Auditoría de activos en entornos corporativos: guía para implementar

La auditoría de activos en entornos corporativos es esencial para garantizar la eficiencia operativa y el buen manejo de los recursos de una empresa. Al realizar una auditoría de activos de manera efectiva, las organizaciones pueden minimizar pérdidas, optimizar el uso de sus recursos y cumplir con las normativas pertinentes. En esta nota, te explicamos cómo implementar una auditoría de activos exitosa en tu empresa, qué herramientas usar y cómo asegurarte de que sea realmente beneficiosa.

¿Qué implica una auditoría de activos en empresas medianas y grandes?

La auditoría de activos en entornos corporativos es el proceso mediante el cual se verifica y registra el estado y la ubicación de los activos de la empresa, tanto físicos como digitales. Esta auditoría abarca desde la adquisición hasta la disposición final de los activos, pasando por su uso, mantenimiento y almacenaje.

Lo que implica una auditoría de activos:

• Revisión exhaustiva de los activos, garantizando que toda la información esté registrada correctamente.
• Verificación de inventarios para asegurar que el stock físico coincida con el inventario registrado.
• Control de los activos digitales como software, licencias y propiedad intelectual, que también deben ser auditados.
• Evaluación de la asignación y el uso de los activos para garantizar que se utilicen eficientemente.

Beneficios de auditar periódicamente los activos físicos y digitales

Realizar una auditoría de activos periódica no solo facilita el control sobre los recursos de la empresa, sino que también aporta beneficios clave que mejoran la eficiencia operativa, la seguridad y el cumplimiento normativo:

• Mejora de la eficiencia operativa: Las auditorías permiten identificar activos bajo rendimiento o subutilizados, facilitando su reasignación a áreas donde puedan generar más valor.
• Optimización de recursos: Detectar activos que ya no son necesarios o están mal asignados ayuda a tomar decisiones sobre su eliminación o reemplazo, reduciendo costos innecesarios y maximizando el uso de los recursos.
• Prevención de pérdidas y daños: Las auditorías periódicas permiten detectar daños, robos o mal uso de los activos, lo que facilita la toma de decisiones rápidas y mejora la seguridad de los mismos.
• Cumplimiento de normativas: Garantiza que los activos cumplen con las regulaciones legales y los estándares internos, evitando sanciones y protegiendo a la empresa de riesgos legales.

Indicadores clave para evaluar una auditoría de activos exitosa

Una auditoría de activos en entornos corporativos debe ser evaluada de acuerdo con ciertos indicadores clave que permiten medir su efectividad. Algunos de los más importantes son:

• Precisión del inventario: Verificar que el porcentaje de coincidencia entre los activos físicos y los registros sea lo más alto posible. Una alta precisión indica que la auditoría fue exitosa.
• Tasa de pérdidas: Medir cuántos activos han sido perdidos, dañados o robados. Un bajo índice de pérdidas es señal de que los controles son efectivos.
• Costos operativos de mantenimiento: Evaluar el costo asociado al mantenimiento de activos. Si estos costos son bajos y bien distribuidos, significa que los activos están siendo gestionados adecuadamente.
• Tasa de utilización de activos: Indicar qué tan efectivos están siendo los activos en comparación con su uso previsto. Los activos con baja utilización pueden indicar una mala asignación o falta de necesidad.

Herramientas que te ayudarán a automatizar la auditoría en tu organización

Automatizar la auditoría de activos en entornos corporativos puede simplificar mucho el proceso, ahorrando tiempo y reduciendo los errores humanos. Aquí hay algunas herramientas clave que pueden ayudarte:

• Software de gestión de activos: Plataformas como el módulo de gestión de activos de Buk permiten llevar un control detallado de los activos, realizar auditorías, generar reportes y facilitar el mantenimiento preventivo de manera digital.
  
• RFID y códigos de barras: Implementar tecnologías de seguimiento como RFID o códigos de barras permite un seguimiento en tiempo real de la ubicación de los activos, mejorando la precisión y reduciendo el tiempo de la auditoría.
• Sistemas ERP: Los sistemas ERP integran el control de activos con otras áreas de la empresa, como nómina y finanzas, para tener una visión completa del estado de los activos y su impacto en el negocio.
• Herramientas de auditoría automática: Existen herramientas que permiten realizar auditorías sin intervención humana, programando las revisiones y generando informes automáticos para facilitar la toma de decisiones.

La auditoría de activos en entornos corporativos es una herramienta estratégica para garantizar que los activos de tu empresa se utilicen de manera eficiente y estén bien gestionados. Implementar un proceso de auditoría regular, utilizando herramientas automatizadas como el módulo de gestión de activos de Buk, puede optimizar la asignación de recursos, reducir costos y mejorar el cumplimiento de las normativas. Si aún no has implementado una auditoría de activos en tu organización, es el momento perfecto para comenzar a asegurar el éxito de tus procesos.

Así funciona el módulo de activos de Buk

En Buk sabemos que una buena gestión de activos va más allá del inventario: se trata de tener claridad sobre quién tiene qué, en qué condiciones y durante cuánto tiempo. Por eso, desarrollamos un módulo que te permite organizar los equipos de trabajo de tus colaboradores de forma automatizada y segura. Desde computadoras y celulares, hasta uniformes o mobiliario, podrás llevar el control desde un solo lugar y mantener una trazabilidad completa.

Además, todo está conectado con otros procesos clave como la nómina, los movimientos internos y la salida de personal, ayudándote a tomar decisiones informadas y evitar pérdidas innecesarias. ¿Listo para tener mayor orden y visibilidad en tu empresa? Contáctanos  para conocerte y contarte a detalle acerca de nuestras soluciones.