Tips para recibir a tus colaboradores en su primer día de trabajo

El primer día de trabajo define buena parte de la relación de tus nuevos colaboradores con la organización, por ello lo mejor siempre será darle la más cálida de las bienvenidas. En esta nota te compartimos nuestros mejores consejos para recibirlo con los brazos abiertos.

El primer día de trabajo es retador para cualquier persona, hasta los más extrovertidos pueden llegar a sentir nervios, pues significa entrar a un territorio desconocido en donde por supuesto, todo es nuevo. 

Sin embargo, la experiencia puede ser completamente distinta cuando existe un líder de recursos humanos que estructure con anticipación cada hora de ese día. 

Aplicando las mejores prácticas de integración y tomando en cuenta los distintos perfiles de colaboradores que existen, es posible tener un buen primer día de trabajo. Conoce cómo lograrlo a continuación. 

 Tres simples pasos para dar una bienvenida inolvidable

El primer paso para convertir esta jornada en una experiencia memorable que genere confianza, motivación y sentido de pertenencia desde el inicio, recae en la planeación. ¡Comencemos con los tips que te harán marcar la diferencia! 

1. Anticípate con un pre-onboarding

¿Quién dijo que debes esperar hasta el primer día para conectar con el nuevo colaborador?

Para salir de lo común puedes envíar un correo o video de bienvenida con información clave, como:

• Agenda del primer día. 
• Estructura del onboarding (temas por ver, duración, etc).
• Guía rápida sobre la empresa (misión, valores y cultura).
• Datos de contacto de su líder y equipo.
• Acceso a su correo electrónico de la empresa. 

Esto ayuda a reducir la ansiedad, así que si tu colaborador es millenial o gen z, seguro será un gran plus compartir esta información y preparar al colaborador para su incorporación.

2. Crea un recibimiento cálido y personalizado

Muchas veces un simple “bienvenido” puede cambiar toda la perspectiva que el colaborador tiene de la organización, pero tú puedes ir más allá. Estas son algunas formas creativas de hacerlo:

• Un mensaje de bienvenida en el escritorio (o en el correo si trabaja de forma remota) en donde expreses tus buenos deseos acerca de su trayectoria laboral. 
• Un kit con material de la empresa (libreta, termo, sudadera con el logo, etc.), así te aseguras de que se ponga la camiseta, literalmente. 
• Pregúntale cosas cómo ¿Qué tan lejos le queda la oficina?, ¿Cuál era su trabajo anterior? o ¿Cómo se siente al iniciar un nuevo reto?

3. Involucra a todo el equipo

Aunque claro que es indispensable que el colaborador tenga una buena relación con el departamento de recursos humanos, al final con quienes va trabajar de manera más estrecha, son los integrantes de su equipo. Por eso es muy importante pensar en estrategias para que el nuevo colaborador se sienta parte de la comunidad. Aquí algunas ideas:

• Organiza sesiones con cada miembro del equipo para que el colaborador sepa qué hace cada uno y pueda buscar a la persona adecuada cuando necesite algo. 
• Crea una dinámica en la que los compañeros de equipo compartan datos curiosos de sí mismos, no tienen que ser cosas relacionadas con el trabajo, el objetivo es romper el hielo.

Bonus track: 

Después de realizar la dinámica, puedes optar por realizar un juego donde el colaborador debe adivinar cuál compañero de su equipo coincide con ciertas descripciones divertidas, por ejemplo:

• “Esta persona odia el chocolate.”
• “Esta persona es hija única.”
• “Esta persona no puede dormir sin calcetines.”

Aunque parezca algo sencillo, esto libera la tensión, construye un ambiente relajado y acerca a los miembros del equipo, facilitando la incorporación del talento. 

Elementos que debes incluir en la agenda del primer día 

Planificar efectivamente la agenda del primer día de trabajo es clave para marcar un camino más prometedor para el colaborador. Así que, al hacerlo asegúrate de incluir: 

1. Un recorrido por las instalaciones o una bienvenida virtual

Si el trabajo es presencial, muéstrale todos los espacios clave (baños, comedor, salas de reuniones, lugar de trabajo si está asignado), esto lo hará sentir en casa.

Si es remoto, gestionar una sesión virtual para conocer las plataformas de comunicación y trabajo, será muy valioso. 

2. Explicación clara de la cultura organizacional 

No olvides que si quieres colaboradores comprometidos, es esencial que comprendan el ADN de la empresa, así que recuerda solucionar preguntas como:

• ¿Cuál es el estilo de comunicación?
• ¿Qué valores rigen el ambiente laboral?
• ¿Cuáles son los códigos de vestimenta y horarios de trabajo?

Tal vez te pueda interesar: ¿Cómo comunicar los valores de marca a los trabajadores?

Te puedes apoyar de herramientas tecnológicas como Buk, en donde centralizar toda esta información valiosa es mucho más sencillo.

Por ejemplo, realizar el onboarding de manera digital, trae consigo muchas ventajas tanto para el colaborador como para la organización:

• Agiliza el proceso de incorporación
• Permite el acceso a la información desde cualquier lugar 
• Reduce costos operativos
• Mejora la experiencia del nuevo empleado 
• Brinda una adaptación más sencilla a su rol

3. Comunica las expectativas

Aunque es cierto que no quieres abrumar al colaborador en su primer día de trabajo, contarle lo que se espera del puesto, aunque sea de manera breve y relajada, puede brindarle claridad y a su vez tranquilidad. 

