Onboarding: ¿qué es y cómo aplicarlo?

Los primeros días de un colaborador son clave, pero también suelen estar llenos de procesos manuales, documentos y tareas que pueden alargar el proceso de integración. En esta nota conocerás qué es el onboarding, cómo implementarlo paso a paso y cómo optimizarlo para hacerlo de manera ágil, organizada y eficiente desde el inicio.

Hablemos del onboarding, ¿qué es esta herramienta y por qué es tan importante para la una empresa? Se estima que en México, las renuncias han aumentado entre un 15% y 23% anual. Son cifras que deben de tenerse muy presentes, pues cuando un colaborador deja su empleo, afecta a la organización tanto en lo económico como en lo productivo.

Ante ello, una de las mejores formas de fidelizar y hacer que el nuevo talento se sienta feliz lo más pronto posible, es a través de un proceso efectivo e inigualable de onboarding, que es básicamente la primera gran oportunidad de reafirmar a los nuevos talentos que han hecho una excelente decisión al elegirlos como empleadores.

Pero, diseñar una gran experiencia de bienvenida puede ser un arte muy difícil de dominar, por ello en este artículo te explicamos santo y seña de qué es un onboarding, sus ventajas y cómo realizarlo. ¡No dejes de leer!

Onboarding: ¿qué es y cuáles son sus objetivos?

El onboarding es el proceso durante el cual se suman nuevos colaboradores a una empresa, buscando que se sientan felices en su nuevo empleo y con la cultura empresarial. El colaborador comienza a conocer a detalle sus funciones, a la organización, su visión, el ambiente y a sus nuevos compañeros.

Los objetivos del proceso son:

• Que el colaborador se sienta motivado y cómodo desde el inicio.
• Retener el talento reduciendo los costes de un nuevo proceso de reclutamiento.
• Propiciar un aumento en la productividad.
• Generar sentido de pertenencia en los colaboradores, gusto por ser parte de la empresa, e identidad con su cultura.

Cuando una empresa se preocupa y realiza un buen programa de inducción, sienta las bases de una relación laboral fructífera a largo plazo, evitando así renuncias repentinas o anticipadas. Además, ¿a quién no le gusta sentirse bien recibido cuando llega con ilusiones a un nuevo lugar?

Además, según datos del estudio Employee Views on Moving Up vs. Moving On de Mercer, el 78 % de los colaboradores señala estar dispuestos a permanecer más tiempo en su actual empresa si tienen una idea más clara de su trayectoria profesional durante los primeros días de trabajo.

Onboarding e inducción: ¿Cuáles son las diferencias?

Dentro de los procesos relacionados con la integración de un colaborador están el onboarding y la inducción. Debido a que existe una similitud entre cada concepto, nos parece importante destacar las diferencias clave, entre ellos, pues algunas personas desconocen que cumplen con objetivos distintos.

Comprender la diferencia entre estos conceptos es clave para estructurar, optimizar y ejecutar cada proceso de manera independiente, asegurando una integración más fluida y efectiva para los nuevos colaboradores.

¿Cómo realizar un proceso de onboarding exitoso?

Aunque esto varía de acuerdo al tipo de organización y su gestión, en general el onboarding consta de 3 fases básicas:

1. La llegada a la empresa: Se debe dar una bienvenida apropiada al nuevo colaborador, avisar por varios canales acerca de su incorporación, y si es posible, darle un presente o kit de bienvenida. Además, hay que guiarlo de forma paciente y amable, resolviendo todas sus dudas.
2. Orientación personalizada: Se necesita agendar una junta con el talento recién llegado, para conocerlo, hacerle sentir cercanía y explicarle detalles sobre sus labores y la organización. Asimismo, es importante que comience a interactuar con sus compañeros.
3. Cierre y retroalimentación: Después de la primera semana, habrá que agendar otra junta para preguntarle cómo se siente, si está a gusto y si tiene sugerencias para mejorar el proceso. Este seguimiento se tiene que repetir al primer mes para indagar si está cómodo, darle la capacitación necesaria y hacerle ver sus oportunidades de crecimiento.
   
   

¿Y si se integrara onboarding + firma y gestión documental?

