El pago de sueldos a los colaboradores representa una gran carga de trabajo para las áreas administrativas y contables de las empresas. Por eso existe el sistema de nómina, con el objetivo de hacer más sencilla esa actividad y cumplir con las regulaciones legales.
El pago de nómina es una tarea que toma mucho tiempo a las empresas, principalmente porque se le debe de poner mucha atención a los detalles que involucra esta actividad, para evitar errores en cada uno de los cálculos y montos.
Si existe alguna inconsistencia, no solamente se pierde la confianza de los colaboradores, sino que la empresa se arriesga a ser sancionada por emitir incorrectamente los comprobantes, con multas que pueden ir de los $8 mil a los $16 mil MXN.
¿Qué es sistema de nómina?
Para contrarrestar los riesgos de error al hacer los cálculos, existe el sistema de nómina. Una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas con este proceso. En pocas palabras, es una aplicación, plataforma o software que gestiona, agiliza y automatiza el pago de la nómina.
El software se encarga de calcular el sueldo neto, que es el monto final que recibe el colaborador, después de deducciones, aportaciones al seguro social y otras variables, como bonos, descuentos y demás impuestos aplicables. Este tipo de programas pueden almacenarse en la nube o en los equipos de la organización.
¿Por qué es importante el sistema de nómina para las empresas?
Un sistema de nómina es relevante para tu empresa por distintas razones:
- Seguridad
Garantiza que los datos de los colaboradores están bien resguardados. Evitando la fuga de datos personales e información contable de la empresa.
- Informes claros
La entrega de información en tiempo real, actualizada y completa. La cual, ayuda a la toma de decisiones e implementación de estrategias basadas en datos duros.
- Ahorro de tiempo y recursos
Al estar todo automatizado, las tareas se agilizan y se llevan a cabo sin errores. Evitando multas y gastos adicionales por omisiones o fallas en los cálculos.
- Aumento de confianza y mejora de la imagen
El pagar a tiempo y sin discrepancias, ayuda a que los colaboradores se sientan tranquilos y tengan la certeza de que trabajan para una empresa seria y bien administrada.
- Al día con las leyes respectivas
Un buen sistema de nómina se va adaptando automáticamente a las leyes fiscales y sus cambios, conforme van sucediendo para evitar cualquier incumplimiento legal.
Puntos clave para elegir el mejor sistema de nómina
Si quieres elegir el sistema ideal para manejar tu nómina, no olvides considerar los siguientes puntos:
- Un sistema de nómina no solo debe permitir automatizar los procesos, sino también simplificar y agilizar la gestión, para generar los archivos de cierre de mes de forma más rápida y sencilla.
- Es ideal que el sistema sea multicanal, de manera que pueda darle a los colaboradores sus recibos mediante el propio software, una app, su correo electrónico, o incluso Whatsapp.
- Necesita permitir la personalización, para poder adaptarse a las particularidades de cada empresa. Y así, ofrecer la posibilidad de monitorear el gasto de nómina, generar reportes propios y diversos perfiles de acceso.
- Es importante que el sistema cuente con el llenado de información automática para los documentos del IMSS, genere los archivos necesarios y envíe notificaciones al SAT sobre los pagos y retenciones.
De igual forma, se deben tener presentes las necesidades de la empresa y el alcance que debe tener el software para cubrir todas las necesidades de la organización. Tanto las presentes, como aquellas que se presenten a futuro.
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