Al momento de elegir un software de recursos humanos existen alternativas diferentes, con enfoques específicos y destinadas a facilitar algún aspecto esencial entre todas las actividades que desarrolla un área de recursos humanos. No obstante, pocos sistemas reúnen los elementos que debes buscar para contar con un software de recursos humanos integral. Veamos qué necesitas para automatizar las necesidades del talento humano de una empresa y cómo lo puedes lograr mediante una plataforma integral.
Las funciones de un departamento de recursos humanos
Las funciones que desempeña un área de recursos humanos son las siguientes, según la empresa internacional de marketing digital Hubspot:
- Manejar las relaciones con los colaboradores.
- Crear una estructura de empleo.
- Gestionar la satisfacción laboral de los colaboradores.
- Administrar los beneficios para colaboradores.
- Manejar la compensación.
- Mantener el plan de negocios de la compañía.
- Capacitar a los nuevos colaboradores.
- Crear estándares de cultura empresarial.
- Mantener un ambiente de trabajo saludable.
- Llevar el trabajo administrativo necesario.
Cada una de las funciones enlistadas implica un conjunto de tareas que hacer mediante un proceso armonioso en el cual, con la debida supervisión y seguimiento, interactúan múltiples profesionales y especialidades con la meta de conseguir un clima laboral feliz para los colaboradores de la organización que aporte a una experiencia laboral enriquecedora para lograr la máxima productividad.
Esto no es sencillo. Existen muchas cosas que pueden afectar los resultados esperados. Procedimientos insuficientemente documentados, problemas de capacitación en el personal, procedimientos con papel y montañas de archivos, falta de coordinación entre áreas para llevar un seguimiento puntual de las necesidades de cada empleado, son solo algunas de las situaciones que entorpecen el trabajo y lo vuelven más difícil de lo que ya es.
Para resolver estos problemas y hacer más rápido, organizado y fluido el trabajo de recursos humanos es que ya está a la mano el uso de software de recursos humanos integral. En pocas palabras, una plataforma de este tipo, hace la vida mucho más sencilla si cuenta con las herramientas que los profesionales de recursos humanos necesitan para lograr sus objetivos.
Pero ¿qué debe saber hacer un software de recursos humanos para que sea integral?
Software integral de RRHH: ¡las ventajas de tener TODO en un mismo lugar!
Para que un software de recursos humanos beneficie a la organización en todos sus niveles debe ser integral, es decir, tener funciones que apoyen en toda la variedad de tareas, actividades y procesos que se requieren para satisfacer las necesidades de todos los miembros del staff de una forma armoniosa, efectiva, sencilla y transparente.
Entre los principales cambios que produce una vez implementado, un software de recursos humanos permitirá a tu organización los siguientes:
- Menos papeleo: sustituye los oficios y las notas impresas por sistemas de notificaciones electrónicas automatizadas y certificadas mediante firma electrónica.
- Acceso 24/7: permite que los archivos de nómina, trámites activos u hoja de vida estén disponibles cuando y donde los necesites, sin necesidad de esperar a que el responsable del archivo te deje consultarlos, ya que tienes toda la información en la nube.
- Seguridad en tu información: establece métodos de protección de los datos personales y de tus archivos de recursos humanos en general, mediante sistemas digitales de protección de acceso a información confidencial.
- Mejores análisis: consigue hacer cruces de información, evaluaciones del desempeño o revisiones históricas; lleva a cabo visualizaciones para un análisis más sencillo de tus datos, con pantallas de consulta de la información de tus colaboradores hechas acorde a tus necesidades.
- Ahorra tiempo y energía: evita retrasos, trabas y cumple con tu agenda al usar un sistema de recursos humanos que integre todas las herramientas de trabajo en una sola plataforma.
- Usa tecnología de punta: con un sistema todo en uno basado en la nube, puedes generar importantes ahorros de tiempo, dinero y esfuerzo entre tu personal, consiguiendo que los trámites administrativos de tus trabajadores sean eficientes y rápidos, lo que reduce el desgaste, hace más transparente el proceso y los deja más contentos con el resultado.
