Dispersión de nómina: ¿Qué es y cómo funciona?

Toda organización necesita procesos eficientes y seguros para sus procesos. En especial, cuando se trata de algo tan importante como el pago a los colaboradores, pues es indispensable que se realice  a tiempo y sin errores. Es aquí donde la automatización se convierte en la mejor aliada para realizar la dispersión de nómina sin depender de procesos manuales interminables.

Si quieres conocer más de cerca sobre ¿qué es la dispersión de nómina?, ¿cómo funciona?, ¿cuáles son los errores comunes al aplicarla? o ¿cómo elegir la mejor solución para dispersar la nómina? Esta es la nota que estabas buscando para resolver todas tus dudas al respecto. 

¿Qué es la dispersión de nómina y cómo funciona en la práctica?

La dispersión de nómina es el proceso mediante el cual una organización transfiere el pago de salario a las cuentas bancarias de sus colaboradores. Es importante recalcar también que se trata de un proceso automatizado que, además de optimizar el trabajo, también asegura que existen menos errores e inconsistencias durante la transferencia.

Claro que al decirlo así, pareciera que es un proceso muy sencillo, o de un solo click, sin embargo, detrás de ello, hay una serie de pasos técnicos, administrativos e incluso bancarios que requieren de cierta coordinación y precisión, para disminuir la posibilidad de que se cometan errores.

Pero… ¿Cuál es el flujo para dispersar la nómina?

En la práctica, este proceso implica:

1. Calcular el monto a pagar a cada colaborador.
2. Generar un archivo de dispersión (o layout bancario) con información relevante como: nombres, cuentas CLABE, montos, etc.
3. Subir ese archivo a la plataforma bancaria o al sistema de dispersión correspondiente.
4. Ejecutar la transferencia masiva de fondos desde la cuenta de la empresa a las cuentas de los colaboradores.

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Por muchos años, las empresas han realizado este proceso de manera manual, sin embargo, con la digitalización que cada vez tiene más presencia, ahora la dispersión de nómina puede estar semiautomatizada o completamente automatizada a través de un software de nómina o plataformas integrales como Buk. 

Errores comunes al dispersar nómina de forma manual

Si aún te preguntas por qué conviene automatizar la dispersión de nómina, basta con revisar los errores más comunes que se cometen al hacerlo manualmente: 

• Ingresar cuentas bancarias o montos incorrectos, lo cual es muy común cuando se trata de empresas con un gran número de colaboradores.
• No realizar el pago a tiempo, lo que puede deberse al tiempo que lleva un proceso manual.
• Duplicar el pago de un colaborador, igual que en el primer punto, si hay un número importante de colaboradores, suele ser más común que existan errores de este tipo.
• Fallas en la conciliación bancaria ocurren cuando los pagos que hiciste no coinciden con lo que realmente se reflejó en el banco, y no sabes bien quién recibió qué.

En general, el proceso manual suele ser más lento, menos seguro y tardado, algo que suele afectar directamente al equipo de RR.HH. pues se reduce el tiempo que se puede dedicar a la toma de decisiones estratégicas. 

Cómo elegir una solución segura para dispersar la nómina desde RR.HH.

Claro que para sacar el mejor provecho de la tecnología, uno de los pasos más importantes es saber elegir la herramienta ideal que verdaderamente signifique un cambio positivo al dispersar el pago de nómina. Asi que, para decidir sabiamente, te recomendamos considerar:

1. Cumplimiento legal: Haz un check para verificar que el sistema cumpla con las disposiciones fiscales y laborales vigentes en México.
2. Integración bancaria: Asegúrate de que el sistema tenga conexión directa con los bancos o servicios de dispersión que tu necesitas.
3. Seguridad de datos: El sistema debe garantizar el cifrado de la información y la protección de datos personales. 
4. Usabilidad: Toma en cuenta que el proceso  debe ser  intuitivo para el equipo de RR.HH.
   
   
5. Soporte y trazabilidad: Contar con reportes en tiempo real y soporte técnico accesible puede ser un plus. 

No te dejes llevar solo por el ahorro de tiempo, recuerda que un buen sistema además de asegurar el pago oportuno, también genera tranquilidad tanto para colaboradores como para líderes de RR.HH. 

¿Cuáles son los beneficios de integrar dispersión y cálculo en un solo sistema? 

Ya te contamos qué es la dispersión de nómina. Ahora queremos mostrarte los beneficios de elegir un software integral que no solo calcule la nómina, sino que también la disperse desde una misma plataforma, (como Buk. Guiño, guiño).

Por ejemplo:

• No más doble captura: Al estar todo en un solo sistema, no hay necesidad de exportar y cruzar archivos.
• Menos errores: Justo como lo platicamos, pero con un plus: al hacer el cálculo y la dispersión en un mismo sistema, los errores disminuyen significativamente.
• Mayor velocidad: La dispersión puede hacerse en minutos, si, leíste bien, no es necesario esperar horas o días.
• Trazabilidad: En caso de que se cometa algún error, sin duda es más fácil detectarlo  y actuar para solucionarlo.
• Escalabilidad: Crecer en número de colaboradores, no es un problema, la empresa puede hacerlo sin preocuparse por la carga operativa de la nómina. 

Automatizar este proceso entregará una mejor experiencia tanto para los colaboradores (que reciben su pago puntual y correcto), como para los equipos internos, que optimizarán su tiempo.

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Recursos que no te puedes perder

Si quieres conocer más detalles sobre la nómina como: 

• Leyes y normativas que regulan el cálculo y pago de nómina en México.
• Paso a paso cómo se realiza correctamente el cálculo de nómina.
• Beneficios de automatizar el proceso con una solución tecnológica.
• ¿Qué es el CFDI de nómina y por qué es clave para cumplir con las obligaciones fiscales?

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