Pago de nómina

CFDI 4.0: Guía práctica para la gestión de nómina y RR.HH

Descubre cómo hacer más eficiente la emisión de recibos de nómina bajo el CFDI 4.0.

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| 7 Minutos de lectura

| Publicación marzo 16, 2022| Última actualización noviembre 9, 2023


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La llegada y migración al CFDI 4.0 es uno de los temas que más revuelo ha generado dentro del mundo de la administración de empresas, pues si bien promete hacer más eficiente la contabilidad y el cumplimiento fiscal, su implementación ha planteado un serie de retos para los equipos contables y/o encargados de la nómina en las empresas.

 

No son pocos los equipos que aún batallan para implementar el CFDI 4.0, pues entre los cambios más significativos incluyen nuevos procesos y estipulaciones para el timbrado, pasos adicionales de certificación por parte del SAT, la ampliación de información para el complemento de nómina, entre otros más. 

 

Sin embargo, dominar el uso e implementación del CFDI 4.0 no deja de ser imprescindible para la administración de una empresa. Recuerda que los procesos eficientes siempre tienen un impacto en la organización, desde su rentabilidad hasta en la motivación de los colaboradores, especialmente cuando se trata del pago de nómina.

 

Por ello en esta nota profundizaremos en el tema del CFDI 4.0, sus cambios, nuevas disposiciones y su impacto en la gestión de nómina y recursos humanos. Si quieres saber más, ¡no dejes de leer esta nota!

Novedades y cambios en el CFDI 4.0

 El objetivo de toda empresa es crecer ¿cierto? Sin embargo, esto también puede significar que los procesos administrativos tiendan a ser más complejos.

 

Previendo esto, el Sistema de Administración Tributaria (SAT), anunció hace un par de años una serie de cambios importantes en la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o CFDI, dando paso a la versión 4.0, la más actual. Su uso se hizo obligatorio a partir de abril del 2023.

 

No obstante, para los contribuyentes que emiten facturas con complemento de nómina, la autoridad fiscal amplió este plazo hasta el 1 de julio del mismo año, por lo que ahora las empresas están obligadas a realizarlas en la nueva versión 4.0.

 

A pesar de ello, el SAT estima que el 30% de las empresas aún no emiten el Comprobante Fiscal Digital por Internet o factura en su versión 4.0.

 

 

toma en cuenta que las multas por no emitir recibos de nomina con la version cfdi cuatro punto cero van de los 19 mil hasta los 112 mil pesos por cada recibo

 

Estos cambios apuntan a llevar un mejor control fiscal por parte de la autoridad, a fin de evitar fraudes y esclarecer procesos y procedimientos tanto para los contribuyentes. 

Principales cambios y novedades de la CFDI 4.0

  1. Datos adicionales: El CFDI 4.0 incluye campos adicionales para proporcionar más información sobre la factura, entre ellas el código postal y domicilio y régimen fiscal (receptor y emisor), la clave del producto o servicio y la descripción detallada de los bienes o servicios.
  2. Nuevos catálogos: El CFDI 4.0 introduce catálogos actualizados de códigos y claves que se utilizan en las facturas electrónicas, lo que facilita la estandarización de la información. Esto permite identificar si las operaciones realizadas son objeto de cobro de impuestos indirectos.
  3. Complemento de Comercio Exterior: Este complemento se utiliza para facturas relacionadas con operaciones de comercio exterior y permite incluir información adicional sobre la mercancía, el transporte y los impuestos relacionados con estas operaciones.
  4. Cancelación de facturas: Se establecen nuevos procedimientos nuevos plazos para la cancelación de facturas electrónicas (31 de enero del siguiente año fiscal), lo que hace que el proceso sea más controlado y transparente. De ahora en adelante, será necesario incluir el motivo de cancelación de las facturas y comprobantes. 
  5. Validación previa: Antes de emitir un CFDI 4.0, es importante validar que los datos proporcionados sean correctos y cumplan con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales.
  6. Validaciones adicionales: Asimismo, también se deberán incorporar las validaciones (timbrado) que realizan los proveedores de certificación de CFDI. Esto para dar mayores garantías de fiabilidad, seguridad y confianza. 

Otro de los cambios a destacar, es que el SAT ahora tendrá la facultad de cancelar el certificado digital y la e.firma si el contribuyente o alguno de los accionistas de la empresa no está al corriente de sus obligaciones fiscales, lo que podría impedir la emisión de comprobantes fiscales, afectar o retrasar pagos y generar múltiples sanciones.

 

Al final, el CFDI 4.0 no deja de ser una versión mejorada y actualizada de la factura electrónica, que incluye más información detallada, cambios en los procedimientos de cancelación y nuevos estándares para asegurar la precisión y validez de los comprobantes fiscales digitales.

 

 

software de buk modulo de nomina y apartado para el cfdi cuatro punto cero

 

Pasos para emitir un CFDI 4.0 válido

La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI 4.0) para el pago de nómina es una tarea crítica para una empresa responsable. Este proceso implica la generación y entrega de comprobantes fiscales a los colaboradores como constancia del pago recibido y, al mismo tiempo, cumple con las obligaciones fiscales requeridas.

