Al igual que la inducción laboral, el offboarding (o proceso de desvinculación), es un aspecto importante para la gestión de talento, pues es aquí donde la empresa pone en práctica sus valores y demuestra el trato que tiene a las personas que laboran en ella. Aquí te contamos todo lo que debes saber acerca de este tema.
En el mundo laboral, las despedidas son igual de importantes que la bienvenida. Por tanto, saber qué es el offboarding y en qué consiste es indispensable para Recursos Humanos, ya que es el área encargada de llevar a cabo este proceso.
A grandes rasgos, el offboarding involucra una serie de actividades y consideraciones. Su objetivo principal es garantizar una transición exitosa tanto para el empleado que se va como para la organización.
Si bien el offboarding puede ser desgastante, es importante entender que también es crucial para muchos aspectos a favor de la organización, como por ejemplo, fortalecer la marca empleadora. En este artículo te contaremos los elementos que lo componen y cómo implementarlo correctamente.
¿Qué es Offboarding?
Es el proceso de término de la relación laboral, que puede suceder por distintas causas. Implica diversas etapas que se tienen que llevar a cabo en orden, pues no es solamente papeleo, sino que también incluye el feedback, transición de responsabilidades, desvinculación de sistemas, recolección de dispositivos, entre otros, dependiendo el tipo de empresa.
De acuerdo con estimaciones de Aberdeen Strategy & Research, el 71% de las compañías no cuentan con un proceso formal de offboarding, lo cual señala una oportunidad que tienen cada vez más empresas de ofrecer una experiencia óptima a sus colaboradores, incluso al terminar su relación con ellos.
Su importancia es que, tanto la primera impresión como la última, sean valiosas para los colaboradores. De esta manera podrás generar experiencias positivas en todo el ciclo laboral.
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¿Por qué contar con procesos de desvinculación en tu empresa?
Gestionar la salida de un colaborador no es solo un trámite administrativo o "dar las gracias"; es una fase crítica del ciclo de vida del colaborador que impacta directamente en la salud de la empresa.
A menudo se descuida porque las empresas prefieren enfocarse en la contratación, pero un proceso de desvinculación (u offboarding) mal ejecutado puede ser costoso y dañar tu reputación.
Otras razones para considerar procesos formales de offboarding incluyen:
1. Protección de la "Marca Empleador" (Employer Branding)
En la era de Glassdoor y LinkedIn, un ex empleado resentido tiene un megáfono muy potente. Un proceso digno y respetuoso transforma a alguien que se va en un "embajador de marca".
Por otro lado, un buen proceso deja la puerta abierta para que el talento regrese en el futuro con más experiencia.
2. Seguridad y Gestión de Riesgos
Desde un punto de vista técnico y legal, la desvinculación es un protocolo de seguridad.
Para los activos de TI, es asegurar la recuperación de equipos (laptops, móviles) y, lo más importante, la revocación de accesos a sistemas críticos y datos sensibles.
En cuanto al cumplimiento legal, garantiza que todos los documentos, finiquitos y pagos estén en orden para evitar demandas laborales futuras.
3. Transferencia de Conocimiento
Cuando alguien se va, se lleva consigo información valiosa sobre procesos, contactos y mañas del puesto. Un proceso estructurado permite:
- Documentar tareas pendientes.
- Capacitar al sucesor o al equipo que absorberá las funciones.
- Evitar "agujeros negros" operativos tras la partida.
4. Obtención de Feedback Honesto (Exit Interview)
Las entrevistas de salida son una mina de oro de información. Los empleados que se van suelen ser más honestos que los que se quedan sobre:
- Problemas de liderazgo o cultura tóxica.
- Faltas en el esquema de compensación.
- Oportunidades de mejora en procesos internos.
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Elementos clave del offboarding
Para que un proceso de Offboarding se realice de la mejor manera posible, los factores que debes considerar para una desvinculación apropiada, son los siguientes:
- Organización:
Todos los pasos deben estar pautados para asegurar un buen proceso.
Retención y cuidado del capital humano: quienes se quedan se sienten más cómodos al ver que hay buen trato para los que se van.
- Retención y cuidado del capital humano:
Quienes se quedan se sienten más cómodos al ver que hay buen trato para los que se van.
- Papeleo en orden:
Los documentos necesarios quedan firmados para evitar problemas legales. Se deben recopilar todos los activos de la empresa en posesión del empleado que se va, como dispositivos, tarjetas de acceso, llaves y cualquier otro equipo o propiedad de la empresa.
- Buena imagen:
Un proceso llevado de forma personalizada y amable le suma puntos a una organización.
- Honestidad:
Una retroalimentación sincera y fluida, puede servir a ambas partes.
- Despedida:
Se despide al colaborador que se va, reconociendo sus contribuciones y deseándole éxito en su futuro. Esto puede incluir consejos sobre la búsqueda de empleo y referencias laborales.
Por último, es importante recordar que cada compañía es única, por lo que sus necesidades para diseñar programas de offboarding adecuados a sus características es fundamental para preservar la reputación de la empresa, maximizar la transferencia de conocimientos y la continuidad del negocio.
¿Cómo implementar un proceso de Offboarding adecuadamente?
De acuerdo con la encuesta “Offboarding: Leaving a Lasting Impression”, las compañías que saben lo que es un offboarding y lo llevan a cabo de forma excepcional, son capaces de incrementar el compromiso de sus colaboradores hasta en un 44%.
En este sentido, el uso de plataformas digitales de onboarding, también puede ser de gran utilidad y valor para una garantizar una desvinculación amigable y fluida, ya sea automatizando o agilizando procesos, proporcionando un seguimiento detallado y personalizado, e incluso ofreciendo recursos digitales para guiar a los empleados en su transición.
1. Hacer la planeación y ordenar la documentación:
Debes elaborar una lista para que no se te escape ningún detalle y tener a la mano todos los papeles relevantes, no solo la carta de renuncia o despido, también la firma de la devolución del equipo, etc.
2. Comunicar el término del vínculo laboral:
Unos días antes de la baja, se le debe de informar a quien se desvincula lo que va a ocurrir y las razones del despido. Para ello debes organizar una reunión privada, ser empático y tener un buen manejo de la comunicación interna y externa.
3. Transición de responsabilidades:
Se debe asegurar una transferencia efectiva de las responsabilidades del empleado que se quedan otras personas del equipo o al sucesor designado.
4. Hacer la entrevista de salida:
Es el momento de la retroalimentación, en la cual se escucha al ex colaborador con profesionalidad. Es muy valioso que reconozcas lo que hizo durante el tiempo laborado y dejar las puertas abiertas para una posible reincorporación.
5. Fase de acompañamiento:
En esta instancia se facilitan herramientas para que la persona se reincorpore a la fuerza laboral, como regalar una revisión del CV, ensayos para entrevistas de trabajo y hacerle saber que cuenta con tu apoyo en caso de necesitar una carta de recomendación.
6. El excolaborador como embajador:
Un buen Offboarding puede lograr que, luego de terminado el vínculo, la persona que trabajó contigo hable bien de la empresa, y así se cuida la reputación de la organización.
Finalmente, se da de baja al excolaborador del sistema, correo electrónico y herramientas digitales, junto con la gestión de pagos pendientes, y actualización en la base de datos.
Conclusión
Sin duda, el offboarding influye en gran manera en la percepción que el empleado que se va tiene de la empresa y en su disposición para hablar positivamente de la organización en el futuro. Además, un proceso de offboarding bien gestionado y con los pasos que te recomendamos, puede ayudar a proteger la seguridad de los datos y la propiedad intelectual de la empresa.
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