En el mundo de los recursos humanos la técnica del onboarding empieza a considerarse como un proceso de enorme relevancia para atraer talento, reclutar y crear un ambiente laboral feliz y productivo. Pero ¿qué es el onboarding y cómo se pone en práctica?
Aunque parece una nueva tendencia, en realidad es un proceso que se hace desde hace años y la mayoría lo ha vivido al entrar a un nuevo empleo. Ha resurgido como un área de atención porque ha demostrado servir como un aporte fundamental para la cultura organizacional y el bienestar de sus colaboradores al insertarse como factor estratégico para la atracción, selección y retención de talento.
A continuación te contamos lo que debes saber acerca del onboarding. Toma nota para aplicarlo en tu organización para crear un ambiente de trabajo más feliz.
Objetivos de un programa de Onboarding
1. Dar a conocer los reglamentos de la empresa a los nuevos colaboradores
Lo más fundamental del onboarding es que los nuevos colaboradores conozcan la organización a profundidad. Informar la misión y visión de la empresa, acompañado de las reglas y políticas internas de la empresa es el primer paso. Informa de temas como el horario, código de vestimenta, ubicación de su nuevo lugar de trabajo, etc.
2. Introducirlo a la cultura organizacional
Recuerda que el onboarding funciona como la carta de presentación del funcionamiento interno de la empresa y el ambiente de trabajo. Presenta a tu nuevo colaborador con todas las áreas y hazlo sentir de entrada parte de la organización. Aún cuando solo estará con su equipo de trabajo directo, al hacer esto se consigue hacer más sencilla la adaptación y el conocimiento de la empresa.
3. Consigue que tu nuevo colaborador se sienta bienvenido se adapte fácilmente a su nuevo puesto
Todos sentimos nervios, expectación, temor, cuando enfrentamos algo nuevo. Y es más difícil para unos que para otros. Recibe con una bienvenida cordial a tu nuevo colaborador y trata que sus primeros días sean más sencillos para adaptarse a lo que sigue, eventos, reuniones, capacitaciones, etc.
4. Contribuye con rebajar la rotación de personal
Un buen proceso de onboarding hace que la organización se haga más atractiva al generar interés en talentos potenciales. Una vez contratados, los nuevos colaboradores se sienten apoyados y tomados en cuenta para facilitar su integración al equipo.
Esto promueve un aumento en la motivación y compromiso, creando un círculo virtuoso que contribuye a reducir la rotación de personal. Una vez funcionando el onboarding ayuda a que los colaboradores quieran permanecer más tiempo trabajando en la organización.
5. Minimiza la incertidumbre en tus nuevos colaboradores
Cuando entras a un nuevo empleo estás entrando a una zona desconocida que si no es bien atendida, produce incomodidad e insatisfacción al no saber qué sigue o cómo es la situación.
El onboarding reduce drásticamente esta sensación porque es una guía que, aplicada con éxito, ayuda a que el nuevo colaborador aprenda rápidamente sus nuevas responsabilidades y los objetivos por cumplir.
6. Brinda conocimientos y herramientas para lograr la integración e independencia
Las primeras dos a cuatro semanas son fundamentales para que un nuevo colaborador adquiera la seguridad para realizar sus actividades y la confianza para integrarse al equipo, así como para desarrollarse profesionalmente.
Si como reclutador has conseguido un proceso exitoso onboarding el nuevo colaborador habrá recibido todas las herramientas para que se desenvuelva con independencia y consiga identificarse plenamente con la cultura y los valores de la empresa.
Beneficios de un programa de onboarding
Ahora veamos qué beneficios se obtiene de un programa de Onboarding
1. Acelera la curva de adaptación
Un proceso de onboarding bien implementado hace que todo sea más sencillo para los recién llegados. La comprensión de sus actividades y el rol dentro de la empresa se hace más rápidamente que cuando la empresa deja al nuevo a su suerte y le lleva a que aprenda todo por sí mismo.
La experiencia de que un acompañante del mismo equipo apoye y resuelva dudas, que lo presente al equipo, es mucho más satisfactoria y hace que el nuevo compañero se sienta más motivado y resuelto para ponerse en marcha con sus nuevas responsabilidades.
2. Mejora la tasa de retención de personal
Cuando los reclutadores consiguen que los nuevos talentos de la empresa se sientan escuchados, valorados, tenidos en cuenta y motivados, se alientan a ir por más. Esto contribuye con el desarrollo de un sentido de pertenencia, compañerismo e identidad con el propósito de su empleo y los objetivos de la empresa, sobre todo si se cuenta con la guía de un líder que promueve esta cultura día con día.
Cuando la empresa está abierta a generar una retroalimentación
3. Disminuye los costos de rotación
El principal signo de que una empresa es un lugar de trabajo feliz, es una baja tasa de rotación. Cuanto mayor sea el compromiso y la motivación de los colaboradores, la rotación será menor.
Un ambiente productivo, satisfactorio evitará que la organización se convierta en una puerta giratoria, sino que lleva a crear una plataforma para atraer talentos y establecer mejores procesos y canales para que los colaboradores aspiren a desarrollarse profesionalmente en la empresa.
4. Aumenta la eficiencia
En lugar de que pasen días o semanas para que un colaborador nuevo conozca bien sus funciones y no cometa errores, el onboarding consigue que esté listo en unos cuantos días, de forma progresiva y organizada. Ese hecho lleva a que todos los procesos se hagan de una forma más rápida y comprehensiva para que el colaborador esté listo.
5. Integra al colaborador en la cultura organizacional
Es crucial que la cultura organizacional le sea presentada a los nuevos colaboradores, así se consigue que el nuevo colaborador empiece a vivir en carne propia la experiencia de su nuevo empleo como un participante activo y no como un espectador.
