Aunque la firma electrónica y la firma digital son dos conceptos muy parecidos, muchas veces suelen ser tratados como sinónimos. Sin embargo, es importante tener claro qué es cada una, cómo funcionan y sus diferencias clave, pues esto permite a las empresas sacarles mejor provecho y optimizar complejos procesos administrativos.
Tanto la firma electrónica como la digital, se han convertido en tecnologías clave que brindan a las empresas mayor seguridad al momento de autenticar información. Además, son un componente esencial para agilizar procesos que requieren de largas cadenas de validación.
De acuerdo con CISCO, el 30% de las empresas mexicanas señala que la seguridad de su información es una responsabilidad laboral crítica, por lo que el uso de herramientas como la firma electrónica se ha vuelto fundamental.
Es por eso que en este artículo definiremos qué es cada una, sus componentes, características, casos de uso y cómo pueden usarse correctamente.
La firma electrónica es un mecanismo digital que permite a una persona expresar su consentimiento o aprobación sobre el contenido de un documento electrónico. En otras palabras, es el equivalente legal de una firma manuscrita, pero realizada a través de medios tecnológicos, de forma segura y a distancia.
Desde un punto de vista legal, la firma electrónica tiene validez jurídica siempre que cumpla con ciertos requisitos de autenticidad, integridad y consentimiento. Esto la convierte en una herramienta clave para firmar contratos, autorizar documentos, validar acuerdos o cerrar transacciones, sin necesidad de estar físicamente presente.
El funcionamiento de la firma electrónica se basa en la asociación de un conjunto de datos electrónicos (como la dirección IP, la fecha, la hora o un certificado digital) con el contenido de un documento, para identificar al firmante y dejar constancia de su voluntad.
En este sentido, la firma electrónica es una herramienta que puede mejorar la experiencia de trabajo al eliminar fricciones en procesos largos y automatizar flujos de trabajo, por lo que vale la pena considerar una opción confiable, ágil y eficiente.
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La firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada que utiliza tecnologías de criptografía para garantizar la autenticidad, integridad y origen de un documento digital.
A diferencia de una firma electrónica simple, la firma digital se basa en un certificado digital emitido por una autoridad certificadora, lo que permite verificar de forma precisa la identidad del firmante.
La firma digital se basa en un sistema de clave pública y clave privada. Este mecanismo criptográfico funciona así:
Sin embargo, es importante detallar que, para que este proceso tenga validez legal, es necesario contar con un certificado digital válido, que contiene los datos del firmante y ha sido emitido por una entidad confiable.
La firma digital se emplea principalmente en contextos donde se requiere un alto nivel de seguridad jurídica o donde la legislación así lo exige, como en contratos laborales, trámites gubernamentales, procesos legales o documentos financieros.
Sus diferencias radican en:
Por su parte, la firma digital es una tecnología de cifrado que autentica y protege la integridad del documento. No es una categoría legal por sí sola, sino un método técnico que fortalece la firma electrónica.
La firma digital, en cambio, ofrece un mayor nivel de seguridad, ya que utiliza claves criptográficas y certificados digitales que garantizan que el firmante es quien dice ser y que el documento no ha sido alterado.
En cambio, la firma electrónica puede o no usar estos certificados, dependiendo del nivel de validación requerido.
La firma digital se reserva para documentos más sensibles o de alto riesgo legal, como contratos financieros, trámites gubernamentales o documentos que exigen cumplimiento normativo estricto.
Para entenderlo de forma más sencilla: toda firma digital es una firma electrónica, pero no toda firma electrónica es digital. La elección entre una u otra depende del nivel de seguridad y formalidad que tu empresa necesite.
La digitalización, el trabajo remoto, los procesos simplificados, la ciberseguridad y la conciencia ambiental son los principales motivos que han impulsado el uso de la firma digital en Latinoamérica, llevando a las empresas a incluirlas en sus planes y procesos a mediano y corto plazo.
Y es que algunas de sus grandes ventajas son:
Ya sea firma electrónica o digital, ambas ofrecen grandes ventajas para tu compañía, desde mayores medidas de seguridad para la aprobación de documentos, hasta una herramienta que simplifica los flujos de aprobación en procesos administrativos que puedan tornarse complejos.
En este sentido, vale la pena que conozcas algunas opciones y elijas aquella que más se ajuste a las necesidades de tu organización.
Ahora que sabes la diferencia, puedes hacer uso de estas soluciones digitales y aplicarlas para optimizar tus procesos de RRHH. Además, no olvides que también es ideal contar con una buena gestión de personas, un sistema de nómina efectivo, una plataforma para facilitar el reclutamiento, un proceso de onboarding claro y un sistema de capacitación eficaz.
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