Entrevista Buk: ¿Por qué es tan importante el control de asistencia en las organizaciones?

Saber cuánto trabajan los colaboradores, desde dónde trabajan y si cumplen con los horarios establecidos, es una de los más grandes enfoques del control de la asistencia laboral, pero no es lo único en lo que los equipos responsables de Recursos Humanos deben fijarse cuando se trata de asistencia.

El control de la asistencia va mucho más allá de un simple registro, y conlleva confianza, sistemas establecidos, información transparente y al alcance de todos los involucrados, así como una cultura empresarial nutrida y en constante revisión.

Por esto y más, el desarrollo de herramientas y métodos de control de asistencia debe ser una prioridad para las áreas de recursos humanos, y aún más en la era de la digitalización y el trabajo remoto.

¿Por qué es tan importante el control de asistencia en las organizaciones modernas? Para Trini Domínguez, Product Manager de Asistencia de Buk, contar con un plan de control de asistencia “Te permite planificar quién va a estar y quién no. A su vez, eso te permite organizar bien el trabajo y los procesos. Por otro lado, también para los colaboradores saber cuáles son sus horarios y saber que los van a estar controlando reduce las llegadas tardías y las ausencias no justificadas”.

Revisa la entrevista completa con Trini Domínguez y aprende por qué necesitas un control de asistencia al interior de tu empresa.

Control de asistencia, un must de las organizaciones

Más allá del control sobre la asistencia y el registro de horarios de los colaboradores, un sistema efectivo de gestión de asistencia puede impactar la productividad y los resultados de las empresas, otro argumento para optimizar este control.

“Contar con un óptimo software de asistencia permite tener un mejor control sobre los procesos y la producción. Al final, el cumplimiento de horarios permite organizarte mejor, aprovechar mejor tu tiempo y con eso, en el fondo, se aumenta la productividad.”, explica Trini Domínguez.

El control de asistencia, en la actualidad, puede ser mejorado y agilizado con sistemas especializados y herramientas digitales, muy útiles cuando se trata de registrar colaboradores a distancia.

Los softwares integrales, por ejemplo, permiten a las organizaciones gestionar la asistencia de la mano con la nómina, los permisos, beneficios y muchos otros aspectos del día a día administrativo, por lo que facilitan la gestión de recursos humanos.

“Sobre todo para el trabajo remoto o híbrido, es muy importante tener un control de asistencia digital, para que cada colaborador pueda acceder desde desde su casa o desde donde sea que trabaja. Para eso, por ejemplo, en Buk tenemos una app móvil, y tenemos también el registro de asistencia a través del portal. Entonces, a través del computador, el colaborador puede entrar y checar su asistencia desde donde él quiera o donde nosotros le permitamos que cheque su asistencia”, añade la experta Trini Domínguez.

Además de la optimización del registro y la revisión de horarios, la reportería especializada es otra de las ventajas competitivas con las que cuenta un sistema integral de gestión de asistencia: “con estas herramientas podemos obtener la información de la asistencia en tiempo real y saber quién está trabajando y quien no, a pesar de que no estén trabajando en en la oficina o en el lugar de trabajo común”.

El impacto de un buen control de asistencia en el clima organizacional

El salario emocional y la cultura organizacional son dos de los intangibles mejor valorados por el talento ante la decisión de cambiar o permanecer en un puesto, por lo que las organizaciones deben procurar su optimización.

Contar con un sistema de gestión de asistencia eficaz, que se adapte correctamente a las necesidades de tu plantilla laboral y que sea confiable, impacta positivamente en el clima empresarial de tu espacio de trabajo, y así lo explica Trini Domínguez.

“Impacta positivamente a la cultura organizacional porque da una cultura de confianza, de que si yo trabajo de sobra, esto se va a estar monitoreando. Si por alguna razón tengo que salir antes, bueno, yo puedo entregar un permiso y todo va a quedar registrado. Y eso da una cultura de transparencia que mejora la confianza entre los colaboradores y de los dueños de la empresa”.