El objetivo del onboarding es guiar, acompañar e integrar.
6. Fomenta el compromiso y la lealtad laboral
Además de todos los beneficios señalados, el onboarding ayuda a mostrar el nivel y tipo de colaboración, así como el compromiso de los colaboradores de la empresa. Gracias a ello, podrá comenzar a sentirse en el mismo canal que sus nuevos compañeros y sumarse para alcanzar metas conjuntas en un buen clima laboral.
Consejos para un onboarding efectivo
Antes de comenzar a planificar una estrategia de Onboarding para tu empresa, te recomendamos que consideres los siguientes consejos para implementar un proceso realmente exitoso.
Ofrece una experiencia positiva desde el primer momento
Reza el dicho que “la primera impresión jamás se olvida”, por ello es muy importante que los nuevos colaboradores vivan una experiencia positiva desde su primer día de trabajo.
Conseguir que se sientan cordialmente recibidos y sean orientados por sus jefes y colaboradores promueve el compromiso y la voluntad para iniciar con el pie derecho.
La jefatura debe dedicar tiempo exclusivamente para ayudar al nuevo colaborador
A pesar de que algunos entornos de trabajo tienen agendas muy apretadas y los jefes cuentan con poco tiempo libre, deben invertir parte de su tiempo para dedicarlo exclusivamente a su nuevo colaborador.
Es necesario abrir espacio para que durante sus primeros días le puedan ser detalladas sus nuevas responsabilidades y conocer un poco más de su historia personal y profesional.
Presenta a los nuevos colaboradores
El equipo de trabajo debe ser avisado con anticipación de la llegada de su nuevo compañero y las funciones que llevará a cabo. Cuando sea su primer día de trabajo, se requiere coordinar una reunión para presentar al nuevo integrante del equipo. Es oportuno aprovecharla para que compartan sus experiencias y le ofrezcan su apoyo.
Invierte en un proceso de inducción y capacitación
Se necesita que cuentes con un espacio para que al colaborador le sea explicado con detalle el funcionamiento de la empresa, su nuevo rol dentro de ella y lo que se espera de su contratación.
Durante la primera semana es recomendable realizar algunas reuniones exclusivas para facilitar la información y las herramientas más detalladas posibles con la misión de conseguir que haga lo mejor en su posición.
Asigna un compañero como guía
Como es complicado que solo el jefe dedique el tiempo necesario para introducir al nuevo colaborador, al asignar un guía se facilita mucho que su integración sea más rápida. Una buena estrategia es que los temas de gran importancia sean vistos con la jefatura, mientras que el día a día lo haga con apoyo de su compañero designado.
Errores comunes que necesitas evitar
No subestimes el onboarding. Te recomendamos que sigas estos puntos para evitar los errores comunes que pueden hacer que el proceso no sea tan exitoso como se espera.
No empieces la integración desde el primer día
Evita atiborrar con información a tu nuevo colaborador. Recién está entrando y es mejor hacer algo progresivo.
Toma en cuenta que necesita ir conociendo sus nuevas responsabilidades, la cultura organizacional y a sus compañeros de trabajo.
Deja que pase un tiempo para que se adapte, toma en cuenta que de acuerdo con el nivel de complejidad y responsabilidad de la plaza, se puede tomar desde un par de días hasta una semana. Hazlo con paciencia, que una excesiva presión no producirá mejores resultados.
No interrumpas el proceso ni lo hagas muy corto
Debes ser cuidadoso con el tiempo de duración del onboarding, un tiempo muy corto puede ser insuficiente y uno muy largo, desgastante. Coordina horarios específicos para que el nuevo colaborador sea atendido hasta finalizar su integración.
Si el proceso se interrumpe tu nuevo integrante se sentirá desmotivado, olvidado o pensará que no le tienen confianza.
Evita establecer los objetivos desde el principio
Si le das todos los objetivos que debe cumplir sin previa preparación, puedes provocar ansiedad e incertidumbre ante lo voluminoso de las tareas, sobre todo cuando apenas y sabe que es su primer día.
Primero asigna las responsabilidades más fáciles de hacer y conforme vaya dando resultados ya podrás ir sumando otras.
No preparar antes el área de trabajo
Imagina llegar a un nuevo empleo y que no haya ni una silla para que te sientes a comenzar tus nuevas responsabilidades o que el lugar esté sucio o con señales de abandono ¿Qué sentirías? Cuando recibes a un nuevo miembro del equipo, debes preocuparte por preparar su lugar de trabajo y proveer todas las herramientas para hacerlo.
No informarle de su desempeño desde el principio
Es mejor una corrección anticipada o la respuesta a una pregunta “obvia” que pagar errores costosos. Asegúrate de dar retroalimentación a los nuevos integrantes y hacerlo de forma continua.
Al señalar respetuosamente sus áreas de oportunidad y sus fortalezas podrás crear un círculo virtuoso de comunicación para motivar y consumar la integración del compañero nuevo.
Olvidar el onboarding
Si no organizas un calendario para atender a los nuevos colaboradores en momentos concretos, es muy fácil que la actividad diaria interrumpa el proceso. Coordina espacios libres y los temas que necesitas tratar para que puedas ser la mejor guía para tus colaboradores.
No inundar al nuevo con información inútil o excesiva
Recuerda que estás en un proceso de integración que debe ser práctico y orientado a objetivos específicos. Entrega información puntual y evita decir a detalle todo aquello que está fuera de su área. Céntrate en las cosas más importantes y deja que el día a día y el acompañamiento abran las oportunidades para ahondar en lo necesario. Sin embargo, mantén las puertas abiertas para que conozcan las otras áreas o proyectos, siempre será útil para ampliar el panorama profesional.
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