 

Como sabrás, el proceso puede llegar a ser engorroso dadas los nuevos requerimientos del SAT o el tamaño de la nómina global, por ello aquí te compartimos algunos pasos para emitir un CFDI 4.0 válido: 

Paso 1: Preparación de la Información

Antes de emitir un CFDI 4.0 de nómina, es fundamental contar con la información precisa y completa de los colaboradores, incluyendo sus datos personales, cédula o constancia de situación fiscal, salarios, deducciones y conceptos adicionales. Además, es necesario conocer y determinar las fechas de pago y la estructura de la nómina.

Paso 2: Selección del Sistema de Facturación Electrónica

El siguiente paso es elegir o utilizar un sistema de facturación electrónica que cumpla con los requisitos fiscales vigentes y, sobre todo, que sea compatible con el CFDI 4.0. Asegúrate de que el sistema pueda generar los archivos .XML necesarios para el timbrado.

Paso 3: Generación del CFDI 4.0

Utiliza el sistema seleccionado para generar el CFDI 4.0 de nómina. Este documento debe contener información detallada sobre los conceptos de ingresos y deducciones, así como los datos fiscales de la empresa y del colaborador. Es crucial que la información sea precisa y esté actualizada para evitar errores y/o sanciones.

Paso 4: Timbrado del CFDI

El timbrado es el proceso en el cual el CFDI es validado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para garantizar su autenticidad y cumplimiento fiscal. El PAC asigna un sello digital y un código QR al CFDI, lo que lo convierte en un documento válido ante las autoridades.

Paso 5: Certificación de Facturas Digitales

Después del timbrado, el CFDI debe ser certificado y almacenado electrónicamente en cumplimiento con los lineamientos fiscales. Esto implica el resguardo seguro de los CFDI para futuras auditorías o consultas.

Importancia del Comprobante de Situación Fiscal en el Cálculo de Nómina

El comprobante o constancia de situación fiscal, obtenido a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT), es esencial en el proceso de cálculo de nómina. Este documento permite a los responsables de nómina verificar los datos fiscales de los colaboradores y aplicar correctamente las tasas de retención de impuestos.

 

Sin una constancia de situación fiscal actualizada, el cálculo de nómina puede ser incorrecto y generar problemas tanto para la empresa como para el colaborador.

 

La emisión adecuada de un CFDI 4.0 para el pago de nómina, garantiza el cumplimiento fiscal y la transparencia en los pagos a los colaboradores, al tiempo que asegura un cálculo preciso de nómina.

 

El conocimiento y cumplimiento de estos procesos son esenciales para mantener una operación financiera y fiscal sólida en cualquier empresa.

Herramientas y plataformas para generar CFDI 4.0

La reforma fiscal del 2022 requiere que las empresas actualicen los sistemas de facturación electrónica con todos los nuevos campos, con sus respectivas modificaciones a los cálculos de retenciones y pago de obligaciones con las modificaciones realizadas.

 

Para las áreas de recursos humanos, esto implica actualizar sus plataformas e invertir tiempo en capacitarse para aplicar correctamente todas las disposiciones fiscales nuevas. Sin embargo también representa una gran oportunidad para modernizarse.

 

La tecnología hoy permite que las áreas de recursos humanos tengan a la mano múltiples herramientas para digitalizar sus procesos, incluido el cálculo y pago de nómina a sus colaboradores.

 

Buk por ejemplo, es un sistema modular con el que los equipos pueden realizar y expedir recibos de nómina con validez fiscal, así como: 

 

  • Organizar toda la información de tu nómina en una misma plataforma y generar las distintas fórmulas de cálculo (mensual, quincenal o semanal).
  • Genera todos los archivos del proceso de nómina en el formato necesario (XML o PDF) para el cierre de mes.
  • Automatiza el cálculo de nómina, descuentos de impuestos y de seguridad social para cumplir totalmente con la legislación y reducir la carga administrativa.
  • Permite reportar toda la información necesaria al SAT para dar cumplimiento legal a los pagos realizados desde la empresa hacia los colaboradores.
  • Monitorea el gasto en nómina de tu empresa, creando tus propios reportes, diferentes perfiles de acceso y compartiéndolos con otros usuarios.
  • Reportería general con gráficos en línea.

Otra ventaja de estas plataformas integradas de recursos humanos es que se actualizan todos los cambios legales en materia laboral y fiscal de una forma rápida, y además contienen múltiples capacidades para gestionar todos los temas de recursos humanos.

 

Su uso te brinda una ventaja competitiva que no solo acelera tus procesos más repetitivos, sino que contribuyen a construir una mejor relación con tus colaboradores, pues la información clara, precisa y transparente en su pago de nómina mejora su credibilidad respecto a ti como empleador. 

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Buk es un software integral de gestión de personas para optimizar todos tus procesos, entre ellos el cálculo de nómina, la comunicación interna, las evaluaciones de desempeño, capacitaciones, procesos de reclutamiento y selección, ¡y más!

 

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Soy escritor especializado en startups, tecnología y transformación digital en los espacios de trabajo. Creo que sí es posible ser feliz en tu trabajo.

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