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Pago de nómina

Cómo un sistema de nómina crea lugares de trabajo más felices

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Autor:

Buk

A diferencia de otros países, en México se ha subestimado la importancia de las áreas de Recursos Humanos, al grado en que la mayor parte de las empresas mexicanas nunca han realizado una encuesta de clima organizacional. La razón de esto es muy sencilla: falta de tiempo.

 

A menudo, las personas que trabajan en Recursos Humanos de una empresa invierten su día a día en procesos administrativos repetitivos y en gestionar las necesidades prioritarias de la empresa, como:

 

  • Nómina
  • Reclutamiento para llenar las vacantes necesarias
  • Trámites de alta y baja de colaboradores
  • Gestión de incidencias
  • Registro de la información de los colaboradores.

Sin embargo, lo que muchas organizaciones pierden de vista es que su gente está al centro de su éxito, y en consecuencia, mantenerla motivada y satisfecha en su trabajo es primordial. Aquí entra el departamento de Recursos Humanos: sus integrantes tienen la capacidad de mejorar la vida laboral de sus colaboradores para mantenerlos felices y comprometidos con la empresa.

 

El reto de Recursos Humanos

Los trámites administrativos que llevan a cabo los ejecutivos de Recursos Humanos acaparan todo su tiempo y atención, lo cual les impide realizar un trabajo de naturaleza más estratégica, como buscar alternativas a los obstáculos que enfrentan los colaboradores en su ambiente laboral.

 

Frecuentemente, las personas que trabajan en Recursos Humanos tienen poco contacto con el resto de la organización. Debido a que trabajan “tras bambalinas” para que funcione la parte administrativa del negocio, tienen poca disponibilidad de tiempo para atender los distintos canales de comunicación con el resto de las necesidades de los colaboradores, tales como encuestas de clima laboral, evaluaciones de desempeño, buzón de propuestas, denuncias o quejas, etc.

 

El sistema de nómina en los Recursos Humanos

Los ejecutivos de Recursos Humanos tienen la tarea de recordarles a los directivos de su empresa que los colaboradores no son sólo números ni robots, sino personas multidimensionales que necesitan atender todas sus facetas. Por ello, pagarles una nómina en tiempo y forma cada periodo no es suficiente para mantener una fuerza de trabajo motivada, satisfecha, comprometida y feliz. Al contrario, es importante proveerles un entorno laboral cómodo que los impulse a esforzarse y crecer dentro de la empresa.

 

A pesar de que es común creer que la tecnología reduce el contacto humano y la cercanía entre personas, esta noción es cuestionable y falsa en muchos casos, el de Recursos Humanos siendo uno de ellos. Lejos de dificultar las relaciones interpersonales, un sistema de nómina tiene el propósito de gestionar los procesos administrativos más mecánicos de una empresa para liberar el tiempo de los integrantes del área de Recursos Humanos. De esta manera, Recursos Humanos puede encargarse de su fuerza laboral y las necesidades más profundas de sus colaboradores. Un sistema de nómina agiliza los procesos más tardados de Recursos Humanos, tales como:

 

  • Altas y bajas de colaboradores
  • Modificaciones salariales
  • Reportes ante el IMSS a través del SUA
  • Registro y reporte de incidencias
  • Cálculo y revisión de nómina
  •  Llenado de layout bancario de pago
  •  Registro y actualización de la información de los colaboradores y de los pagos de nómina
  • Creación y entrega de recibos de nómina
  • Timbrado de CFDIs
  • Digitalizar estas tareas ciertamente libera mucho tiempo y asegura que tu proceso de nómina funcione sin errores.

4 cosas que puedes hacer con el tiempo que liberaste en el proceso de nómina

1. Identificación de áreas de mejora

Un reporte que muestra datos ordenados de tal manera que sea posible sacar conclusiones es un reporte que agrega valor. Frecuentemente, los reportes de nómina en las empresas contienen listas interminables de datos que son imposibles de interpretar. Con más tiempo disponible, un analista o gerente de nómina puede participar en la planeación estratégica de la empresa: puede idear maneras de plasmar los datos de los reportes de manera que revelen áreas de mejora o resultados que ha tenido la empresa.

