La administración de recursos humanos es el tema que representa el mayor volumen de trabajo y a su vez el más constante. Desde el seguimiento a la asistencia, permisos, vacaciones, incapacidades, al cálculo de la nómina, pago de salarios, prestaciones a la elaboración de reportes personalizados, es un tema complejo, necesitado de un seguimiento permanente que, con un sistema integral de recursos humano en administración de personas se simplifica al máximo una vez implementado.
La ventaja de utilizar cualquier software es su capacidad de automatizar tareas y eso ocurre con un software aplicado a la administración de recursos humanos. Mientras las hojas de cálculo proveen un sentido de organización y permiten crear macros para múltiples tareas, con un software de recursos humanos obtienes la visualización de todos tus procesos mediante tableros de control que facilitan la implementación de las principales tareas de administración de tus colaboradores.
Entre las soluciones de recursos humanos más comunes que contiene un software de administración de recursos humanos se encuentran:
Nómina automática
El cálculo de nómina mediante sistemas automatizados es una de las funciones más comunes de un sistema de recursos humanos. Los sistemas más avanzados integran el registro de asistencia, permisos, horas extras, incidencias, vacaciones, bonos, retención y pago de impuestos, de acuerdo con las leyes nacionales, así como cualquier otra prestación.
El software de recursos humanos más completo debe permitirte hacer todos estos cálculos en cosa de minutos, generar reportes de varios temas y mantener la nómina al corriente. Con ello la empresa ahorra tener integrado tu sistema de registro de asistencia a la nómina, al igual que todos los procedimientos de permisos, en una plataforma todo en uno desde la cual observas el panorama de necesidades y responsabilidades de los colaboradores de una forma detallada y útil para ellos.
Con la nómina automática simplificas el proceso de pago de nómina en minutos y obtienes los archivos de cierre de forma casi instantánea y a la vista de tus colaboradores, quienes pueden consultar sus pagos en línea o en su correo electrónico.
Elimina los errores de cálculo y puedes aplicar pagos, prestaciones y descuentos de forma automática de acuerdo con los criterios definidos en el contrato de los colaboradores de la empresa.
Gestión de personas
Pocas cosas suelen ser tan tediosas como llevar el control del archivo de personal y tener la información organizada y disponible en cuanto se necesite. Un software de recursos humanos integral reemplaza el uso de archivos impresos y el mapeo de personal a través de hojas de cálculo o formularios, por una base de datos con el archivo digital con visualización inmediata de las fichas de vida de cada colaborador.
Con el sistema digital de gestión de personas el usuario tiene a la mano la consulta del organigrama de la organización y los integrantes de cada posición en a detalle mediante una plataforma responsiva con acceso directo a la información de cada colaborador.
Así, mediante la gestión digital de personal tienes consultas inmediatas a temas como la hoja de vida, capacitaciones, comisiones, entre otros; y al poder hacerlo de forma comparativa según posición en el organigrama, produce una visualización amplia de la composición profesional de tus equipos de trabajo con un panorama completo de las necesidades generales y específicas de cada persona.
Firma electrónica
Los motivos principales para que una empresa utilice información en papel son la facilidad para consultar información de fuentes diferentes y el requisito de contar con información autenticada por la firma de los responsables para el registro y elaboración de todo tipo de instrucciones, trámites, que en la mayoría de las empresas aún se hace de modo presencial o correo electrónico.
Sin embargo, mientras la consulta de información impresa es más bien un estilo de trabajo que puede ser complementado con sistemas de consulta electrónica y para el asunto más delicado, la generación de documentos originales con firmas auténticas ya es posible con el uso de sistemas de firma electrónica.
Básicamente, es la creación de un certificado electrónico que acredita las mismas condiciones de validez y autenticidad que una firma manuscrita. Este trámite debe contar con una autorización de la Secretaría del Trabajo para que las empresas lo puedan implementar.
La enorme utilidad de la firma electrónica radica en que ya no se necesita estar de modo presencial para la firma de todo tipo de documentos y que esta cuenta con el mismo nivel de validez legal para contratos o cualquier otro tipo de responsabilidad personal o administrativa.
Workflows
La realización de los servicios que ofrecen las áreas de recursos humanos necesita estar organizada y funcionar de forma fluida, Pocos asuntos suelen ser tan innecesariamente irritantes como no saber al momento las fases y el estado en que se encuentran los trámites y las solicitudes que deben ser procesadas por recursos humanos.
Con el uso de workflows o flujos de procesos digitales consigues que las solicitudes se centralizan en el sistema y funcionan como órdenes de servicio comunicadas de forma inmediata a las personas responsables y procesadas con igual rapidez manteniendo a cada participante al día del estado de su solicitud.
De esta forma, los tomadores de decisiones se enteran a tiempo y por distintos medios de los asuntos que debe autorizar e informar de inmediato de ello a sus colaboradores.
Con un software integral de recursos humanos tienes a la vista el workflow de la vida del negocio y puedes crear nuevas fórmulas para hacerlo funcionar a tu manera, para garantizar el seguimiento a todos los asuntos por atender.
Asistencia
A partir de la integración de los sistemas actuales de registro de personal, el software de recursos humanos automatiza el registro de entradas, horas extras, horas no trabajadas y ausencias. Si ya cuentas con sistemas de control de acceso biométrico, la transición es sencilla y genera grandes beneficios.
El control de asistencia es uno de los más importantes porque de ahí se desprende el cálculo de la nómina. No solo se refiere al registro de entradas y salidas del personal, sino también a la administración y gestión de los permisos, licencias y vacaciones de tus colaboradores.
El software de gestión de recursos humanos vincula el sistema de registro de asistencias con el resto de las situaciones relacionadas con la participación del personal en la empresa y el ejercicio efectivo de sus prestaciones respecto a su colaboración presencial.
Con esta herramienta llevas el registro pormenorizado de horas y días trabajados, así como de los trámites realizados a lo largo de la vida laboral de tus colaboradores, lo que te ofrece un panorama muy amplio en muchos niveles como la evaluación del desempeño, la calidad de las jornadas laborales o la productividad de tu personal.
Crea un ambiente laboral feliz con la administración eficiente de recursos humanos
La adopción de los nuevos modelos de colaboración basados en la tecnología de punta representan la oportunidad de crear formas de trabajo más amigables y libres de problemas innecesarios en la gestión del talento humano de las empresas.
Los beneficios de un sistema integral de recursos humanos van más allá de ganar tiempo, son tan efectivos que ayudan a crear ambientes de trabajo eficientes, productivos y más felices.
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