Herramientas para el control de asignación de equipos

Las herramientas para el control de asignación de equipos son esenciales para optimizar la utilización de los recursos en tu empresa, asegurando que cada activo sea utilizado de manera eficiente y siguiendo un registro adecuado. En esta nota, explicamos cómo funcionan estas herramientas, sus beneficios y cómo pueden transformar la gestión de equipos en tu organización.

¿Cómo funcionan las herramientas de control de asignación de equipos?

Las herramientas para el control de asignación de equipos son sistemas digitales diseñados para registrar y seguir la asignación de recursos físicos en una empresa. Estas herramientas permiten gestionar laptops, herramientas de trabajo, vehículos, y otros activos, asegurando que cada equipo sea utilizado correctamente, esté en el lugar adecuado y en funcionamiento.

Funcionamiento clave de estas herramientas:

• Registro y asignación automática: Los equipos se registran en el sistema con un identificador único, permitiendo la asignación automática a los colaboradores según sus necesidades.
• Trazabilidad en tiempo real: El sistema permite seguir el estado y ubicación de cada equipo en todo momento, proporcionando visibilidad sobre quién tiene qué equipo y asegurando que se mantenga en condiciones óptimas.
• Disponibilidad de activos: Las herramientas permiten conocer la disponibilidad de los equipos para asignarlos rápidamente a nuevos empleados o reemplazar equipos defectuosos, optimizando la transición de nuevos miembros en el equipo.
• Generación de informes: Las herramientas generan informes automáticos que ayudan a los equipos de Recursos Humanos a realizar un seguimiento adecuado de los activos, programar mantenimientos o hacer auditorías de los equipos.

Ventajas de centralizar la asignación de equipos desde RR.HH.

Centralizar el control de asignación de equipos desde Recursos Humanos no solo optimiza los procesos, sino que ofrece ventajas claras y concretas que impactan directamente en la eficiencia y el ahorro de la empresa. A continuación, te mostramos los beneficios tangibles que puedes obtener al implementar este enfoque:

• Reducción de costos operativos: Al tener una visión centralizada de los equipos disponibles y utilizados, se elimina la duplicación de compras y reduce el gasto en equipos innecesarios. Además, al contar con registros de uso, se puede optimizar la compra de equipos de mayor calidad o más duraderos, reduciendo así el gasto recurrente en reemplazos.
• Optimización de la asignación de equipos a nuevos empleados: Con un registro centralizado, RR.HH. puede asignar equipos a nuevos colaboradores de forma rápida y eficiente, sin esperar a que otros departamentos gestionen la disponibilidad. Esto mejora la onboarding de los empleados, asegurando que tengan las herramientas necesarias para comenzar a trabajar de inmediato, reduciendo el tiempo de inactividad.
• Gestión eficiente de la salida de colaboradores: Centralizar la asignación de equipos permite hacer un seguimiento detallado de qué activos están asignados a cada colaborador. Esto facilita el proceso de recuperación de equipos cuando un empleado deja la empresa, asegurando que todos los recursos sean devueltos antes de su salida, lo que evita pérdidas o malentendidos.
• Cumplimiento más sencillo de auditorías internas y externas: Centralizar el registro de equipos en un solo sistema facilita el proceso de auditoría. No solo se asegura de que todos los equipos estén correctamente asignados y documentados, sino que también reduce el tiempo y esfuerzo necesario para cumplir con las normativas de seguridad y auditorías fiscales, evitando posibles sanciones por la gestión incorrecta de recursos.

Casos de uso comunes en empresas con alta rotación de personal

Las herramientas para el control de asignación de equipos son especialmente útiles en empresas con alta rotación de personal, ya que permiten gestionar el movimiento constante de equipos y recursos sin perder control sobre ellos. Algunos casos comunes incluyen:

• Empresas de tecnología y soporte: En empresas donde el personal cambia con frecuencia, es esencial asignar y devolver equipos de manera rápida y eficiente para evitar retrasos en el trabajo.
• Empresas de construcción: Las herramientas de control de asignación ayudan a asegurar que las herramientas y maquinaria estén siempre disponibles para los equipos de trabajo, evitando que se pierdan o queden fuera de servicio.
• Empresas de ventas o call centers: Los equipos de computación y teléfonos móviles deben ser asignados a los empleados de manera eficaz, especialmente en entornos con rotación alta de personal.

Comparativa de herramientas tecnológicas para mejorar este proceso

Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden facilitar el control de asignación de equipos. Aquí te presentamos una comparativa de opciones disponibles, destacando sus características clave para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu empresa:

Nota: Cada herramienta tiene funcionalidades específicas adaptadas a las necesidades de diferentes tipos de empresas. Si bien hay muchas opciones, el módulo de gestión de activos de Buk se destaca por su capacidad de integrarse de manera sencilla con otros sistemas internos, lo que facilita una gestión centralizada y eficiente para empresas que buscan simplificar sus procesos operativos y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.

Descubre una nueva forma de gestionar los activos de tu organización con Buk

¿Cansado del desorden y de no saber quién tiene qué? Con el módulo de Gestión de Activos de Buk, puedes llevar un control ordenado y automatizado de todos los bienes asignados a tu equipo.

Consolida la información en un solo sistema, administra asignaciones fácilmente y lleva un historial completo del ciclo de vida de cada activo. Así, mejoras la organización, evitas pérdidas y tomas decisiones más inteligentes sobre tus recursos.

Haz más simple la gestión de activos y dale soporte a tus equipos con lo que realmente necesitan.

Contáctanos  para descubrir cómo.