¿Qué es un expediente laboral y cómo gestionarlo eficazmente?

Conocer a los colaboradores que son parte de tu empresa es esencial para poder formar una relación de trabajo respaldada por la confianza y la transparencia. Justo por esta razón, se vuelve muy importante contar con un expediente laboral. 

En él se deben incluir distintos documentos que te ayudarán a acceder a la información necesaria ante cualquier situación. 

¿Qué te parece si iniciamos un recorrido para que conozcas la importancia del expediente laboral, sus elementos claves y buenas prácticas para gestionarlo? ¡Aquí vamos!

Importancia del Expediente Laboral en una Empresa

El primer paso es entender la importancia de contar con un expediente laboral. Este documento no solo organiza información esencial de cada colaborador, sino que también protege a la empresa ante situaciones legales y facilita la gestión administrativa. 

Conocer su relevancia es clave para garantizar una relación laboral transparente, eficiente y alineada con las mejores prácticas corporativas. 

Así que antes de profundizar en el tema, es importante responder a la siguiente pregunta: 

¿Qué es un expediente laboral?

Un expediente laboral es un archivo que reúne toda aquella información relevante de un colaborador dentro de una organización. Tiene como objetivo garantizar que tanto la empresa como el trabajador cumplan con sus derechos y obligaciones legales, brindando seguridad de ambas partes.  Además, facilita la gestión de recursos humanos ante cualquier eventualidad que se presente. 

Ahora sí, exploraremos a detalle la importancia de contar con un expediente laboral de tus colaboradores.

Entre los aspectos más importantes están: 

• Cumple con lo que dice la ley: Al obtener documentos como el RFC o el número de seguridad social, te asegurarás de cumplir con las normativas laborales y de seguridad social, evitando sanciones.
• Accede fácil a la información:  Sea cual sea la situación que se presente, si necesitas consultar cualquier dato acerca del colaborador, podrás hacerlo rápidamente gracias al expediente laboral. 
• Incentiva la confianza:  Así como el trabajador se siente tranquilo al firmar un contrato de trabajo, tú podrás sentirte seguro al recopilar ciertos documentos y almacenarlos en el expediente. 
• Resuelve los conflictos: Aunque lo ideal es evitar disputas laborales, en caso de que surjan, un expediente puede proporcionarte las evidencias necesarias para abordar la situación.
• Facilita la toma de decisiones: Imagínate que estás por abrir una nueva posición en la empresa, pero primero quieres tomar en cuenta el talento interno, para poder cubrirla, puedes consultar la formación académica de tus colaboradores y así decidir a quién tomar en cuenta para el puesto. 

Queda clara la importancia de construir este archivo para cada colaborador de la empresa. Ahora, veamos cuáles son los documentos que no pueden faltar en un expediente laboral. 

Elementos Clave de un Expediente Laboral Completo

Para poder contar con un buen expediente laboral, es necesario tomar en cuenta ciertos elementos, los cuales son indispensables para robustecer el archivo, logrando así que tanto la empresa como el colaborador se sientan protegidos. 

A continuación te contamos cuáles son: 

1. Datos personales: Contar con elementos como el CURP, RFC, domicilio, teléfono, correo electrónico es básico, de hecho, generalmente hacen parte de los primeros documentos solicitados cuando se inicia un proceso de contratación. 
2. Documentos de identidad: Es común solicitar la identificación oficial, el acta de nacimiento o el comprobante de domicilio. Este último, por ejemplo, es crucial al dar de alta al colaborador en el IMSS, ya que es fundamental registrar su domicilio actualizado.
3. Información contractual: Es necesario agregar el contrato, carta oferta y descripción del puesto en el expediente, pues estos documentos pueden ser valiosos en caso de que el colaborador tenga dudas acerca de sus funciones, salario o beneficios ofrecidos al inicio de la relación de trabajo. 
4. Historial laboral: Se puede complementar el expediente laboral con el currículum, las constancias laborales y referencias del trabajador. 
5. Registros internos: Se trata de agregar días tomados por vacaciones, licencias o ausencias, en general también suelen ser agregadas en el expediente laboral, pues su pago debe ser contemplado en tiempo y forma. 
6. Formación académica: En algunas organizaciones optan por añadir título universitario, certificados académicos, diplomas o constancias de formación.

Te recomendamos asegurarte de recopilar estos elementos al inicio y durante toda la relación laboral, así podrás acceder a la información o documentación que necesites en cualquier momento. 

Buenas Prácticas para la Gestión del Expediente Laboral

Es un buen momento para conocer cómo se puede construir un expediente laboral que verdaderamente te sirva, donde los documentos estén a la mano… ¿O mejor solo a unos clics? 

Checa nuestros tips y empieza a construirlo: 

• Digitalización: Recopilar documentos físicos ya es cosa del pasado, además de que es poco práctico, es fácil perderlos y el orden es imposible de lograr. Por ello puedes optar por softwares integrales como Buk, desde donde puedes almacenar documentos, garantizando su seguridad y accesibilidad.  
• Actualización de datos: El objetivo de un expediente es poder acceder a la información de manera rápida, pero, si esa información no está actualizada, no sirve de nada, así que es indispensable revisar y actualizar la información necesaria, hasta estar seguro de que cuentas con los datos vigentes. Para lograrlo, puedes hacer campañas de actualización de datos o mantener siempre un forms que le permita a los colaboradores registrar cualquier cambio importante. 
• Clasificación: Organiza los expedientes por las categorías mencionadas en la sección anterior para agilizar búsquedas. Si seguimos el ejemplo que te compartimos, se podría organizar en el siguiente orden: 

1. Datos personales
2. Documentos de identidad
3. Información contractual 
4. Historial laboral 
5. Registros internos
6. Formación académica 

• Protección de datos:  Haz que tus colaboradores firmen un aviso de privacidad para que te asegures de cumplir con la normativa de protección de datos personales.
• Capacitación interna: Asegúrate de que todo tu departamento de recursos humanos conozca cómo acceder a los expedientes laborales para consultar o manejar cualquier documento que se requiera. 
  
  

¿Qué tal? Empieza a implementar estas prácticas y podrás contar con el expediente perfecto de cada uno de tus colaboradores. 

¡No cometas estos errores! 

Así como hay muchas buenas prácticas que puedes aplicar, también hay errores que suelen afectar la construcción del expediente laboral, a continuación te compartimos lo que por nada del mundo debes hacer: 

No incluir documentación desde el inicio: Recuerda que es muy importante que desde el momento en que un empleado se una a la empresa, se incluyan documentos clave como contrato, identificación y detalles de contacto. No los pases por alto, así el expediente será lo más completo posible. 

No establecer roles claros en la gestión del expediente: Procura definir quién será el responsable de gestionar y actualizar los expedientes laborales de cada área o colaborador. Así evitarás confusiones y garantizarás que la información no se pierda o se quede sin actualizar.

Haz uso de tecnología para hacer más eficiente la gestión: No solo hablamos de digitalizar los documentos, sino también de organizar y mantener actualizados los expedientes. Softwares como Buk no solo agilizan el proceso, sino que también permiten acceder a los documentos rápidamente y mantener un orden. 

Después de leer este artículo, ya estás listo para empezar a crear el expediente laboral de tus colaboradores. ¡Suerte con el proceso!

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¡Eso no es todo! También puedes mejorar la cultura organizacional, reconociendo sus logros, reafirmar su compromiso al brindarles beneficios y dar feedback a través de evaluaciones de desempeño. 

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