¿Cómo llevar el control de asistencia laboral en tu empresa?

El control de asistencia laboral es un aspecto de mucha importancia para la mayoría de las empresas modernas, ya que les ayuda a medir el índice de productividad de sus colaboradores, a entender las causas del ausentismo y a contar con datos e información muy útil para la toma de decisiones.

El ausentismo, por ejemplo, representa uno de los mayores problemas de la vida laboral en el mundo: en mercados como el estadounidense, por ejemplo, llega a costar cerca de 84 mil millones de dólares anualmente, lo cual representa una fuga de capital que no puede pasar desapercibida.

En cuanto a México, el ausentismo es un fenómeno que afecta a múltiples industrias, sobre todo en época decembrina y el último semestre del año, cuando las faltas laborales aumentan de forma importante en todo el país, ya sea por vacaciones, resfriados estacionales u otros motivos.

Es por esto que los métodos de control de asistencia se vuelven cada vez más relevantes para los equipos de Recursos Humanos. Además, con la aparición del esquema de trabajo remoto, las empresas se han esforzado en impulsar el crecimiento del uso de sistemas de control de asistencia laboral.

En esta nota te contamos más acerca de beneficios y los aspectos a tomar en cuenta para implementar estas soluciones en tu lugar de trabajo. 

Ventajas clave de implementar un sistema de control de asistencia laboral

Un sistema de control de asistencia laboral es un software diseñado para rastrear y optimizar las horas que los empleados pasan en el trabajo.

Entre las muchas ventajas que otorga esta gestión, resalta una mejor experiencia para los empleadores y también para los colaboradores.

Además de proporcionar información precisa, confiable y actualizada sobre la actividad laboral de cada trabajador, un software para el control de asistencia permite:

• Saber con exactitud cuántas horas trabaja cada empleado: De esta manera, puedes gestionar la nómina y los bonos de puntualidad-asistencia con mayor precisión; ahorrando tiempo en tareas administrativas, ya que toda la información está disponible en el sistema para consulta inmediata. 
• Controlar la presencia de los empleados en la empresa: Con el objetivo de evitar que los empleados se queden en casa sin justificar su falta o se retiren de la oficina antes del horario establecido. A su vez, esto permite tener mejor control del esquema híbrido en las organizaciones; ¿quiénes van a la oficina y qué días lo hacen? 
• Darle seguimiento a las ausencias: Detectar las causas de faltas justificadas e injustificadas, e implementar estrategias para que se reduzcan. 
• Hacer comparaciones con el trabajo realizado: Determinar si los trabajadores están siendo más o menos productivos que el promedio.
  
  

Guía para Seleccionar el Mejor Sistema de Control de Asistencia

Antes de decidir qué sistema o software de control de asistencia aplicar en tu espacio de trabajo, hay distintos puntos que debes tomar en cuenta, para así lograr un mejor resultado.

Esta decisión puede significar la diferencia entre una buena experiencia y una gestión caótica, por lo que te recomendamos paciencia, estudiar tus diferentes opciones y una priorización adecuada.

Sigue estos pasos para una correcta selección del sistema de control de asistencia: 

• Necesidades de la empresa: Uno de los puntos más importantes para decidir qué sistema de control de asistencia utilizar, es diferenciar con claridad las necesidades de la empresa. Saber si su problema principal es el ausentismo, la gestión oportuna de bonos de puntualidad o asistencia, o incluso la gestión de las vacaciones.
• Facilidad de uso: Al implementar un software para control de asistencia por primera vez, lo ideal es elegir un producto cuya curva de aprendizaje sea corta, y así evitar que los empleados se sientan abrumados por el cambio. 

Presta especial atención a la interfaz del sistema de control de asistencia, debe ser comprensible y fácil de navegar, tanto para los trabajadores como para los supervisores.

• Flexibilidad: Otro aspecto esencial es que el sistema se pueda adaptar a los requerimientos de la empresa y a las necesidades de los colaboradores. 

Existen softwares para control de asistencia remoto, presencial e híbrido; estos pueden existir en una plataforma web, una aplicación o de forma análoga; a su vez, pueden tener diferentes mecanismos como el control de asistencia por biometría, registro de información, ubicación del colaborador u otros. 

El control de asistencia sigue evolucionando constantemente, por lo que la recomendación es revisar muy bien todas las opciones disponibles a tu alrededor.

• Integraciones: De igual forma, muchas veces necesitarás mantener sincronizada la información de asistencia con otras plataformas; entre ellas, con la que gestionas tu nómina. 

Es importante revisar que el sistema que elijas te permita la conexión con otros softwares administrativos, para que tus flujos y procesos de trabajo no se vean afectados.

• Antecedentes: Otro filtro muy útil para decidir qué sistema de control de asistencia implementar, es conocer las experiencias que han tenido otras organizaciones con el servicio que buscas contratar. Revisa, de ser posible, algunos casos de éxito y testimonios de empresas que puedan ayudarte a entender cómo funciona cierto sistema, o cómo se adecuaron a cierto programa o software.

La reputación es difícil de construir y aún más difícil de maquillar, así que es muy recomendable preguntar y conocer casos que puedan darte una idea de qué te vas a encontrar si decides apostar por algún proveedor de servicios de control de asistencia.

¿Cómo implementar el control de asistencia en tu empresa?

1. El primer paso es determinar su objetivo. ¿Es para fines de nómina o solo para el seguimiento de turnos? ¿Usarás el sistema para gestionar permisos, vacaciones u horas extra? Una vez que hayas decidido el propósito, puedes seleccionar y configurar el software adecuado para que atienda tus necesidades.  
2. Lo siguiente es decidir quién hará uso del sistema. Puedes dar acceso a todos tus empleados o solo a determinados grupos, dependiendo de sus labores. De este modo, los usuarios autorizados tendrán sus credenciales de acceso a la plataforma o aplicación. 
3. Por último, capacita a tus colaboradores. Una vez que todo esté configurado, debes capacitar a tus empleados en el uso correcto del sistema y proporcionarles una guía de usuario que les ayude a entender cómo funciona el software.

• Canal de comunicación abierto. Otro punto vital es dejar un canal de comunicación siempre abierto, para tratar dudas que los colaboradores puedan encontrar con el funcionamiento del sistema. Los responsables de Recursos Humanos deben estar muy atentos para que la implementación de estas soluciones de control de asistencia sea fluida y lo más rápida posible.

Para elegir un sistema de control de asistencia efectivo y que se adapte a tus necesidades, debes asegurarte de que sea fácil de usar para ti y tus colaboradores, que sea flexible, que permite integraciones con otros softwares y más. 

Los principales pasos para implementar un sistema de este tipo es determinar su objetivo, decidir quién hará uso del sistema (si uno o todos los colaboradores) y capacitar a los colaboradores para que puedan entender la nueva plataforma desde los primeros días de uso.

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¿Qué puedes resolver con el módulo de asistencia de Buk?

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• Planificación y asignación de turnos
• Gestión de horas extras
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La reportería del módulo de asistencia de Buk contempla:

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• Geolocalización 
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