Las reuniones de trabajo son en ocasiones necesarias y sirven a múltiples propósitos dentro de la organización. Sin embargo, una sobrecarga de estas puede tener efectos negativos en las personas y en su sensación de bienestar dentro de la organización.
De acuerdo con el Foro Económico Mundial, el principal obstáculo que afecta la productividad de los colaboradores son las reuniones de trabajo ineficientes. En este sentido, se conoce coloquialmente como juntitis o reunionitis cuando en la organización existe una práctica excesiva y frecuente de convocar a reuniones cuyos objetivos no son claros o bien, no hay una justificación real para realizarlas.
La reunionitis tiene repercusiones en el bienestar de aquellos colaboradores que son convocados frecuentemente a juntas. Así, un gran número de reuniones puede impedir que los colaboradores realicen a tiempo sus actividades y experimenten sensaciones de agotamiento y cansancio. Además, una reunión de trabajo repentina o no planeada, puede ocasionar dificultad para concentrarse y sensación de baja productividad.
Debido a la relevancia de esta información que resalta los efectos de la reunionitis en el bienestar de los colaboradores, Buk ha decidido mapear a través de la encuesta Work In Progress, realizada en enero de 2024 a más de 3000 colaboradores, la frecuencia y percepción que tienen respecto a sus reuniones de trabajo. Cabe señalar, que esta encuesta fue aplicada a personas que se encuentran trabajando en Chile, Colombia, México y Perú. A continuación, se presentan los datos más relevantes al respecto.
Los datos de Buk indican:
- 45% de colaboradores pasan al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones.
- Las personas en cargos ejecutivos o directivos pasan más tiempo en reuniones que colaboradores en cargos administrativos o junior.
- 2 de cada 5 colaboradores perciben que sus reuniones no son de buena calidad.
- México es el país que pasa más tiempo en reuniones (49% de los colaboradores declara pasar al menos 3 horas al día en juntas), pero también es donde se reporta menor calidad en las mismas (52% las considera malas o neutras).
- 7 de cada 10 colaboradores que indican una mala calidad en sus reuniones, no se sienten felices en su lugar de trabajo.
- Perú y Colombia son los países que perciben un mayor porcentaje de reuniones de buena calidad (61% y 58% respectivamente).
Síntomas de reunionitis: 45% de los colaboradores declara pasar al menos un tercio de su jornada laboral semanal en reuniones
El número de horas que una persona pasa en reuniones es uno de los principales indicadores que hablan acerca del grado de reunionitis dentro de la empresa. En este sentido, los datos de Work in Progress señalan que 45% de los colaboradores pasan al menos 3 horas al día en reuniones, lo que equivale a pasar un tercio de su jornada laboral semanal en juntas.
Sin embargo, el número de horas invertidas en reuniones puede variar si se considera el tipo de puesto del colaborador. Mientras que los cargos junior tienden a gastar entre 1 a 2 horas de reuniones al día (un 69% reporta esto), 63% de los puestos más altos, como ejecutivos o directivos, pasan 3 horas o más al día en reuniones (específicamente, 44% indica gastar de 3 a 4 horas y 19% alrededor de 5 horas o más).
México es el país con mayor número de colaboradores que pasan más de 3 horas en reuniones al día
Cuando se analizan los datos de la encuesta por país, aunque las diferencias pueden no ser tan notorias, los datos arrojan que hay ciertas divergencias en la cultura de la reunionitis entre los países estudiados de LATAM (Chile, Colombia, México y Perú).
En primer lugar, México destaca por ser un país con más horas de reuniones: casi la mitad de las personas encuestadas (49%) reporta pasar más de 3 horas al día en reuniones. En este sentido, 37% indica pasar de 3 a 4 horas, mientras que el 12% señala gastar 5 horas o más en reuniones.
Reunionitis en hombres y mujeres: depende del puesto de trabajo
Ahora bien, ¿los hombres y las mujeres experimentan la reunionitis de la misma manera? Los datos de la encuesta Work in Progress indican que hay una diferencia entre el número de horas que las personas pasan en reuniones de acuerdo con su género y cargo.
Así, en puestos ejecutivos o directivos, es donde se observa la mayor diferencia en el número de horas que hombres y mujeres pasan en reuniones: 23% de las mujeres pasan 5 horas o más, contra el 14% de los hombres que pasan este tiempo en reuniones. Esto indica que las mujeres en puestos directivos tienden a invertir un tiempo considerablemente mayor en reuniones al día, lo que podría afectar su bienestar.
