La importancia de la seguridad en un software de gestión documental

El software de gestión documental se ha convertido en una de las herramientas más valiosas para los equipos de RR.HH., no sólo porque optimiza el control de información y documentos personales de los colaboradores, sino porque garantiza que sus datos se encuentren debidamente protegidos.

La protección de datos y el manejo de la información se han convertido en una de las mayores prioridades empresariales, pues el 40% de ellas considera que la nube representa un alto riesgo para su información, de acuerdo con una encuesta de Fortinet.

Por ello, es importante conocer los componentes y funciones de seguridad de cada una de las plataformas utilizadas en la compañía, eso incluye los sistemas y plataformas de RR.HH. 

¿Sabes si tu software de gestión documental cuenta con las medidas de seguridad necesarias para proteger la información de tus colaboradores? Quédate en esta nota y aprende más acerca de la seguridad documental.

Un software de gestión documental y la protección de datos confidenciales

Si bien la digitalización ha transformado el espacio de trabajo, también ha traído consigo nuevos retos, riesgos y amenazas digitales, principalmente en cuanto a la protección de datos, una de las vulnerabilidades informáticas que puede comprometer la integridad tanto de las organizaciones como de las personas que trabajan en ella. 

Al resguardar información personal de los colaboradores, los softwares de gestión documental deben garantizar a los usuarios que cuentan con funciones avanzadas de seguridad y protección de datos confidenciales. 

Una de las medidas más importantes es la Certificación ISO 27001, un estándar internacional que establece los requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). 

De acuerdo con Rodrigo Molina, encargado del área de SecOps en Buk, << contar con esta certificación es importante porque proporciona un marco sólido y estructurado para identificar, evaluar y gestionar los riesgos relacionados con la seguridad de la información en una organización >>.

Importancia de la seguridad en los softwares de gestión documental para RR.HH.

Protección de Datos Personales Sensibles:

Los softwares de gestión documental de RR.HH. almacenan una gran cantidad de información personal y confidencial de los empleados, como números de identificación, direcciones, números de teléfono, detalles bancarios, historiales médicos y datos de contacto de emergencia. La protección de estos datos es esencial para evitar el robo de identidad y otros tipos de fraudes.

Reputación y Confianza:

La seguridad de la información es fundamental para mantener la confianza de los empleados y stakeholders en la organización. Una brecha de seguridad puede dañar gravemente la reputación de la empresa y la confianza que los empleados y el público tienen en ella.

Confidencialidad y Privacidad:

Los datos de RR.HH. a menudo incluyen información confidencial sobre salarios, evaluaciones de desempeño, acciones disciplinarias y planes de desarrollo profesional. La protección de esta información es esencial para mantener la confidencialidad y privacidad de los empleados.

Reducción del Riesgo de Litigios:

La protección adecuada de los datos puede reducir el riesgo de litigios relacionados con la privacidad y la seguridad de la información. Los empleados cuyos datos personales son comprometidos pueden tener motivos para demandar a la empresa por daños y perjuicios.

¿Cómo implementar medidas de seguridad en la gestión documental?

Los equipos de Recursos Humanos son un componente crucial para la protección de la información en las empresas. Es por ello que es importante que implementen y refuercen medidas de seguridad en labores como la gestión documental. 

Algunas medidas que pueden llevarse a cabo son: 

Establecer Políticas de Control de Acceso Basadas en Roles (RBAC)

Asigna permisos de acceso a los usuarios en función de sus roles dentro de la organización. Solo los usuarios autorizados pueden acceder a información específica en el software de gestión documental según sus responsabilidades en la gestión de personas.

Realizar Auditorías y Monitoreo Continuo

Implementa sistemas que registren y monitoreen todas las actividades en el software de gestión documental. Revisar regularmente los registros de auditoría para detectar y responder a actividades sospechosas. Proporcionar una trazabilidad completa de todas las acciones realizadas es útil para investigaciones de seguridad y cumplimiento normativo.

Capacitar al Equipo en Seguridad de la Información

Ofrece formación continua al resto del equipo de RR.HH. sobre las mejores prácticas en seguridad de la información, incluyendo cómo manejar datos sensibles y reconocer amenazas como el phishing.

Aplicar Políticas de Retención y Eliminación Segura de Datos

Establece y aplica políticas claras para la retención de datos solo durante el tiempo necesario y la eliminación segura de datos cuando ya no sean necesarios. Minimiza la cantidad de datos sensibles almacenados, reduciendo el riesgo de exposición en caso de una brecha de seguridad.

¿Qué medidas de seguridad emplea tu software de gestión documental?

¡Cuéntanos en los comentarios!

Con el incremento de los riesgos digitales, la seguridad en los softwares de gestión documental se ha vuelto esencial para proteger la información confidencial de los empleados y la reputación de las organizaciones. 

Implementar medidas como la autenticación multifactor, el control de acceso basado en roles, y la capacitación continua del personal no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también fortalece la confianza y eficiencia en el departamento de RR.HH. Conocer y aplicar estas medidas es fundamental para garantizar un entorno laboral seguro y eficiente.

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