Offboarding: ¿Qué es y por qué debes prestarle atención?

Así como la entrada de una nueva persona a la empresa es importante, el término de la relación laboral es un paso significativo, tanto para quien se va como para la organización y equipos involucrados qué es el Offboarding y en qué consiste, forma parte del ciclo de vida del colaborador, y es el proceso que se lleva a cabo cuando da por terminado su trabajo con una empresa, ya sea porque renuncia voluntariamente, es despedido o finaliza su contrato laboral por cualquier motivo. 

El offboarding involucra una serie de actividades y consideraciones. Su objetivo principal es garantizar una transición exitosa tanto para el empleado que se va como para la organización. 

En México, anualmente, la rotación de personal sucede para el 40% de la población que está activa, esto es un factor que todo equipo de Recursos Humanos debe dominar y tener en cuenta para tomar decisiones correctas y ofrecer una experiencia adecuada a los colaboradores, incluso al terminar un vínculo laboral.

Debido a la importancia de este tema, saber qué es el offboarding es crucial para hacer más llevadera una desvinculación, pero también para fortalecer tu marca empleadora y algunos otros aspectos más. En este artículo te contaremos los elementos que lo componen y cómo  implementarlo correctamente.

¿Qué es Offboarding?

El es el proceso de término de la relación laboral, que puede suceder por distintas causas. Implica diversas etapas que se tienen que llevar a cabo en orden, pues no es solamente papeleo, sino que también incluye el feedback, transición de responsabilidades, desvinculación de sistemas, recolección de dispositivos, entre otros, dependiendo el tipo de empresa.

De acuerdo con estimaciones de Aberdeen Strategy & Research, el 71% de las compañías no cuentan con un proceso formal de offboarding, lo cual señala una oportunidad que tienen cada vez más empresas de ofrecer una experiencia óptima a sus colaboradores, incluso al terminar su relación con ellos.

Su importancia es que, tanto la primera impresión como la última, sean valiosas para los colaboradores. De esta manera podrás generar experiencias positivas en todo el ciclo laboral.

Elementos de un proceso de Offboarding

Para que un proceso de Offboarding se realice de la mejor manera posible, los factores que debes considerar para una desvinculación apropiada, son los siguientes: 

• Organización:

Todos los pasos deben estar pautados para asegurar un buen proceso.
Retención y cuidado del capital humano: quienes se quedan se sienten más cómodos al ver que hay buen trato para los que se van.

• Papeleo en orden:

Los documentos necesarios quedan firmados para evitar problemas legales. Se deben recopilar todos los activos de la empresa en posesión del empleado que se va, como dispositivos, tarjetas de acceso, llaves y cualquier otro equipo o propiedad de la empresa.

• Buena imagen:

Un proceso llevado de forma personalizada y amable le suma puntos a una organización.

• Honestidad:

Una retroalimentación sincera y fluida, puede servir a ambas partes.

• Despedida:

Se despide al colaborador que se va, reconociendo sus contribuciones y deseándole éxito en su futuro. Esto puede incluir consejos sobre la búsqueda de empleo y referencias laborales.

Por último, es importante recordar que cada compañía es única, por lo que sus necesidades para diseñar programas de offboarding adecuados a sus características es fundamental para preservar la reputación de la empresa, maximizar la transferencia de conocimientos y la continuidad del negocio.

¿Cómo implementar un proceso de Offboarding adecuadamente?

Tal y como sucede con los procesos de inducción u onboarding, la implementación de un programa de desvinculación laboral deja entrever la manera en la que la compañía valora y se relaciona con sus colaboradores. 

De acuerdo con la encuesta “Offboarding: Leaving a Lasting Impression”, las compañías que saben lo que es un offboarding y lo llevan a cabo de forma excepcional, son capaces de incrementar el compromiso de sus colaboradores hasta en un 44%.

En este sentido, el uso de plataformas digitales de onboarding, también puede ser de gran utilidad y valor para una garantizar una desvinculación amigable y fluida, ya sea automatizando o agilizando procesos, proporcionando un seguimiento detallado y personalizado, e incluso ofreciendo recursos digitales para guiar a los empleados en su transición.

1. Hacer la planeación y ordenar la documentación: 

Debes elaborar una lista para que no se te escape ningún detalle y tener a la mano todos los papeles relevantes, no solo  la carta de renuncia o despido, también la firma de la devolución del equipo, etc.

2. Comunicar el término del vínculo laboral: 

Unos días antes de la baja, se le debe de informar a quien se desvincula lo que va a ocurrir y las razones del despido. Para ello debes organizar una reunión privada, ser empático y tener un buen manejo de la comunicación interna y externa.

3. Transición de responsabilidades

Se debe asegurar una transferencia efectiva de las responsabilidades del empleado que se quedan otras personas del equipo o al sucesor designado.

4. Hacer la entrevista de salida: 

Es el momento de la retroalimentación, en la cual se escucha al ex colaborador con profesionalidad. Es muy valioso que reconozcas lo que hizo durante el tiempo laborado y dejar las puertas abiertas para una posible reincorporación.

5. Fase de acompañamiento:

En esta instancia se facilitan herramientas para que la persona se reincorpore a la fuerza laboral, como regalar una revisión del CV, ensayos para entrevistas de trabajo y hacerle saber que cuenta con tu apoyo en caso de necesitar una carta de recomendación.

6. El excolaborador como embajador:

Un buen Offboarding puede lograr que, luego de terminado el vínculo, la persona que trabajó contigo hable bien de la empresa, y así se cuida la reputación de la organización.

Finalmente, se da de baja al excolaborador del sistema, correo electrónico y herramientas digitales, junto con la gestión de pagos pendientes, y actualización en la base de datos.

¿Cuál es tu opinión sobre el offobarding? ¿Qué puntos consideras importantes para un offboarding exitoso? ¡Cuéntanos en los comentarios!

Finalmente, el offboarding influye en gran manera en la percepción que el empleado que se va tiene de la empresa y en su disposición para hablar positivamente de la organización en el futuro. Además, un proceso de offboarding bien gestionado y con los pasos que te recomendamos, puede ayudar a proteger la seguridad de los datos y la propiedad intelectual de la empresa.

¿Cómo es que Buk puede ayudarte?

El software de Buk te facilita este proceso, ya que brinda la posibilidad evaluar el rendimiento, realizar encuestas, comunicarte con los colaboradores y gestionarlos de forma personalizada.

De este modo simplifica algunas de las fases de lo que es Offboarding, para que la organización no se afecte y la desvinculación sea en los mejores términos.

Buk está para ti en todas las etapas de una relación laboral.