Una parte que suele ser burocrática y no precisamente divertida, pero MUY necesaria es la firma de documentos.

Este es un proceso que definitivamente ninguna organización se debe saltar, pero, la experiencia puede cambiar y ser más positiva cuando se hace de manera digital.

¿Y como? Pues con un software integral para la administración de personas como Buk, desde donde es posible integrar onboarding con firma y gestión documental, lo que automatiza pasos como:

• Generar contrato o ficha del colaborador
• Enviar documentos y firmar de manera electrónica
• Centralizar toda la información en un solo lugar
• Reducir duplicidad de información

De acuerdo a datos de Workable ROI HR Technology, implementar tecnología integrada en la gestión de personas puede generar hasta un 47% de aumento en la productividad, permitiendo que los equipos de RR.HH. se enfoquen en tareas estratégicas. Así que, en resumen, si, integrar onboarding con firma y gestión documental es una buena idea.

5 errores a evitar en el proceso de onboarding

Siempre es importante darle la importancia que merece al onboarding, que es la primera instancia en la que los nuevos colaboradores conocerán a fondo la cultura laboral de la empresa y donde conectarán con los principales objetivos.

Una investigación realizada por Brandon Hall Group, encontró que las organizaciones que entienden lo que es un onboarding exitoso, mejoran la retención de nuevos empleados en un 82% y la productividad de las personas en más de un 70%.

De ahí que tanto su implementación como planeación sea cuidadosa y se eviten algunos de los errores más comunes:

1. No preparar al equipo para recibir al nuevo colaborador: Esto puede interpretarse como falta de interés, que hay un ambiente frío o poco feliz.
2. Dejar al nuevo talento sin seguimiento: Es algo que puede generar en el colaborador, desde confusión y desmotivación, hasta que no considere permanecer mucho tiempo en la empresa.
3. No establecer metas: El no ponerle objetivos a un colaborador e impulsarlo hacia ellos, le da la sensación de que no avanza.
4. No informarle acerca de su desempeño: Si un colaborador no sabe qué está haciendo bien y qué puede mejorar, puede sentir incertidumbre.
5. Informar sin formar: No basta con proporcionar datos, hay que dar herramientas, involucrar a la persona, ayudarle a integrarse a su área y enseñarle a trabajar con las demás.
   

¡Bonus track! 

¿Quieres saber si el onboarding que has aplicado tiene todo lo que se requiere? Te recomendamos contestar las siguientes preguntas para conocer lo que has hecho bien y lo que podrías mejorar: 

1. ¿Cuánto tiempo dura tu proceso de onboarding?

2. ¿Tu onboarding incluye un mentor o "buddy" para guiar al nuevo empleado?

3. ¿Conoces la opinión de tus colaboradores acerca del onboarding?

4. ¿Cuándo fue la última vez que actualizaste la experiencia de onboarding?

5. ¿El onboarding incluye actividades de integración social?

¡Conoce tus resultados!

• Mayoría de A: Tu proceso de onboarding es básico y podría mejorarse significativamente para una integración más efectiva.
• Mayoría de B: Estás en el camino correcto, pero podrías optimizar algunas áreas para mejorar la experiencia del empleado.
• Mayoría de C: Tienes un buen proceso de onboarding, pero hay oportunidades para hacerlo aún más efectivo.
• Mayoría de D: ¡Felicidades! Tienes un proceso de onboarding completo y efectivo que contribuye al éxito y satisfacción de los empleados.

Si quieres perfeccionar tu proceso de onboarding, descarga nuestro ebook con los mejores tips para lograrlo.

Un buen onboarding es el primer paso para construir una experiencia positiva y productiva dentro de la organización.

Sin embargo, cuando se gestiona de forma manual, la firma de contratos y la recopilación de documentos pueden volverse lentos y propensos a errores. Por eso, integrar onboarding con gestión documental permite automatizar tareas clave, reducir la carga operativa y ofrecer una experiencia más ágil desde el primer día.

Hoy, no se trata de elegir cualquier sistema de recursos humanos, sino de apostar por una solución que te acompañe a largo plazo y que integre todos tus procesos en un solo lugar.