La gestión documental es el proceso de organizar y almacenar documentos importantes dentro de una empresa. Esto incluye todo tipo de archivos, desde contratos laborales, registros o fichas de colaboradores, evaluaciones de desempeño, hasta documentos oficiales que avalan el cumplimiento de las leyes laborales y de seguridad social.
Con la gran cantidad de información y documentos que hoy deben manejar los equipos de RR.HH, la gestión documental se ha convertido en la clave principal para mejorar los procesos de cualquier compañía, pues:
- Agiliza el trabajo administrativo.
- Brinda control total de la información de los colaboradores.
- Garantiza que los documentos se manejen de acuerdo a las leyes.
- Fomenta la transparencia con los colaboradores.
Dominar la gestión y administración de archivos puede ayudarte a trabajar de manera más fluida y organizada.
Es por ello que en esta ocasión hablaremos acerca de la gestión documental y las formas en las que puede facilitarte la vida en la oficina. Sigue leyendo esta nota para no perderte ningún detalle.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es un proceso que permite la captura, almacenamiento, recuperación y manejo de documentos, por lo general en formato digital. Abarca desde la creación o recepción de documentos hasta su archivo y disposición final, asegurando que la información esté organizada, accesible y segura.
En el contexto de Recursos Humanos, esto implica manejar una gran variedad de documentos, desde contratos laborales hasta evaluaciones de desempeño, políticas de la empresa y registros de cumplimiento.
¿Recuerdas las veces que abres drive o teams, y te aterrorizas de ver un sinfín de documentos desorganizados?
Un software de gestión documental no solo puede ayudarte a organizar todos esos documentos de manera digital, sino que también te permite acceder a ellos con unos pocos clics. Eso es, en esencia, lo que hace la gestión documental.
Ejemplos Prácticos de la gestión documental en RR.HH.
Onboarding:
Recopilación y almacenamiento de contratos, formularios fiscales, y otros documentos requeridos. La automatización de este proceso reduce el tiempo y los recursos para agilizar la bienvenida a los nuevos colaboradores.
Gestión de Desempeño:
Almacenar y gestionar las evaluaciones anuales o trimestrales, facilita el seguimiento del desempeño de los empleados y las revisiones históricas.
Formación y Desarrollo:
Mantener un registro de las capacitaciones y certificaciones obtenidas por los empleados puede ayudarte a planificar necesidades de formación futuras.
Gestión de Beneficios y Compensaciones:
Puedes centralizar y facilitar el acceso a las políticas de beneficios y compensaciones, permitiendo a los empleados acceder a la información actualizada sobre sus beneficios.
La importancia de la gestión documental
La gestión documental cuenta con un papel crucial en la manera en que trabajan los equipos de RR.HH. No solo se trata de almacenar documentos, sino de mejorar la forma en que se manejan y utilizan algunos de los documentos más importantes en el día a día.
En este sentido, la gestión documental es tan importante para el área de gestión de personas por los siguientes motivos:
Eficiencia y Ahorro de Tiempo: Al digitalizar y automatizar el manejo de documentos, los equipos de RR.HH. pueden reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Procesos rutinarios como la búsqueda, recuperación y archivado de documentos se automatizan, liberando tiempo para actividades más estratégicas.
Organización y Control: Tener todos los documentos en un solo lugar centralizado mejora enormemente la organización y el control sobre la información. Desde contratos hasta evaluaciones de desempeño, están accesibles en un único sistema.
Además, los registros de auditoría permiten rastrear quién ha accedido o modificado un documento, garantizando responsabilidad y transparencia.
Mejora de la Colaboración: La gestión documental facilita la colaboración tanto dentro del equipo de RR.HH. como entre diferentes departamentos de la empresa. Los documentos pueden ser compartidos y editados por varios usuarios simultáneamente, mejorando la comunicación y la eficiencia,fomentando un entorno de trabajo transparente.
Reducción de Errores y Mejora de la Calidad: Reduce los errores comunes asociados con el manejo manual de documentos, como pérdidas de información o duplicaciones, al tiempo que asegura que todos los documentos cumplen con los estándares de calidad necesarios, manteniendo la coherencia y la integridad de los datos.
Beneficios de un sistema de gestión documental
Dominar la gestión documental conlleva varios beneficios para los equipos de RR.HH.:
Centraliza el Conocimiento
Desde los contratos de empleo hasta las evaluaciones de desempeño; un buen sistema de gestión documental centraliza toda la información más importante en una sola plataforma digital, eliminando la necesidad de rebuscar entre archivos físicos dispersos o carpetas digitales desordenadas.
Agiliza Procesos Operativos
Mediante herramientas de búsqueda avanzadas y una organización meticulosa, el software hace que encontrar documentos se convierta en una tarea sencilla y rápida. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también libera a RR.HH. para que pueda centrarse en las tareas más importantes.
Facilita procesos de auditoría y cumplimiento de leyes
La gestión documental proporciona una estructura robusta para asegurar que todos los documentos estén en conformidad con las regulaciones legales y normativas aplicables. Desde la protección de datos personales hasta la retención adecuada de registros, el sistema ofrece tranquilidad a los equipos de RR.HH. con sus obligaciones legales.
Mejora la Experiencia del Colaborador
Una buena gestión documental proporciona un acceso rápido y fácil a información relevante para los colaboradores. Ya sea buscando un contrato de trabajo o consultando sus recibos de nómina, pueden encontrar lo que necesitan sin frustraciones ni retrasos, lo que aumenta su satisfacción y compromiso.
¿Cómo son los procesos de gestión documental en tu compañía?
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La gestión documental es mucho más que simplemente almacenar archivos en la nube. Es una herramienta poderosa que transforma la forma en que los equipos de RR.HH. manejan la información, optimizando procesos, facilitando la colaboración y garantizando el cumplimiento normativo.
Además, también ayuda a liberar el potencial humano al permitir que los equipos de RR.HH. se enfoquen en actividades estratégicas y más importantes, como por ejemplo, crear un lugar de trabajo más feliz.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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