Más allá del inventario: ¿Cómo una buena gestión de activos transforma tu organización?

La gestión de activos dentro de una organización también trae consigo un tema legal que, en caso de no gestionarse correctamente, puede impactar significativamente en implicaciones legales y costos innecesarios para la empresa.

En esta edición de la Columna del Experto, conversamos con Mario Ballesteros Gómez, abogado laboralista enfocado en el ámbito patronal, quien actualmente labora en Mijares, Angoitia, Cortés y Fuentes, S.C. Su trayectoria incluye asesoría estratégica a empresas en cumplimiento normativo y relaciones laborales.

Si quieres conocer más acerca de los riesgos que trae consigo el no gestionar correctamente los activos, cómo prevenir conflictos y el papel que juegan los contratos, los documentos de resguardo y las herramientas tecnológicas, lee este artículo hasta el final para enterarte de todos los detalles. 

Lo primero es entender: ¿Por qué es clave documentar formalmente los activos que se entregan a los colaboradores?

De acuerdo a lo que nos platicó Mario, lo más importante es tener visibilidad de qué tiene cada persona y en qué condiciones.

“Si no documentas qué se entregó y cuándo, no solo pierdes control: también puede afectar económicamente a la empresa” explicó.

Estos casos suelen darse especialmente en contrataciones y salidas de miembros del equipo, donde muchas veces no existe claridad sobre cuáles herramientas se entregaron o si se devolvieron o no. 

Entonces ¿Qué indicadores ayudan a saber si los activos se están gestionando bien?

El indicador decisivo es la información que se tenga registrada acerca de cada activo, pues:

“El problema es que muchas empresas operan desde lo correctivo. Esperan a que algo falle para tomar acción. Por eso es vital mapear los activos desde el inicio y centralizar esa información en una plataforma que permita monitoreo constante y trazabilidad”, señala.

Además, puntualizó que hoy en día ya no basta con tener un Excel guardado por una sola persona, pues, ¿qué pasaría si un día ese colaborador falta y hay una inspección?

Tener la información pero no saber dónde está, es prácticamente como no tenerla. 

Ahora, si hablamos de los errores legales, ¿Cuáles son los más comunes a la hora de gestionar activos?

Mario identifica dos principales: no prevenir y no documentar.

“Todo lo que entregues debe quedar respaldado. Si no lo haces, es difícil probarlo ante un conflicto”. 

Además, enfatiza que los sistemas digitales, como Buk, son aliados clave, pero, además de eso, también es importante contar con documentos firmados y cláusulas contractuales claras que respalden a la organización en cualquier tema legal. 

Pero, ¿Qué debe decir el contrato laboral acerca de los activos?

“Es fundamental detallar qué herramientas se entregan, en qué condiciones y especificar que sistema se usará para llevar el control de activos, en caso de que así sea”, explica.

Además, recomienda tener un resguardo adicional con fecha, nombre, número de empleado y descripción del activo. Lo cual puede ser clave ante cualquier malentendido legal.

¿Qué pasa si el colaborador no sale de la empresa pero el activo se daña o no se devuelve?

Aquí, cada caso debe evaluarse con cuidado y también depende mucho de la organización.

“Se puede establecer una cláusula en el contrato donde se especifique la responsabilidad en caso de que esto ocurra”, recomienda.

En cuanto a la devolución, si un colaborador no regresa el activo, Mario indica que podría haber consecuencias, pues, dependiendo el caso, la organización podría optar por tomar acciones legales como una demanda. 

¿Las herramientas tecnológicas son valiosas para llevar el control de activos?

“Sí, siempre que estén bien documentadas y se integren a los procesos legales. La trazabilidad que ofrecen es muy útil tanto operativa como jurídicamente”, asegura.

Además, hace especial énfasis en que actualmente ya hay apertura en los tribunales para presentar la información recopilada en dichas herramientas como pruebas, siempre que esté correctamente recopilada.

Así que, tal como lo dice el título de esta entrevista, confirmamos que la gestión de activos es un tema que va más allá del inventario: está ligada directamente al cumplimiento legal, la eficiencia operativa y la experiencia del colaborador.

Como bien dijo Mario: Lo mejor que cualquier empresa podría hacer, es anticiparse, dejar todo por escrito y apoyarse en la tecnología.