La digitalización ha hecho que diversos procesos de trabajo hoy sean más dinámicos, eficaces e incluso un poquito más divertidos (basta ver la cantidad de fondos y filtros para videollamadas). En este sentido, el onboarding digital tiene ventajas como la flexibilidad, la comunicación en tiempo real y la interactividad, que hacen más innovadora la forma de dar la bienvenida a nuevos integrantes.
En México, la transición hacia lo digital se vio acelerada creciendo hasta en un 80% tras la pandemia. Por su puesto los procesos de onboarding y presentación de equipos no se han quedado atrás. De hecho, una buena mayoría ya se realiza en esta modalidad o de forma híbrida.
Ventajas como la digitalización, la reducción de tiempos, mejora en la comunicación, entre otras cosas, han hecho que esta tendencia vaya creciendo, y que cada vez más empresas se planteen hacerlo de forma permanente.
Así que, si estás por adentrarte en el mundo del onboarding digital, acá te compartimos algunos consejos, insights y recomendaciones para diseñar una experiencia única de bienvenida. ¡Sigue leyendo este artículo!.
Onboarding digital, el mecanismo del futuro
Este, como el onboarding tradicional, es el proceso de bienvenida y acogida que le das a los nuevos trabajadores, pero utilizando canales digitales para informarles la visión y cultura de la tu empresa, las normas, detallarles sus funciones, lo que se espera de ellos y presentarlos con sus demás compañeros.
La digitalización en el onboarding optimiza dicho proceso en cuanto a los tiempos y la agilización de sus fases. Pero es importante no perder de vista que sea constante, claro y dé un buen seguimiento, para lograr una buena percepción del nuevo colaborador a pesar de la larga distancia.
Hoy más que nunca, los equipos de gestión de personas pueden aprovechar una inmensa variedad de recursos para revolucionar sus procesos de onboarding de forma eficiente, brindando así una experiencia inmejorable a la bienvenida de los nuevos integrantes de un equipo.
- Plataformas de gestión del talento:
Utiliza sistemas de gestión del talento o un software de recursos humanos para gestionar todos los aspectos del proceso de onboarding, desde la incorporación de nuevos miembros hasta la gestión de documentos y la formación.
- Portales de onboarding personalizados:
Crea un portal de onboarding en línea personalizado donde los nuevos colaboradores puedan acceder a información importante, formularios, políticas y recursos de la empresa. Esto puede ser parte de tu sitio web corporativo o un sistema independiente.
- Plataformas de gestión de documentos:
Utiliza estos sistemas para compartir y gestionar documentos relacionados con la incorporación, como manuales de bienvenida, formularios de impuestos y políticas de la empresa.
- Herramientas de firma electrónica:
Facilita la firma de documentos importantes, como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y formularios de impuestos, utilizando servicios de firma digital.
- Redes sociales internas:
Crear o implementar una red social interna puede fomentar la interacción entre equipos y personas, así como proporcionar un espacio donde los nuevos miembros puedan conectarse con sus nuevos compañeros.
Asimismo, la evolución de diversos fenómenos y tendencias tecnológicas, están permitiendo entregar experiencias cada vez más inmersivas y significativas que ayudan a las personas a conocer a fondo la cultura de una empresa, como es el caso del Metaverso aplicado en los Recursos Humanos.
Ventajas del onboarding digital
La digitalización del proceso de onboarding trae consigo muchas ventajas que hacen que la experiencia de los colaboradores sea algo mucho más ameno que un video corporativo.
De acuerdo con la plataforma 99Firms, el 78% de las compañías que invierten en la optimización de sus procesos de inducción, reportan mejores ingresos.
Imagina este proceso como si fuera un camino más sencillo y amigable para que los nuevos integrantes conecten con el espíritu de tu organización. Entre sus ventajas se encuentran:
1. Hace que la incorporación se pueda realizar en cualquier momento y desde cualquier parte. Además, puedes hacer llegar el kit de bienvenida a la puerta de su casa.
2. Ofrece mayor flexibilidad al nuevo colaborador, que con el onboarding on-site.
3. El colaborador puede adaptarse a la empresa y conocerla de mejor forma desde su hogar o donde mejor le convenga, lo que aminora el estrés del primer día.
4. El feedback se puede entregar en una reunión virtual con mayor privacidad, lo cual puede ser más cómodo.
5. El seguimiento se puede hacer en tiempo real y de forma fluida. Se le puede preguntar cómo se siente, si tiene dudas, y más.
6. Se pueden usar recursos visuales como presentaciones, conversarlas con el colaborador y luego enviárselas para que las repase.
7. La empresa ahorra recursos en cuanto a espacios físicos para la formación de los nuevos trabajadores y el trabajador ahorra la parte del transporte.
8. La facilidad del onboarding digital se traduce en una mayor comodidad para los colaboradores que se están integrando.
9. La información puede transmitirse de forma completa y clara sin problema. Y una vez que el colaborador la lee, se puede comentar en una reunión virtual.
10. La digitalización de un onboarding permite a las personas comenzar su nuevo trabajo de manera más suave y rápida, lo que, en última instancia, contribuye a su felicidad, comodidad y confianza en la organización.
¿Qué apps utilizas para hacer de este proceso uno más digital e innovador? ¿Cómo podrías añadir valor al onboarding mediante una herramienta digital? ¡Haznos saber en los comentarios!
Los mejores softwares para tu onboarding digital
Un buen software de onboarding debe poder ofrecer a los colaboradores un checklist (para ordenar cada paso del proceso), posibilidad de personalizar el proceso para cada integrante, establecer recordatorios, dar acceso a documentos y recursos; así como a la información del puesto del trabajador (horarios, funciones, turnos) y cursos para su formación a distancia.
Mientras que para la empresa, el software debe brindar avisos, la posibilidad de monitorear el avance, ver las tareas que están pendientes y las realizadas, obtener informes del estatus del trabajador, la posibilidad de hacer encuestas de seguimiento, dar feedback y llevar un registro de todo el proceso.
¡Para tus procesos de onboarding, Buk!
Con el módulo de Onboarding de Buk y su interfaz intuitiva, podrás personalizar todas las etapas del proceso, agregar material necesario (documentos, presentaciones, imágenes y videos) para que el colaborador consulte, ver en qué parte del proceso está para poder guiarlo en el cumplimiento de tareas en tiempo y forma, dar un nivel de importancia a cada parte del proceso y más.
¡Pero no solamente es útil para eso! Este software ofrece capacitaciones, cursos online, evaluaciones de desempeño, gestión de nómina y de personas y la posibilidad de dar reconocimientos a los trabajadores.
Buk es una solución digital muy completa, que aumentará la productividad y la felicidad de tu equipo de trabajo.
Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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