Dentro del mundo de los Recursos Humanos, la gestión del pago a los colaboradores es uno de los temas más complicados, pues contempla diversos aspectos legales, cálculos y deducciones fiscales o de Seguridad Social, mucho de lo cual está determinado por el régimen de sueldos y salarios.
En este esquema fiscal se determinan las regulaciones y obligaciones de patrones y trabajadores respecto a los ingresos obtenidos mediante el empleo, ya sea en forma de salario, sueldo, bonificaciones u otros pagos relacionados.
No obstante, dentro de las finalidades del régimen de sueldos y salarios también está ayudar a las organizaciones a cumplir sus obligaciones patronales, así como a elegir la mejor forma de retribuir económicamente a sus colaboradores.
Por ello, aquí te explicaremos todo acerca del funcionamiento de este régimen con el fin de ayudarte a crear una estrategia financiera y/o fiscal adecuada para el pago de salarios en tu organización.
Sigue leyendo para conocer todo lo necesario al respecto.
¿Qué es el régimen de sueldos y salarios?
Es el conjunto de leyes y regulaciones que la autoridad laboral establece sobre la retribución que los colaboradores reciben de parte de su empresa. Además, se trata del régimen fiscal más utilizado en las empresas mexicanas.
De acuerdo con el Sistema de Administración Tributaria (SAT), el régimen de sueldos y salarios, contempla a las <<personas contratadas por uno o varios empleadores (patrón), el cual les asigna una serie de actividades durante su jornada laboral y les paga una cantidad periódica de dinero (sueldo o salario), así como otros beneficio>>.
Algunas profesiones que están contempladas en el régimen de sueldos y salarios pueden ser obreros, secretarias, empleados de mostrador, asistentes y cajeros, así como funcionarios de oficinas municipales, fuerzas armadas, miembros de sociedades y asociaciones civiles o trabajadores para personas físicas o morales siendo comisionistas o comerciantes.
En términos generales, el régimen de sueldos y salarios se aplica a toda persona física que reciba un sueldo o salario a cambio de su trabajo por parte de un patrón.
Salarios Asimilados y otros tipos de regímenes fiscales
Dentro de la ley mexicana existen otros tipos de regímenes para las personas físicas. Sin embargo, en cuestiones laborales los más relevantes son:
- Régimen simplificado de confianza (RESICO): Para personas con actividad empresarial con ingresos menores de 3.5 millones de pesos al año.
- Régimen de actividades empresariales y profesionales: Destinado a personas que llevan a cabo actividades como comercio, industria, autotransporte, pesca, entre otras.
- Régimen de honorarios asimilables a salarios: Un perfil fiscal que incluye a trabajadores que ofrecen sus servicios a empresas de manera independiente.
- Régimen de incorporación fiscal: Personas físicas que realizan actividades empresariales, enajenan bienes o prestan servicios en los que no se requiere título profesional.
- Régimen de Actividades Empresariales con ingresos a través de Plataformas Tecnológicas: Personas que generan ingresos a través de plataformas digitales.
Diferencias entre sueldos y salarios e ingresos asimilados
Usualmente, existe cierta confusión entre entre los regímenes de sueldos y salarios y los honorarios asimilados a salarios, pues en muchas ocasiones las empresas consideran que es más viable contratar los servicios de trabajadores independientes para su operación.
La diferencia más grande entre ambos regímenes radica en la retención de impuestos y quien declara la información correspondiente al SAT: mientras que en el régimen de sueldos y salarios es el patrón es el encargado de retener los impuestos como el ISR y emitir el CFDI 4.0, como concepto de comprobante de nómina, en el de ingresos asimilados a salarios, el trabajador es quien se encarga completamente de estos procesos.
Diferencias con el Régimen 605
Así mismo, muchos colaboradores suelen tener alguna confusión con el Régimen Fiscal 605, el cual es un esquema en el que se contempla a personas físicas que, además de percibir ingresos por sueldos y salarios o ingresos asimilados, también obtienen ganancias por arrendamiento o enajenación de bienes inmuebles, así como intereses y dividendos provenientes de inversiones.
En este caso, son los mismos colaboradores quienes tienen que realizar la declaración anual ante el SAT en cuanto a estos tipos de ingreso.
Obligaciones del patrón en el régimen de sueldos y salarios
Dentro de lo establecido en el Régimen de Sueldos y Salarios, se encuentran las leyes y regulaciones que los patrones deben seguir para garantizar una retribución justa hacia sus colaboradores.
Como empleador, es importante conocer cada aspecto regulatorio respecto a los sueldos y salarios, no solo para evitar el pago de multas, sino para asegurar una relación laboral justa con los colaboradores.
Entre las obligaciones de los patrones se encuentran:
- Asegurarse que los colaboradores estén dados de alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Determinar la deducción y retención de impuestos correspondientes a los sueldos y salarios de los colaboradores, así como presentar la información correspondiente al SAT.
- Presentar la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios (DIM), a más tardar el 15 de febrero del siguiente año.
- Otorgar la constancia anual de las percepciones y las retenciones efectuadas, igualmente en febrero de cada año.
- Hacer entrega en efectivo de las cantidades que resulten a favor de los colaboradores por concepto de subsidio al empleo.
No obstante, existen otras obligaciones adicionales para los patrones que tienen lugar en situaciones específicas, como por ejemplo:
- Deducciones correspondientes a Sociedades Cooperativas y Cajas de Ahorro.
- Deducciones en caso de pensión alimenticia.
- Indemnizaciones correspondientes a los colaboradores.
- Calcular el impuesto anual de los prestadores de servicios en caso de que se requiera.
¿Qué regulación cambiarías al régimen de sueldos y salarios para optimizar procesos legales y fiscales? ¡Compártelo en la sección de comentarios!
Comprender qué leyes, reglas y obligaciones contempla el régimen de sueldos y salarios, es un paso importante para establecer relaciones laborales más justas y equitativas.
Como patrón o especialista en Recursos Humanos, es importante que te asegures de que los colaboradores tengan una noción básica de estos y otros conceptos relacionados al pago de su salario, pues esto ayuda a evitar malentendidos y los impulsa a tomar mejores decisiones fiscales o financieras.
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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.
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