¿Cómo dar de alta a un colaborador en el IMSS?

En México, el IMSS desempeña un papel crucial en la protección de los trabajadores, pues brinda servicios de salud, prestaciones económicas y cobertura en situaciones de riesgo. En este sentido, como empleador se debe entender que el proceso para dar de alta a un trabajador en el IMSS es esencial para asegurar el cumplimiento legal, salvaguardar sus derechos y mantener un entorno laboral seguro y saludable.

Al 31 de octubre de 2023 se tienen registrados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) poco más de 22 millones de puestos de trabajo, siendo esta es la cifra máxima desde que se tenga registro.  De ellos, el 86.1% son permanentes y el 13.9% son eventuales.

Estar al tanto de los procedimientos y responsabilidades relacionados con el Seguro Social es esencial para cualquier empresa. Registrar correctamente a los colaboradores garantiza su protección en caso de enfermedad o accidente y les ofrece prestaciones económicas en situaciones como maternidad, incapacidad temporal o retiro.

Para evitar errores, omisiones o simplemente corroborar tus procesos internos, te compartimos una guía completa para dar de alta a tus colaboradores en el IMSS de manera correcta y sin contratiempos. Sigue leyendo para asegurar que cada paso esté cubierto sin inconvenientes.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS?

El proceso para dar de alta a un colaborador en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es mucho más que un simple trámite administrativo. Implica una serie de requisitos específicos y la presentación de documentación precisa que tanto empleadores como colaboradores deben conocer para asegurar que el registro se lleve a cabo sin inconvenientes y conforme a la normativa vigente.

Desde la identificación oficial del colaborador hasta la documentación que respalda la legitimidad de la empresa, cada uno de estos requisitos está orientado a garantizar la protección de los derechos laborales de los trabajadores en México.

Documentos y requisitos clave para el empleador:

• Certificado Digital IMSS: Este certificado es un elemento fundamental, comparable a una firma electrónica, que permite realizar trámites del IMSS en línea, incluyendo altas y modificaciones de registros. Es importante señalar que el Certificado Digital del IMSS no es el mismo que la firma electrónica del SAT; se trata de una clave exclusiva que el IMSS proporciona a las empresas para acceder y operar en sus sistemas, como el IDSE.
• Puedes tramitar y consultar tu Certificado Digital IMSS a través de los portales oficiales del instituto. Allí encontrarás la lista de requisitos necesarios para solicitar este certificado, lo que simplificará tus gestiones en línea.
• Documentación empresarial necesaria: Para dar de alta a un colaborador en el IMSS, deberás contar con los siguientes documentos de tu empresa:
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

• Comprobante de domicilio fiscal (puede ser un recibo de servicios como luz, agua o teléfono)
• Acta constitutiva y poder notarial que acredite al representante legal
• Escritura pública o documento de posesión del inmueble donde opera el centro de trabajo

Al finalizar este proceso de verificación y registro, obtendrás un archivo con la extensión “.key”, el cual funcionará como tu llave de acceso al sistema IDSE. Este archivo es esencial, ya que te permitirá gestionar en línea el alta de tus colaboradores, actualizando su estatus en el IMSS y manteniendo así la transparencia y legalidad en el cumplimiento de tus obligaciones laborales.

Puedes consultar o tramitar tu Certificado en el siguiente enlace, donde encontrarás detalladamente los requisitos y documentos necesarios para tramitarlo.

Requisitos de tus colaboradores

En cuanto a tus colaboradores, los únicos documentos y requisitos que necesitas para darlos de alta son:

• Solicitud de inscripción al IMSS, debidamente llenada y firmada.
• Original y copia de la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador.
• Original y copia del acta de nacimiento del trabajador.
• Original y copia de una identificación oficial vigente del trabajador (INE/IFE, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar o tarjeta de residencia).

Es importante tomar en cuenta que también pueden ser necesarios otros documentos específicos que se requieran en determinadas situaciones, como contratos colectivos de trabajo, registros de afiliación sindical, entre otros.

Paso a paso para dar de alta a un trabajador en el IMSS

Dar de alta a un nuevo colaborador en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un proceso esencial para cumplir con las obligaciones de seguridad social y proteger los derechos laborales de cada empleado. Aquí te compartimos los pasos clave para realizar este trámite de manera correcta y sin contratiempos.

1. Obtén el Certificado Digital del IMSS

Si tu empresa aún no cuenta con él, el primer paso es tramitar el Certificado Digital del IMSS. Este certificado funciona como una firma electrónica específica para gestionar diversos trámites en línea a través de la plataforma IDSE (IMSS Desde Su Empresa). Puedes solicitarlo en la página del IMSS, donde encontrarás los documentos requeridos y los pasos para obtenerlo.

2. Accede a la plataforma IDSE

Con tu Certificado Digital ya en mano, ingresa a la plataforma IDSE del IMSS. Esta es la plataforma oficial donde se llevan a cabo las altas y modificaciones de los registros de empleados. Asegúrate de tener tu archivo “.key” y tu contraseña para acceder al sistema.