Por ejemplo, si el reporte resalta el número de faltas que hubo en el periodo, en comparación con el anterior, y es notorio que hubo un aumento significativo, es posible entonces investigar cuál es la causa e idear una estrategia para disminuir la cantidad de faltas de sus colaboradores. De esta manera, evitas tener información interminable que no estás utilizando; al contrario, puedes sacar un gran provecho de tu información y convertirla en un medio para mejorar la gestión estratégica de tu empresa.

 

2. Análisis de sueldos en el mercado

Con más tiempo en las manos, gerentes y analistas de nómina pueden trabajar de la mano de la persona encargada del reclutamiento para investigar qué sueldos ofrecen otras empresas para un mismo puesto. Con base en esta investigación, si los sueldos que ofrece tu empresa son menores que los del resto del mercado, puedes analizar el costo-beneficio de incrementarlos para atraer y retener al mejor talento. 

Por ejemplo, una posibilidad es calcular el costo que tiene una alta rotación para tu empresa: ¿Cuánto dinero inviertes en el proceso de reclutamiento, onboardings, capacitaciones, etc.? ¿Cuánto le cuesta a tu organización la curva de aprendizaje de los nuevos colaboradores, en la que producen poco? Las inversiones de esta naturaleza no son redituables si tus colaboradores permanecen poco tiempo en tu organización.

Claro que, a pesar de que estos cálculos arrojan algo de luz sobre lo que el negocio podría ahorrar con menores índices de rotación, es imposible realizar cálculos completamente claros. Esto sucede porque existen factores incalculables, tales como el papel que desempeña un sueldo competitivo en la motivación y, por ende, en la productividad de un colaborador; o los efectos que tiene la fuga de conocimiento en tu organización.

Sin embargo, sí es posible llegar a una cifra aproximada del costo de tener una alta rotación y los beneficios que traería retener a colaboradores capaces y profesionales por más tiempo.

 

3. Iniciativas de salario emocional

No pierdas de vista que un salario económico competitivo no es el único elemento importante para atraer y retener talento: el salario emocional también es un concepto estelar en alcanzar esta meta. El salario emocional consiste en las condiciones y prestaciones laborales que ofreces como empresa para facilitar que tus colaboradores lleven una vida plena que satisfaga todas sus necesidades personales. Este concepto ha tomado relevancia en los últimos años, tras la comprobación constante de que un colaborador feliz y motivado incrementa significativamente sus niveles de productividad. 

Por ello, si liberas tiempo del proceso de nómina, puedes dedicarlo a analizar qué beneficios y prestaciones podrías ofrecer a tus colaboradores para satisfacer sus necesidades personales. Esto implicaría establecer un canal abierto de comunicación con ellos para escuchar sus deseos y preocupaciones, e idear un plan de beneficios que los ayude a mejorar sus vidas personales. Una actividad de esta naturaleza implicaría, claro, trabajar de la mano con la persona encargada de gestionar la cultura organizacional, con el fin de que puedas medir los resultados en la productividad al término de la implementación del plan. 

 

4. Comunicación con la fuerza laboral

La base de cualquier estrategia de mejora de Recursos Humanos es la comunicación con tu fuerza laboral. Si no sabes cuáles son las necesidades, quejas, dudas y dificultades de tus colaboradores, cualquier plan de mejora estará lejos de tener buenos resultados. Sin tener que dedicar todo tu tiempo al proceso de nómina, puedes escuchar con atención a tus colaboradores y, así, descubrir áreas de oportunidad o técnicas efectivas para gestionar la nómina.

 

Más tecnología, más cercanía

Un sistema de nómina puede liberar el tiempo que siempre has necesitado para mejorar tu desempeño laboral. Sabemos que analistas y gerentes de nómina a menudo quedan relegados a la periferia de la empresa, debido a la gran cantidad de trabajo que tienen cada periodo. Alíate de la tecnología para protagonizar estrategias que mejoren tu organización y conviértete en el héroe de tus colaboradores.

 

 

 

 

 



 

 

 

 

 

 

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