Gestión de Activos: Claves para una Administración Eficiente

Los activos de una empresa pueden ser bienes tangibles como equipos de trabajo o intangibles como inversiones, por lo tanto, la gestión de estos activos es un factor clave para la estabilidad de cualquier organización. 

Pero, ¿realmente conoces la importancia de ubicar los recursos que le pertenecen a la empresa? En este artículo, te explicamos cómo una gestión de activos eficiente puede marcar la diferencia en la rentabilidad y sostenibilidad de un negocio. ¡Comencemos! 

¿Qué es la Gestión de Activos y por qué es importante?

La gestión de activos es el conjunto de estrategias que tienen como objetivo supervisar, mantener y optimizar los recursos de una empresa.

Cuando mencionamos los recursos de la organización, estamos hablando desde laptops hasta escritorios, sillas o incluso documentación importante de los colaboradores. Sin importar si es tangible o intangible, es necesario que las organizaciones pongan especial cuidado en cada activo, pues al darle un manejo adecuado, se maximiza su vida útil y además disminuyen considerablemente los costos innecesarios.

Por supuesto que al tener un buen control sobre los activos, es posible lograr una mejor toma de decisiones financieras y a su vez, prevenir riesgos. 

Hablemos a profundidad acerca de los tipos de activos que existen: 

Los activos de una empresa pueden clasificarse de la siguiente manera:

¿Por qué es importante el control de activos?

Tener el control empieza por saber qué tienes. Si una empresa quiere asegurarse de que sus activos están en orden, el primer paso es saber con claridad con qué cuenta.

Un inventario preciso es la base de una buena gestión pues mantiene todo funcionando como debe.

Así que, ¿Por qué implementar un sistema de gestión de activos? Aquí algunas razones clave:

• Evita pérdidas y robos: Al tener un registro detallado, es más difícil que algo se extravíe o se use de forma indebida.
  
  
• Optimiza el mantenimiento: Ayuda a planificar el uso, detectar cuándo hay que reparar algo o si es necesario hacer una nueva compra.
  
  
• Mejora la eficiencia operativa: Facilita decisiones estratégicas sobre qué adquirir, qué renovar y cuándo hacerlo.

Beneficios de una Gestión de Activos optimizada

Ahora, es momento de hablar acerca de las ventajas que trae consigo el aplicar un enfoque estructurado para la administración de activos, entre algunas de las más importantes están:

• Reducción de costos, pues se minimizan las reparaciones imprevistas y reemplazos innecesarios.
• Mayor seguridad en el cumplimiento de normativas y regulaciones.
• Aumento en la productividad al asegurar que los recursos estén disponibles siempre que un colaborador lo necesite. 
• Mejor planeación financiera con datos precisos sobre el estado y valor de los activos.

El antes y después cuando se gestiona correctamente a los activos 

Para ser más claros, veamos un ejemplo en el panorama de una organización cuando se realiza una gestión de activos y cuando no.

Antes de una gestión de activos: Nadie sabía exactamente cuántos equipos había disponibles. Algunos se perdían en el inventario, otros se descomponían sin previo aviso. Las compras se hacían a último momento, duplicando gastos sin querer. La planeación financiera se llevaba a cabo por intuición, no por estrategia.

Después de una gestión de activos: Cada activo está identificado, registrado y en buen estado. Los mantenimientos se hacen a tiempo, las compras se planifican con base en datos reales, los colaboradores siempre tienen a la mano lo que necesitan y las auditorías no quitan el sueño. Las decisiones financieras se toman con claridad, respaldadas por información precisa sobre el estado y valor de los recursos.

¿Qué tal? La diferencia es evidente, al aplicar un enfoque estructurado en la gestión de activos es posible ahorrar, prever y operar con inteligencia.

¿Cuáles estrategias se pueden aplicar para lograr una mejor Gestión de Activos?

Implementar una gestión de activos sólida no solo implica tener el control de lo que se tiene, sino también aplicar una serie de estrategias que faciliten el proceso. Para lograrlo, es importante apoyarse en prácticas clave como las siguientes:

1. Registro de activos: El primer paso es saber exactamente qué activos tiene la empresa. Esto implica llevar un registro o realizar un inventario detallado que incluya información como tipo de activo, ubicación, fecha de adquisición, estado actual, responsable, entre otros. 

¡Plus tip! Categorizarlos facilita su monitoreo, administración y toma de decisiones a futuro.

2. Uso de tecnología para automatización: Apoyarse en un software especializado de gestión de activos permite automatizar tareas, reducir errores manuales y acceder a información actualizada en tiempo real. Estas herramientas también ofrecen reportes, alertas y métricas que facilitan el seguimiento y la planificación estratégica.