En relación con esta idea y de acuerdo con el estudio Radiografía de las mujeres en el trabajo 2024 de Buk, las mujeres en cargos ejecutivos suelen experimentar niveles más altos de estrés que sus pares hombres, lo que podría estar relacionado, en parte, con el mayor número de horas que pasan en reuniones y el menor tiempo libre disponible para cumplir sus objetivos.
Más síntomas de reunionitis: 2 de cada 5 colaboradores no perciben una buena calidad en sus reuniones
La calidad de las reuniones es otro síntoma de reunionitis, pues si la reunión de trabajo no tiene un foco u objetivo claro, se percibe como poco productiva. En relación con esta idea, 45% de colaboradores perciben una calidad neutral o mala de sus reuniones. Esto indica que casi la mitad de las personas no están conformes con la manera en que se gestionan las juntas en su organización.
Ahora bien, cuando se analiza la calidad percibida de las reuniones de acuerdo con el puesto de trabajo, se observa que aquellos colaboradores en cargos Senior son los más críticos: solo el 50% declara percibir buena calidad en sus reuniones. Mientras que cerca del 58% de cargos Ejecutivos o Directivos, así como los puestos Junior, perciben reuniones de buena calidad.
Por otra parte, aunque no hay diferencias notables cuando se evalúa la calidad de las reuniones considerando el puesto de trabajo y el género, sí se observan interesantes diferencias por países.
La calidad percibida de las reuniones cambia de acuerdo con el país
Perú y Colombia son los países que perciben un mayor porcentaje de reuniones de buena calidad (61% y 58% respectivamente). Mientras que, por el contrario, el país que en menor medida percibe buena calidad es México, pues más de la mitad de sus colaboradores (52%) indican que sus reuniones son neutrales o malas.
Entonces, de acuerdo con los datos obtenidos, parece que México pasa mucho más tiempo en reuniones que en otros países, pero estas reuniones no suelen cumplir con la calidad esperada, lo que puede tener repercusiones en el bienestar del colaborador.
Una mala calidad en la reunión de trabajo afecta el grado de felicidad de las personas
Los datos de la encuesta Work in Progress revelan que 7 de cada 10 colaboradores que perciben una mala calidad en sus reuniones, no se sienten felices en su lugar de trabajo. Mientras que aquellos con una buena calidad de reuniones, se sienten felices con frecuencia (siempre o casi siempre).
Ahora bien, ¿el tiempo pasado en reuniones también afecta la felicidad? Los datos indican que el tiempo en reuniones no parece tener una relación clara en la percepción de felicidad en el trabajo, pues esta no cambia cuando se analiza respecto al número de horas en reuniones.
A este respecto, el tema de la gestión de la jornada laboral toma relevancia, pues aunque el tiempo pasado en reuniones no impacte la felicidad, sí puede producir sensaciones de estrés y agotamiento. Por lo que es importante gestionar adecuadamente los horarios que el colaborador pasa en reuniones y la calidad de estas, así como el tiempo trabajando de manera efectiva, pues esto puede contribuir a una reducción de la jornada laboral cuyo impacto sea positivo tanto para la empresa como para el colaborador.
Para lograr esto, es importante una adecuada gestión en cada reunión de trabajo, por lo que a continuación se enumeran algunas recomendaciones relacionadas:
5 Recomendaciones para mejorar la calidad de las reuniones y acabar con la reunionitis
1. Establecer objetivos: aquella persona que convoca a reunión debe tener claro qué quiere conseguir o qué temas se abordarán y si en verdad es una cuestión que necesita tratarse por medio de una junta o bien, puede ser abordado por mensaje o correo electrónico.
2. Compartir información relevante antes y después de la reunión: para que todos los asistentes estén enterados de los temas a tratar, se recomienda compartirles material como documentos o notas antes de la sesión; así como hacerles llegar un archivo con los principales puntos abordados después de la misma.
3. Definir a los participantes: para una reunión efectiva, es necesario que las personas que asistan tengan un rol clave relacionado con el tema a tratar, ya que esto les permitirá entender por qué fueron convocados y poder aportar valor.
4. Respetar horarios: Establecer horarios de inicio y término de la reunión permite una adecuada gestión del tiempo tanto para los tópicos hablados durante la sesión, como para que los asistentes organicen sus agendas diarias.
5. Tener un moderador: para que exista un flujo constante de comunicación, es necesario que alguien asuma el rol de moderar y, si además puede tomar notas de aspectos relevantes durante la sesión, es mejor, ya que permite llevar un adecuado registro de temas y decisiones.
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Investigadora del área de Research de Buk. Especialista en análisis de datos organizacionales.
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