Las funciones de un software recursos humanos integral
Para que un tu siguiente software para administrar los recursos humanos de tu organización sea verdaderamente integral, te recomendamos que cuente con las siguientes funciones:
Administración mejorada
Un sistema de recursos humanos debe dejarte mejorar tu administración a través de la programación de módulos que te ayuden a gestionar a tu equipo de trabajo de forma personalizada a través de la habilitación digital de prestaciones como seguros médicos, planes de pensión, permisos de maternidad/paternidad, incapacidades médicas o vacaciones.
Capacidades móviles accesibles
Las funciones de tu sistema de recursos humanos integral deben estar disponibles para utilizarse en dispositivos móviles, por lo que sus servicios deben permanecer disponibles en la nube y con acceso para los colaboradores donde quiera que estén.
Auto gestionable y amigable
A nivel de la administración del personal y de los colaboradores, el sistema debe tener la opción de que los procesos puedan ser llevados a cabo por los mismos usuarios. Por ejemplo, un empleado puede tener acceso para capturar sus datos personales, revisar el estado de sus prestaciones o beneficios laborales o pedir días libres, sin tener que hacer tediosos oficios o pasar por trámites prolongados.
A su vez, el sistema debe permitir realizar digitalmente tareas continuas como la captura y revisión de candidatos para un nuevo puesto, captura de evaluaciones del desempeño, el inicio de trámites de pago de viáticos, o el acceso fácil a la hoja de vida de los colaboradores.
Manejo automatizado de asistencias, entradas y salidas de los colaboradores
Un sistema de recursos humanos integral necesita contar con la opción de llevar el control de ausencias para hacer más fácil saber quienes están ausentes y por qué motivos (vacaciones, maternidad, incapacidad médica, etc.) Esto hace menos desgastante y molesto el ambiente entre los compañeros, pues no hay que estar preguntando quienes faltaron y por qué.
Además, las funciones de asistencia deben dar oportunidad de administrar faltas, tiempo extra, o retardos, con la opción de generar notificaciones personalizadas, a fin de que los colaboradores tengan claridad de su situación en este tema.
De esta forma, el sistema también debe contar con un módulo para registrar horarios de entrada y salida que lleven a tener el cálculo automático de las horas trabajadas. Algunas soluciones pasan por el uso de credenciales, escáner biométrico, registro de huellas digitales, o herramientas de reconocimiento facial.
Cumplimiento con la legislación laboral de tu país
Toda plataforma de recursos humanos debe tener la capacidad de ser compatible con las regulaciones laborales de tu país, cómo puede ser el límite de horas trabajadas a la semana, o el pago de salarios mínimos. Un sistema de recursos humanos integral debe incluir funciones para hacer reportes sobre el cumplimiento de los estándares legales aplicables y generar notificaciones o alertas cuando hay fallas al momento de validar la ley.
Presupuestos
Apoya el diseño de proyectos con el uso del cálculo de gastos y tiempo que tomará cada proyecto, según la experiencia previa, que registrada en el sistema, te dejará saber cuánto ha costado un proyecto similar antes y así generar escenarios para proyectos futuros.
Nómina
El pago de nómina integra las funciones de asistencia, permisos y medidas especiales para cada empleado, de esta forma puedes calcular su nómina de forma más fácil en un sistema holístico.
Tableros personalizados
Cada organización tiene sus necesidades particulares. Los tableros de control de tus recursos humanos deben tener la capacidad de ser personalizados de acuerdo con las especificaciones que requiere el área de recursos humanos. Esta función puede ayudar a mejorar la lealtad y productividad de los colaboradores.
Reportes en tiempo real
Para extraer el máximo rendimiento de tu sistema de recursos humanos integral, es necesario que te permita hacer reportes en tiempo real de cualquiera de las funciones que contiene y los indicadores que utilizas en tu organización. Con ello podrás tomar mejores decisiones.