¡Plus tips! Próximamente Buk podrá ayudarte con este proceso, el cual será agilizado gracias a su alta tecnología.

3. Mantenimiento preventivo: No se trata solo de reparar, sino de anticiparse. Un programa de mantenimiento preventivo ayuda a extender la vida útil de los activos, disminuir tiempos de inactividad y reducir costos por fallas inesperadas. 

¡Plus tip! Prevenir ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.

4. Auditorías periódicas: Realizar revisiones programadas permite detectar inconsistencias, activos que ya no se utilizan, oportunidades de mejora e incluso riesgos que podrían afectar el rendimiento operativo. Las auditorías ayudan a mantener la gestión alineada con los objetivos de la organización.

¡Plus tip! Agendar con tiempo dichas auditorías puede ayudarte a optimizar el tiempo.

5. Capacitación del personal: Una buena gestión no es solo responsabilidad de un área. Capacitar al personal en el uso correcto, reporte de fallas y buenas prácticas en la administración de activos crea una cultura de cuidado y responsabilidad, lo que fortalece todo el proceso.

¡Plus tip! Añade esta información en la capacitación, así el colaborador sabrá cómo cuidar los activos desde el principio. 

Pero… ¿Cuál es el ciclo de vida en la Gestión de Activos? 

Cada activo pasa por diferentes fases desde su adquisición hasta su retiro. Estas incluyen:

1. Planificación y adquisición: Identificar la necesidad del activo y realizar la compra. 
2. Uso y mantenimiento: Capacitar a los colaboradores para su uso y tratar de prolongar su utilidad.
3. Evaluación y reemplazo: Identificar el momento adecuado para renovarlo o desecharlo.

Leyes que regulan la Gestión de Activos en las organizaciones 

​También es importante mencionar las leyes relacionadas con gestión de activos en México, pues estas varían según el sector y la naturaleza de los mismos.

A continuación, te contamos las leyes más relevantes:​

1. Ley del Mercado de Valores: Regula las actividades en el mercado de valores mexicano, incluyendo aspectos relacionados con la administración y gestión de activos financieros. Por ejemplo, es muy importante para empresas que participan en actividades bursátiles o manejan inversiones en valores. ​
2. Ley de Fondos de Inversión: Establece el marco legal para la creación, operación y supervisión de los fondos de inversión en México. Esta ley es esencial para las entidades que gestionan activos a través de fondos de inversión, definiendo las responsabilidades y obligaciones en la administración de dichos activos.
   

¡Atención! No olvides que aunque estas leyes cubren aspectos clave sobre la gestión de activos financieros, las reglas que se aplican pueden variar según el tipo de activo y el sector en el que opere la organización.

Herramientas para la Gestión de Activos en tu organización 

La tecnología hoy en día facilita muchos procesos, entre ellos, la gestión de activos y como sabes, existen diversas soluciones digitales para mejorar la administración de activos, como:

1. Software de Gestión de Activos (EAM – Enterprise Asset Management): Estos sistemas te permiten mantener un registro centralizado de todos los activos de la organización, desde su adquisición hasta su disposición. Al optar por esta opción, es posible realizar un seguimiento de la vida útil de los activos, programar mantenimientos  y realizar auditorías.

1. Herramientas de mantenimiento preventivo: Justo como lo mencionamos, al realizar un mantenimiento preventivo, es más fácil evitar contratiempos  y alargar la vida útil de los activos. Esto es relevante porque ayuda a evitar interrupciones en las operaciones e incluso, puede mejorar la eficiencia de tus colaboradores. 
2. Sistemas de inventario digital: Llevar un inventario preciso y actualizado de todos los activos materiales en tu empresa puede ahorrarte muchos inconvenientes, pues el saber con qué activos cuentas reduce pérdidas o robos.

4. Sistemas integrales de Recursos Humanos: Además de contar con módulos de nómina o evaluación de desempeño, existen sistemas integrales que  también permiten gestionar los activos de la organización. Muy pronto, Buk ofrecerá esta solución, centralizando todo lo que necesitas en un solo lugar.

Antes de elegir una herramienta digital que te facilite la gestión de activos, piensa en que no solo garantizará el uso eficiente de los recursos, sino que también impulsará la utilidad de la empresa, así que evalúa muy bien cuál es tu mejor opción.  

En Buk, la gestión de activos está a la vuelta de la esquina

Diseñado para adaptarse al ciclo de vida de cada colaborador, la gestión de activos te permitirá centralizar y automatizar el control de activos físicos y digitales, además de facilitar la administración desde un solo lugar.

Al dejar la gestión de activos en manos de Buk, mejorarás la eficiencia operativa, reducirás costos innecesarios y tomarás decisiones más inteligentes sobre el uso de tus recursos. Todo esto desde una plataforma intuitiva.

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