4. Documentación necesaria

Quizás es la parte menos divertida de recibir a tus colaboradores, pero el trabajo administrativo y burocrático es de suma importancia para dar la mejor bienvenida a tus nuevos colaboradores. Asegúrate de tener todos los documentos y papeles necesarios listos para registrar su alta en la empresa.

Te aconsejamos revisar cuestiones como la Ley Federal del Trabajo o del IMSS para conocer la documentación correspondiente y evitar multas o recargos por un registro indebido de trabajadores en tu organización.

👓 Quizás te interese leer: Ley Federal del Trabajo: Todo lo que debes saber 👓

Estrategias para adaptar el onboarding a una gran diversidad de perfiles

Entender que cada persona procesa el cambio de forma distinta es la clave para una integración exitosa. Un onboarding verdaderamente inclusivo no es aquel que trata a todos por igual, sino el que ofrece el entorno adecuado para que cada perfil brille. Para lograrlo, puedes apoyarte en estos tres pilares estratégicos:

1. Dosificación de la carga cognitiva

Es natural querer que el nuevo integrante aprenda todo el primer día, pero el exceso de información técnica puede generar fatiga y bloqueo.

• Prioriza la conexión sobre la instrucción: Dedica el primer día a las personas y la cultura. Deja los manuales de procesos complejos para el resto de la semana.
• Crea pausas de asimilación: Estructura la agenda en bloques de máximo 45 minutos con espacios de "tiempo libre" para que el colaborador procese lo aprendido o personalice su nuevo espacio de trabajo.

2. Flexibilidad en la interacción social

No todos los colaboradores se sienten cómodos siendo el centro de atención. Un proceso respetuoso toma en cuenta los diferentes niveles de extroversión:

• Opciones de integración: Permite que el colaborador elija entre una comida grupal o una charla más pequeña con su equipo cercano.
• Espacios de "recarga": Asegúrate de que el colaborador tenga momentos de calma donde no tenga que estar presentándose constantemente, permitiéndole gestionar su energía social.

3. Claridad estructural y empatía

Para perfiles introvertidos o neurodivergentes, la ambigüedad es la principal fuente de estrés. Facilitar la navegación por el nuevo entorno es un acto de empatía fundamental:

• Guía de "reglas no escritas": Proporciona un documento sencillo con detalles prácticos (cómo usar la cafetera, el estilo de comunicación del equipo o cómo reservar salas).
• Material de apoyo por escrito: Acompaña las explicaciones verbales con guías que el colaborador pueda consultar a su propio ritmo, eliminando la presión de tener que memorizar todo al instante.

De la incertidumbre a la confianza: Cómo hacer que el colaborador termine su primer día motivado

Ya le contaste al colaborador todo lo que debe saber acerca de la empresa, ya lo presentaste con el equipo, ahora es momento de pensar en cómo cerrar el día con una buena sensación.

• Pide retroalimentación: No es necesario que sea el primer día, pero hazle saber que sus comentarios son clave para el área de recursos humanos. Anímalo a registrar cualquier aspecto que considere mejorable y al finalizar el onboarding, podrá compartir su experiencia. Esto lo hará sentir escuchado y valorado.
• Finaliza con un mensaje de motivación: Asegúrate de que el último recuerdo del día sea positivo, recordándole lo feliz que está la empresa de contar con su talento y dejando la puerta siempre abierta para resolver cualquier duda que tenga. 

Señales de que construiste un buen primer día de trabajo

Cada colaborador es distinto, lo que para unos puede ser una gran experiencia, para otros puede ser complicado, especialmente para las personas introvertidas, para quienes socializar no es nada fácil.

Por esta razón, se vuelve complejo saber genuinamente cómo estuvo la experiencia de cada colaborador, sin embargo, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte para saberlo: 

• El colaborador se sintió cómodo compartiendo sus dudas
• Tuvo una buena disposición para las actividades en grupo
• Estuvo cómodo con las herramientas que utiliza la empresa
• Mostró interés en conocer a sus compañeros y el equipo
• Compartió su sentir acerca de formar parte de la organización

Puedes contar con el apoyo de tu equipo de RR.HH. para evaluar las afirmaciones, basándose en la actitud que hayan observado en el colaborador.

Si alguien no cumple con estas expectativas, ¡no te preocupes! Reflexiona si se trata de un tema relacionado con la personalidad del colaborador o con la estructura del primer día. Recuerda que para algunas personas, los nuevos comienzos pueden ser más desafiantes, pero eso no significa que no sean excelentes en su trabajo.

¡Con Buk, recibe a tus nuevos colaboradores de la mejor manera!

Un software integral de recursos humanos trae consigo innumerables ventajas, una de ellas es brindar una bienvenida mucho más cálida. Al centralizar todos los procesos de onboarding, el acceso para los colaboradores se vuelve más sencillo y a su vez, la integración es más amable.

Deja que la tecnología se encargue de  los procesos repetitivos y tardados,  Buk, te facilita tu día a día. Contáctanos  para descubrir cómo nuestras soluciones están hechas a la medida de tus necesidades.