¿Cómo se equilibra la necesidad de controlar la asistencia de los colaboradores sin afectar la confianza de la plantilla? 

La confianza es necesaria para desarrollar un buen clima laboral y mejorar los resultados y alcance de metas, por lo que la gestión de asistencia no debe ser un parámetro de desconfianza ni causar pérdida de autonomía en los colaboradores.

Un buen sistema de gestión de asistencia procura el equilibrio entre confianza y control.

“La base es que el control de asistencia te permite consultar quién está trabajando y quién no, pero no se mete en el detalle de lo que está realizando la persona. Entonces le permite la autonomía necesaria para trabajar. Pero a ti como como empleador, te da la visibilidad de quién está trabajando o quién no llegó a trabajar y eso permite tener más transparencia y generar más confianza sin quitarle autonomía a los colaboradores”, añade Trini Domínguez. 

Problemas y contratiempos derivados de NO contar con un control de asistencia adecuado

Gestionar de manera anticuada el control de asistencia, con tablas manuales o métodos de registro poco confiables, puede traer problemas incluso legales.

Al no contar con un registro confiable o digitalizado, las organizaciones pueden encontrarse con fallas humanas que, en el peor de los casos, pueden incluso retrasar la nómina.

“El punto más importante es poder evitar multas y sanciones asociadas o demandas laborales que estén vinculadas al mal control de la asistencia. Si yo no tengo un buen conteo de la hora en que trabajan mis colaboradores y luego pago mal, puedo tener problemas. O,  si tengo un conteo, pero no tengo respaldo sobre ese conteo o si mis colaboradores no tienen el acceso y la transparencia sobre cómo se está realizando ese registro, puede ser problemático”.

Además de los temas legales, una mala gestión de asistencia puede minimizar la visibilidad de cargas de trabajo en los distintos equipos, tal como lo explica Trini Domínguez: “No tener la visibilidad de cómo está la carga laboral entre los equipos también es un problema. Al estar controlando la asistencia yo puedo controlar si tengo un equipo sobrecargado y ver si, por ejemplo, necesito contratar más personas porque están realizando muchas horas extra periódicamente. Un buen control te permite tomar esas buenas decisiones y hacer esa planificación adecuadamente”.

Datos biométricos y geolocalización: tecnología especializada en control de asistencia

Al platicar sobre la tecnología especializada en control de asistencia, Trini Domínguez enfatiza que el mercado del registro con datos biométricos sigue creciendo, además de destacar a la geolocalización como tecnología que gana terreno en este ámbito.

“Se hace bastante útil toda la tecnología biométrica, que si bien históricamente se ha usado para el control de asistencia, al conectarla con Buk al software de gestión de personas, tú puedes tener esa información en tiempo real. Entonces tienes lo mejor del mundo del sistema biométrico y es súper seguro”, añade Trini Domínguez.

“Creo que esa es una tecnología muy importante y además necesaria, porque hace que los equipos de asistencia tengan mayor productividad y utilicen mucho menos tiempo en controlar la asistencia que lo que lo utilizaban anteriormente”.

 ¿Qué papel juega la geolocalización en el control de asistencia hoy en día?

“La geolocalización es un tema recurrente y que genera bastante interés, porque las tecnologías hoy día nos permiten saber desde dónde están marcando su asistencia a los colaboradores y también nos permite establecer ciertas reglas”, comparte Trini Domínguez. 

“Por ejemplo, estas reglas pueden incluir que los colaboradores que todavía no han llegado al lugar de trabajo no pueden checar su asistencia, a pesar de que puedan hacerlo desde el teléfono móvil, con la geolocalización necesitan estar en un lugar o zona específica para checar, entonces también nos permite hacer un control más preciso. Y esa es la mayor gracia de la geolocalización y de los dispositivos que permiten esta clase de control”, menciona Trini.

El control de asistencia es mucho más que un simple registro de horarios, y con su optimización las empresas se benefician en distintos aspectos: confianza, productividad, estabilidad laboral y hasta compliance.

Optimiza tu control de asistencia con Buk

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