Control de asistencia a través del reloj checador tarjeta

Muchas empresas cuentan con un reloj checador de tarjeta,  una alternativa a las opciones digitales que se manejan mediante software y otras herramientas digitales.

El reloj checador de tarjeta  sigue representando una elección viable y de uso rudo por su mecanismo y soporte, características por las que vale la pena conocerlo.

Muchas empresas todavía prefieren usar los relojes de checador de tarjeta debido a su durabilidad y simplicidad, además de lo cómodo que resulta para los colaboradores.

Conoce en esta nota todo lo que debes saber sobre el reloj checador de tarjeta y cómo puede optimizar el registro de asistencia al interior de tu corporativo o empresa.

¿Qué es el reloj checador de tarjeta?

El reloj checador de tarjeta es un aparato análogo que permite recolectar y almacenar la información relacionada con la hora de llegada y salida de los colaboradores, además de descansos, tiempos para comer, retardos y horas extra que deban incluirse al momento de calcular la nómina.

Es una de las alternativas con más eficacia, por lo que su popularidad es amplia en el mundo de la gestión de personas.

Es importante mantener un control de asistencia en las organizaciones para saber los motivos de la baja o aumento en el rendimiento. Esto es fundamental, ya que problemas como el ausentismo laboral es de lo que más afecta a las organizaciones.

Contar con una herramienta para tener una mejor gestión, evitar el ausentismo, la disminución de productividad, y medir sus consecuencias, es lo más conveniente para cualquier empresa, y el reloj checador de tarjeta es un instrumento adecuado para mejorar esta gestión.

¿Cuáles son las características del reloj checador de tarjeta?

Estos dispositivos pueden trabajar con pilas, ser completamente eléctricos o incluso existen algunos híbridos (es decir, que van conectados a la luz, pero en caso de que esta falle, se activa el uso de las baterías, las cuales se recargan cuando la corriente vuelve).

Estos dispositivos funcionan a base de soportes físicos y pueden tener una carátula analógica, digital, o ambas.

Imprime la hora de manera mecánica, ya sea al presionar una palanca, o solo al introducir una tarjeta en la ranura del dispositivo; esto dependerá del tipo de dispositivo. A su vez, algunos cuentan con cinta reversible para una mayor duración en las impresiones y para que se pueda anticipar el cambio.

Las versiones más modernas tienen botones para marcar hora de entrada, hora de salida, de comida y tiempo extra; además de que pueden imprimir retardos en otro color, y utilizar alarmas para un mejor control. Además, brinda la posibilidad de manejar tarjetas semanales, quincenales o mensuales, por cada colaborador.

¿Cómo funciona el reloj checador de tarjeta para el control de asistencia?

El funcionamiento del reloj checador es simple: el colaborador toma la tarjeta que le corresponde, la desliza en la ranura del reloj checador y acciona una palanca o el botón de la hora que corresponda (entrada, salida, comida o tiempo extra), e inmediatamente el mecanismo del dispositivo imprime con tinta la hora en la casilla o renglón correspondiente.

La tarjeta se pone de vuelta en su lugar y en ella es donde se almacenan los datos referentes a los tiempos de la jornada laboral.  Es importante tener en cuenta que esta herramienta únicamente es funcional en los recintos de trabajo, no de forma remota.

¿Y tú, has usado el método de reloj checador en tu lugar de trabajo? ¡Cuéntanos tu experiencia!

¿Cuál es el siguiente nivel en el control de asistencia?

El reloj checador de tarjeta es una buena opción para tener bien organizadas las jornadas laborales presenciales. Sin embargo, si lo que quieres para tu empresa son alternativas digitales e incluso que puedas utilizarlas fuera del lugar de trabajo, en Buk contamos con otras soluciones que pueden ser ideales para tu empresa.

La digitalización es importante para la optimización de los procesos laborales, no solo los operativos, sino también los administrativos.

Por eso, la mejor opción en el mercado actual es contar con un sistema de gestión de asistencia digital.

¿Cómo conectar un reloj checador de tarjetas con un sistema de nómina?

Integrar un reloj checador con un software de Recursos Humanos o nómina permite centralizar los registros de asistencia y reducir errores en el cálculo de horas trabajadas, incidencias y pagos.

Dependiendo del equipo y del sistema que utilice tu empresa, la integración suele realizarse mediante alguno de estos métodos.

Integración por API (sincronización automática)

La integración mediante una API permite que los registros del reloj checador se transfieran automáticamente al software de RRHH o nómina, sin necesidad de realizar cargas manuales.

En términos generales, el proceso consiste en:

1. Configurar la conexión entre el reloj checador y el software.
2. Autorizar el intercambio de información mediante las credenciales correspondientes.
3. Definir qué datos se sincronizarán, como entradas, salidas y otros registros de asistencia.
4. Validar que la información llegue correctamente al sistema para su procesamiento.

Este método ayuda a mantener la información actualizada en tiempo real, disminuye el riesgo de errores por captura manual y facilita la gestión de la asistencia.

Integración mediante archivo CSV (carga manual)

Cuando el reloj checador no cuenta con una integración automática, normalmente es posible exportar los registros de asistencia en formato CSV para importarlos al sistema de RRHH o nómina.

Entonces, para que la información se procese correctamente, el archivo debe incluir datos básicos como el ID del empleado, la fecha, la hora y el tipo de marcado (por ejemplo, entrada o salida).

Estos campos permiten identificar a cada colaborador y registrar sus movimientos de asistencia.

Antes de importar el archivo, es importante verificar que cada uno de estos datos se vincule con el campo correspondiente dentro del software.

Generalmente, el proceso de mapeo consiste en asociar el ID del empleado con el expediente del colaborador, la fecha con el día del registro, la hora con el momento en que se realizó el marcado y el tipo de marcado con el movimiento de entrada o salida.

Una vez realizada esta configuración, el sistema puede procesar los registros para calcular asistencias, retardos, horas trabajadas e incidencias de acuerdo con las políticas de la empresa.

¿Qué método de integración conviene elegir?

La mejor opción dependerá de las necesidades de cada organización.

• Integración por API: recomendada para empresas que buscan sincronización automática, información actualizada y menor intervención manual.
• Integración por CSV: una alternativa práctica cuando el hardware no dispone de conexión directa con el software o cuando se realizan importaciones de manera periódica.

En ambos casos, una integración adecuada ayuda a mantener un registro más confiable de la asistencia y facilita procesos como la gestión de incidencias y el cálculo de la nómina.

¿Qué beneficios obtienen las empresas con el módulo de asistencia de Buk?

• Automatización de procesos
• Reportería con datos y patrones de asistencia en tiempo real
• Planificación y asignación de turnos
• Gestión de horas extras
• Comunicación asertiva con colaboradores
• Selección de tipo de marcaje para tus colaboradores

Esto hace a Buk una herramienta completa e integral para que puedas optimizar la administración de tu organización y potenciar la productividad, manteniendo felices a tus colaboradores.

Además del módulo de asistencia, Buk ayuda a la organizaciones en múltiples áreas, tal como:

• Selección de talento
• Onboardings
• Beneficios para los colaboradores
• Evaluaciones
• Firma digital
• Gestión documental

¡Y más! Si estás interesado, agenda una breve llamada para conocerte. ¡Te esperamos!