Recolección automática de datos y análisis de escenarios
Gracias a que la información de recursos humanos se captura digitalmente, esta queda alojada de forma automática en bases de datos para poder consultarla cuando se ocupe.
El uso de bases de datos genera información histórica que debe ser accesible cuando así se necesite. De esta manera obtienes el chance de analizar escenarios pasados y futuros que te llevarán a entender mejor el contexto de las decisiones sobre los recursos humanos de la organización.
La información se puede integrar más allá de tus propios datos, suma la data de tu CRM o tu ERP y consigue reportes más sofisticados.
Controles de acceso a la información
Logra que la información de tus recursos humanos sea consultada y trabajada por las personas indicadas. Crea accesos públicos o privados según se requiera y haz que la información sea administrada según criterios de confidencialidad de acuerdo con tus necesidades y con lo que marca los criterios de transparencia y rendición de cuentas de tu país.
Análisis financiero
El sistema de recursos humanos integral más completo debe incluir funciones para evaluar datos financieros relacionados con el tema de administración de personal, de forma que ayude en el proceso de toma de decisiones.
Administración sin papeleo
Reduce costos de archivo, asegura tu información y consigue que la organización sea más amigable con el ambiente. El software de recursos humanos facilita la realización de trámites sin usar papel, al reemplazarlo por formularios electrónicos, lo que ahorra tiempo, reduce gastos y hace más fáciles los trámites administrativos.
Recordatorios automáticos
Programa actividades y notificaciones automáticas para gerentes y colaboradores, a fin de que todos reciban avisos y noticias a tiempo para que no se pierdan nada. Este tipo de noticias pueden enviarse por correo electrónico o a través de mensajes instantáneos al celular.
Funciones de evaluación del desempeño
Crea listas de indicadores que te ayuden a verificar el desempeño de colaboradores nuevos y antiguos. Con esta función podrás saber si el trabajo y conducta de los colaboradores cumple con los estándares definidos para la organización, reconocer oportunidades de mejora y trabajar en conjunto con tus equipos para mejorar.
Reclutamiento y selección
Realiza procedimientos integrales de reclutamiento. Publica y da seguimiento a vacantes, notifica a candidatos, planea el procedimiento, crea entrevistas y anuncios libres de discriminación. Establece canales sólidos de comunicación, todo mediante un sistema de recursos humanos que te permita gestionar tus vacantes y el proceso de reclutamiento y selección, hasta la decisión final.
Administración de capacitación y certificaciones
Lleva el control de cursos y capacitaciones de cada miembro del staff. Genera un acceso democrático a la formación de tus colaboradores con el uso de las herramientas de organización de cursos, integrado a la hoja de vida del personal, a fin de que sepas quiénes necesitan capacitación y cuando.
Con esta función podrás llevar un calendario de entrenamientos y detectar quienes deben asistir.
Fomento a la lealtad y compromiso laboral
Por último, todo sistema de recursos humanos integral debe darte la oportunidad de hacer mediciones comparativas entre las metas de la organización y lo planeado, de forma que puedas revisar las estrategias implementadas contra los objetivos de la organización.
Elige el software adecuado a tus necesidades
Los sistemas de recursos humanos son de enorme ayuda para mejorar el trabajo de las organizaciones y crear un entorno más feliz porque evita malentendidos, dota de transparencia en los trámites del personal y consigue que los colaboradores tengan mayor certeza respecto de su desempeño, oportunidades y posición dentro de la empresa durante todo su ciclo de vida en el trabajo.
Buk cuenta con un software integral de recursos humanos que ayuda a todas las empresas a lograr resolver los tediosos procesos administrativos del área de Recursos Humanos a través de una plataforma automatizada y basada en la nube, diseñada para crear un entorno de trabajo agradable y feliz. Te invitamos a conocer cómo te puede ayudar en tu organización y con tus colaboradores.
¡Déjanos tu comentario!