Conocer a los colaboradores que son parte de tu empresa es esencial para poder formar una relación de trabajo respaldada por la confianza y la transparencia. Justo por esta razón, se vuelve muy importante contar con un expediente laboral.
En él se deben incluir distintos documentos que te ayudarán a acceder a la información necesaria ante cualquier situación.
¿Qué te parece si iniciamos un recorrido para que conozcas la importancia del expediente laboral, sus elementos claves y buenas prácticas para gestionarlo? ¡Aquí vamos!
El primer paso es entender la importancia de contar con un expediente laboral. Este documento no solo organiza información esencial de cada colaborador, sino que también protege a la empresa ante situaciones legales y facilita la gestión administrativa.
Conocer su relevancia es clave para garantizar una relación laboral transparente, eficiente y alineada con las mejores prácticas corporativas.
Así que antes de profundizar en el tema, es importante responder a la siguiente pregunta:
Un expediente laboral es un archivo que reúne toda aquella información relevante de un colaborador dentro de una organización. Tiene como objetivo garantizar que tanto la empresa como el trabajador cumplan con sus derechos y obligaciones legales, brindando seguridad de ambas partes. Además, facilita la gestión de recursos humanos ante cualquier eventualidad que se presente.
Ahora sí, exploraremos a detalle la importancia de contar con un expediente laboral de tus colaboradores.
Entre los aspectos más importantes están:
Queda clara la importancia de construir este archivo para cada colaborador de la empresa. Ahora, veamos cuáles son los documentos que no pueden faltar en un expediente laboral.
Para poder contar con un buen expediente laboral, es necesario tomar en cuenta ciertos elementos, los cuales son indispensables para robustecer el archivo, logrando así que tanto la empresa como el colaborador se sientan protegidos.
A continuación te contamos cuáles son:
Te recomendamos asegurarte de recopilar estos elementos al inicio y durante toda la relación laboral, así podrás acceder a la información o documentación que necesites en cualquier momento.
Es un buen momento para conocer cómo se puede construir un expediente laboral que verdaderamente te sirva, donde los documentos estén a la mano… ¿O mejor solo a unos clics?
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¿Qué tal? Empieza a implementar estas prácticas y podrás contar con el expediente perfecto de cada uno de tus colaboradores.
Así como hay muchas buenas prácticas que puedes aplicar, también hay errores que suelen afectar la construcción del expediente laboral, a continuación te compartimos lo que por nada del mundo debes hacer:
No incluir documentación desde el inicio: Recuerda que es muy importante que desde el momento en que un empleado se una a la empresa, se incluyan documentos clave como contrato, identificación y detalles de contacto. No los pases por alto, así el expediente será lo más completo posible.
No establecer roles claros en la gestión del expediente: Procura definir quién será el responsable de gestionar y actualizar los expedientes laborales de cada área o colaborador. Así evitarás confusiones y garantizarás que la información no se pierda o se quede sin actualizar.
Haz uso de tecnología para hacer más eficiente la gestión: No solo hablamos de digitalizar los documentos, sino también de organizar y mantener actualizados los expedientes. Softwares como Buk no solo agilizan el proceso, sino que también permiten acceder a los documentos rápidamente y mantener un orden.
Después de leer este artículo, ya estás listo para empezar a crear el expediente laboral de tus colaboradores. ¡Suerte con el proceso!
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¡Eso no es todo! También puedes mejorar la cultura organizacional, reconociendo sus logros, reafirmar su compromiso al brindarles beneficios y dar feedback a través de evaluaciones de desempeño.
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