimiento de estos activos a lo largo de su ciclo de vida.
En áreas como la de Recursos Humanos, el uso de un software de gestión de activos es más que crucial, ya que te permite saber con exactitud qué equipo o dispositivo tiene cada colaborador, cuándo lo recibió, en qué condiciones está y qué hacer en caso de reposición o mantenimiento. Al final, esto no solo se traduce en mayor orden y control, sino en un ahorro significativo de recursos que pueden destinarse al reemplazo de equipos o incluso en costosas reparaciones.
En muchas empresas, la entrega y seguimiento de los activos aún se realiza de forma manual o con hojas de cálculo, lo que genera errores, pérdidas y falta de trazabilidad de las herramientas para trabajar.
Además, de acuerdo con el informe Project Finance Software Report, se calcula que la gestión de activos puede llegar a tomar más de 5 horas a la semana, por lo que un sistema para la gestión de activos resulta ser de gran utilidad para centralizar la información, reducir riesgos y optimizar procesos clave como el onboarding o la baja de personal en la empresa.
Así mismo, también puede ayudar a tomar decisiones más inteligentes, como saber cuándo renovar un equipo, detectar qué herramientas tienen mayor rotación o prever más gastos en mantenimiento.
Este tipo de sistemas permite mantener una administración ordenada y transparente de los bienes asignados a cada colaborador. Sin embargo, el software de gestión de activos conlleva muchos otros beneficios para las empresas y colaboradores en diversos aspectos como:
Más allá de ser una buena práctica organizacional, la gestión de activos también es una obligación legal. En México, por ejemplo, el Artículo 132 fracción III de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los empleadores deben proporcionar a los trabajadores las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones, asegurando que estén en buen estado y reponiéndolas cuando sea necesario.
Por su parte, los colaboradores también tienen responsabilidades claras: deben cuidar los instrumentos que reciben y devolver los materiales no utilizados. Aunque eso sí, de acuerdo al Artículo 133, los empleados no serán responsables por el desgaste normal o por fallas derivadas de defectos de fabricación.
Además, es importante tomar en cuenta que en los esquemas de teletrabajo las obligaciones del empleador se amplían: la ley exige llevar un registro detallado de los equipos proporcionados y encargarse del mantenimiento de los mismos (Art. 330-E). En el caso del trabajo a domicilio, también se establece que el empleador debe contar con un libro de registro y que el colaborador debe asumir los costos por pérdidas atribuibles a su negligencia (Art. 320 y 326).
A nivel internacional, la norma ISO 55000 establece los principios y lineamientos para una gestión de activos eficiente, destacando la importancia de centralizar la información, estandarizar procesos y asegurar el uso responsable de los recursos.
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Elegir el software adecuado para gestionar los activos de una empresa no es una decisión que pueda tomarse a la ligera. La herramienta adecuada puede marcar la diferencia entre un proceso ordenado y estratégico, o uno fragmentado que en lugar de ayudar hace más complicadas las cosas.
Y es que en organizaciones donde Recursos Humanos participa activamente en la entrega o devolución de herramientas de trabajo, contar con un software que facilite estos procesos es clave. Pero, ¿cómo saber cuál es el ideal?
Algunos criterios esenciales para tomar una buena decisión pueden ser:
Evita soluciones que dependan de múltiples planillas o plataformas aisladas. Un buen software debe permitirte gestionar todo desde un solo lugar: inventario, asignaciones, devoluciones, mantenimientos y solicitudes. Así reduces errores y mantienes la información actualizada en tiempo real.
Busca una herramienta que te permita crear un catálogo de productos, agregar atributos personalizados (por tipo, estado, fecha de entrega, etc.) y llevar un control detallado del ciclo de vida de cada activo, desde su adquisición hasta su baja definitiva.
Idealmente, el software debería integrarse con procesos clave del ciclo de vida de los colaboradores. Por ejemplo, facilitar la asignación de herramientas durante el onboarding, o registrar la devolución de activos en la salida de un empleado. Esto ayuda a estandarizar flujos y a brindar una mejor experiencia desde el primer día.
Una funcionalidad clave es el registro de movimientos: qué activo fue asignado, a quién, cuándo, en qué estado y bajo qué condiciones. Esto no solo fortalece la trazabilidad, sino que aporta transparencia y seguridad en los procesos internos.
Tener visibilidad clara de qué activos están disponibles, cuáles están en uso o en mantenimiento, y generar reportes personalizados, permite tomar mejores decisiones. Así puedes evitar compras innecesarias, optimizar recursos y prever necesidades futuras con mayor precisión.
Un software realmente eficiente no solo organiza: también automatiza. Asegúrate de que cuente con flujos de trabajo personalizables que agilicen tareas repetitivas como la solicitud de activos, aprobación por parte de responsables o la generación de documentos al asignar recursos.
Más allá de la optimización de los recursos y su buen uso, gestionar los activos de forma ordenada también puede ayudar a los equipos de RR.HH. a ofrecer una experiencia inigualable a quienes trabajan en su empresa.
En este sentido, un sistema de gestión de activos es la herramienta perfecta para implementar procesos más seguros, eficientes y conectados con la realidad de tu equipo. Piensa que cuando cada herramienta está en su lugar, el trabajo de las personas fluye mejor y son más felices.
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