La gestión documental es el proceso de organizar y almacenar documentos importantes dentro de una empresa. En el área de Recursos Humanos, esto abarca desde contratos laborales y expedientes de colaboradores hasta evaluaciones de desempeño y documentos oficiales necesarios para cumplir con normativas laborales y de seguridad social.
Con la cantidad de información que manejan los equipos de RR.HH. hoy en día, contar con un sistema eficiente de gestión documental no es solo una ventaja, sino una necesidad. Implementarlo correctamente permite:
- Agilizar el trabajo administrativo.
- Tener un mayor control sobre la información de los colaboradores
- Garantizar el cumplimiento normativo en la administración de documentos.
- Fomentar la transparencia y accesibilidad a la información.
Tener documentos organizados y accesibles facilita el día a día del área de Recursos Humanos, optimizando el tiempo y reduciendo errores.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso de capturar, almacenar, organizar y administrar documentos, por lo general en formato digital. Incluye desde la creación o recepción de documentos hasta su archivo y disposición final, asegurando que la información esté organizada, accesible y segura.
En el contexto de Recursos Humanos, esto implica manejar una gran variedad de documentos, desde contratos laborales hasta evaluaciones de desempeño, políticas de la empresa y registros de cumplimiento.
Si alguna vez has abierto Drive o Teams y te has sentido abrumado por la cantidad de archivos desorganizados, sabes lo frustrante que puede ser encontrar un documento específico cuando más lo necesitas.
Un software de gestión documental no solo puede ayudarte a organizar todos esos documentos de manera digital, sino que también te permite acceder a ellos con unos pocos clics. Eso es, en esencia, lo que hace la gestión documental.
Ejemplos Prácticos de la gestión documental en RR.HH.
Onboarding:
Recopilación y almacenamiento de contratos, formularios fiscales y documentos obligatorios.La automatización de este proceso reduce el tiempo y los recursos para agilizar la bienvenida a los nuevos colaboradores.
Gestión de Desempeño:
Almacenar y gestionar las evaluaciones anuales o trimestrales, facilita el seguimiento del desempeño de los empleados y las revisiones históricas.
Formación y Desarrollo:
Mantener un registro actualizado de capacitaciones, certificaciones y cursos permite planificar el desarrollo profesional de los colaboradores y asegurar el cumplimiento de requisitos internos o normativos.
Gestión de Beneficios y Compensaciones:
Puedes centralizar y facilitar el acceso a las políticas de beneficios y compensaciones, permitiendo a los empleados acceder a la información actualizada sobre sus beneficios.
Control de Documentos Legales y Cumplimiento:
Asegurar que contratos, políticas internas y normativas laborales estén actualizados y accesibles ayuda a reducir riesgos legales, garantizar auditorías exitosas y evitar incumplimientos normativos.
¿Por qué es importante la gestión documental?
La gestión documental cuenta con un papel crucial en la manera en que trabajan los equipos de RR.HH. No solo se trata de almacenar documentos, sino de mejorar la forma en que se manejan y utilizan algunos de los documentos más importantes en el día a día.
De hecho, el 79 % de las empresas afirmó que las soluciones de gestión inteligente de la información serán aún más importantes para 2025, lo que ha impulsado el auge de sistemas más eficientes que reducen la presión operativa sobre los equipos y permiten enfocarse en tareas más estratégicas.
En este sentido, la gestión documental es tan importante para el área de gestión de personas por los siguientes motivos:
Eficiencia y Ahorro de Tiempo: Al digitalizar y automatizar el manejo de documentos, los equipos de RR.HH. pueden reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas. De hecho, el 76 % de los empleados de oficina dedica hasta tres horas diarias a tareas manuales como el ingreso de datos, por lo que automatizar procesos como la búsqueda, recuperación y archivado libera ese tiempo para enfocarse en actividades más estratégicas.
Organización y Control: Tener todos los documentos en un solo lugar centralizado mejora enormemente la organización y el control sobre la información. Desde contratos hasta evaluaciones de desempeño, están accesibles en un único sistema. De hecho, el 83 % de los empleados recrea archivos que ya existen porque no logra encontrarlos, lo que resalta la importancia de una gestión documental eficiente para evitar duplicaciones innecesarias y ahorrar tiempo.
Además, los registros de auditoría permiten rastrear quién ha accedido o modificado un documento, garantizando responsabilidad y transparencia.
Mejora de la Colaboración: La gestión documental permite compartir y editar archivos en tiempo real, mejorando la comunicación entre equipos. Esto es clave si consideramos que el 66 % de las empresas enfrenta retrasos por aprobaciones con firmas físicas. Digitalizar estos procesos agiliza la colaboración y elimina cuellos de botella.
Reducción de Errores y Mejora de la Calidad: Automatizar el manejo de documentos disminuye errores como duplicaciones o pérdida de datos. De hecho, el 83 % de los trabajadores pierde tiempo por problemas de control de versiones, algo que un sistema de gestión documental puede evitar al asegurar que todos trabajen sobre archivos actualizados.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental?
Dominar la gestión documental conlleva varios beneficios para los equipos de RR.HH.:
Centraliza el Conocimiento
Desde los contratos de empleo hasta las evaluaciones de desempeño; un buen sistema de gestión documental centraliza toda la información más importante en una sola plataforma digital, eliminando la necesidad de rebuscar entre archivos físicos dispersos o carpetas digitales desordenadas.
Agiliza Procesos Operativos
Mediante herramientas de búsqueda avanzadas y una organización meticulosa, el software hace que encontrar documentos se convierta en una tarea sencilla y rápida. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también libera a RR.HH. para que pueda centrarse en las tareas más importantes.
Facilita procesos de auditoría y cumplimiento de leyes
La gestión documental proporciona una estructura robusta para asegurar que todos los documentos estén en conformidad con las regulaciones legales y normativas aplicables. Desde la protección de datos personales hasta la retención adecuada de registros, el sistema ofrece tranquilidad a los equipos de RR.HH. con sus obligaciones legales.
Mejora la Experiencia del Colaborador
Una buena gestión documental proporciona un acceso rápido y fácil a información relevante para los colaboradores. Ya sea buscando un contrato de trabajo o consultando sus recibos de nómina, pueden encontrar lo que necesitan sin frustraciones ni retrasos, lo que aumenta su satisfacción y compromiso.
¿Cómo son los procesos de gestión documental en tu compañía?
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La gestión documental es mucho más que simplemente almacenar archivos en la nube. Es una herramienta poderosa que transforma la forma en que los equipos de RR.HH. manejan la información, optimizando procesos, facilitando la colaboración y garantizando el cumplimiento normativo.
Además, también ayuda a liberar el potencial humano al permitir que los equipos de RR.HH. se enfoquen en actividades estratégicas y más importantes, como por ejemplo, crear un lugar de trabajo más feliz.
#ConBuk la gestión documental es una experiencia inigualable
La gestión documental es un proceso clave para ayudar a los equipos de Recursos Humanos a optimizar su tareas diarias; sin embargo, un buen software puede marcar una gran diferencia en cuanto a la experiencia de administración.
Nuestro sistema de gestión documental te permite personalizar plantillas, generar, completar y enviar miles de documentos con un par de clics, por lo que las horas de trabajo administrativo y papeleo serán cosa del pasado.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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