3. Ingresa los datos del nuevo colaborador

En la sección correspondiente de IDSE, selecciona la opción para dar de alta a un trabajador. Completa la información solicitada, que generalmente incluye:

• Nombre completo del colaborador
• CURP (Clave Única de Registro de Población)
• Número de Seguridad Social (NSS)
• RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
• Fecha de inicio laboral en la empresa
• Salario diario integrado, que debe reflejar todas las percepciones, como salario base y prestaciones

Es importante asegurarse de que todos los datos coincidan con la información oficial del colaborador, ya que cualquier error podría retrasar el proceso.

4. Revisa y confirma la información

Antes de enviar la solicitud, revisa cuidadosamente cada dato ingresado. Cualquier error en esta etapa puede resultar en demoras o en la necesidad de hacer correcciones posteriores.

5. Envía la solicitud de alta

Una vez que confirmes que la información es correcta, envía la solicitud. La plataforma generará un acuse de recibo o comprobante que deberás conservar para tus registros. Este documento es la confirmación de que la alta fue realizada y es fundamental para cualquier consulta o auditoría.

6. Notifica al colaborador y entrega sus datos de acceso al IMSS

Una vez completado el proceso, informa al colaborador que ya está registrado en el IMSS y oriéntalo para que pueda acceder a su información y beneficios en línea. Esto puede incluir el acceso a su Número de Seguridad Social (NSS), y cualquier instrucción sobre cómo verificar su alta.

Consejo adicional:

Es recomendable realizar una revisión periódica del estatus de los colaboradores en el IMSS y mantener actualizada su información, especialmente si hay cambios en su salario, puesto o condiciones laborales.

¿Qué herramientas usar para dar de alta en el IMSS a tus trabajadores?

Como ya vimos, el IDSE es una plataforma oficial desarrollada por el IMSS para facilitar el registro de trabajadores en el instituto en línea. Sin embargo, también existen excelentes alternativas que pueden facilitarte todavía más este proceso. 

Una de ellos, es asegurarte de que tu sistema de nómina cuente con una integración directa al IDSE, pues de esta forma podrás realizar movimientos afiliatorios, altas y bajas al IMSS de forma mucho más práctica y sencilla. 

Otras ventajas de que tu sistema de RR.HH. o nómina estén conectados directamente con el IDSE, es que se reduce de forma importante el riesgo de errores durante la carga de datos, y que automatiza el trabajo manual y buena parte del proceso.

De esta forma, también evitarás multas o recargos por inconsistencias, datos erróneos o registros fuera de tiempo.

4 Beneficios al dar de alta a un trabajador en el seguro social

Si bien la seguridad social contribuye a la seguridad y bienestar de los colaboradores, las empresas también ganan mucho al dar de alta a un trabajador al IMSS debidamente. Dar de alta a tus colaboradores en el seguro social, brinda distintos  beneficios, no solo para ellos, si no también  para el empleador. 

 Entre los beneficios que obtienen las compañías se encuentran:

Al formalizar la afiliación de tus colaboradores en el seguro social, se establece una base sólida para garantizar el acceso a servicios médicos de calidad, protección en caso de enfermedad, accidente laboral o situaciones adversas, y beneficios económicos que respaldan la estabilidad financiera de ellos y sus familias. 

Este proceso no solo implica la presentación de documentación específica y el cumplimiento de requisitos legales, sino que también refleja la responsabilidad social y el compromiso del empleador por el bienestar de su fuerza laboral. Proporcionar acceso a la seguridad social no solo fortalece la relación de los colaboradores con la empresa, también contribuye a la construcción de un entorno laboral más justo y equitativo.

Dar de alta a los trabajadores en el seguro social es una responsabilidad crucial para las empresas y un derecho fundamental para los empleados. 

Al cumplir con este requisito, tanto organizaciones como colaboradores, acceden a una amplia gama de beneficios y coberturas que no solo garantizan el bienestar integral de las personas, sino que contribuyen a crear un espacio feliz de trabajo y relaciones laborales más fructíferas y saludables.

Simplifica los movimientos afiliatorios con la integración de Buk con el IDSE

Realizar tus procesos de seguridad social de forma manual puede llevarte a cometer errores, especialmente al momento de dar de alta a un colaborador en el IMSS. ¡Con Buk puedes automatizar algunas de estas tareas gracias a nuestra integración con el IDSE!

Nuestro sistema te permite enviar directamente desde Buk, las altas, bajas y movimientos al IDSE sin necesidad de descargar archivos txt  y cargar archivos manualmente. También podrás  realizar cálculos de nómina automáticos de los montos a pagar por concepto de incapacidades, considerando los lineamientos y reglamentos establecidos por el IMSS. 

Si quieres descubrir más acerca de cómo nuestro software puede ayudarte a crear un espacio de trabajo más feliz y seguro, contáctanos para conocerte y contarte a detalle acerca de nuestras soluciones.